22 сентября 2019
Практика учета

Учет библиотечных фондов

Нормативные документы

При рассмотрении вопросов бухгалтерского (бюджетного) учета библиотечного фонда в казенных, бюджетных, автономных учреждениях кроме положений Инструкции № 157н 1, Инструкции № 162н 2, Инструкции № 174н 3, Инструкции № 183н 4, СГС «Основные средства» 5, Порядка применения бюджетной классификации № 209н 6, Методических указаний № 52н 7  следует учитывать положения следующих нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок деятельности библиотек в РФ:

– Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее – Закон № 78-ФЗ);

– приказ Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (далее – Приказ № 1077).

Многие вопросы учета библиотечного фонда не оговорены в этих нормативно-правовых актах федерального уровня. Поэтому разрабатывают различные ведомственные нормативно-правовые акты, устанавливающие нормативы учета и списания объектов библиотечного фонда.

Разновидности библиотек

В соответствии с определением, приведенным в статье 1 Закона № 78-ФЗ: библиотека – информационная, культурная, просветительская организация или структурное подразделение организации, располагающие организованным фондом документов и предоставляющие их во временное пользование физическим и юридическим лицам. Из этого определения видно, что с организационно-правовой точки зрения библиотеки бывают двух типов:

– библиотеки, являющиеся самостоятельными учреждениями;

– библиотеки, являющиеся специализированными подразделениями в учреждениях.

Библиотеки как самостоятельные юридические лица

В соответствии с законом 8 библиотеки создают во всех видах муниципальных образований: и в поселениях, и в городских округах, и в муниципальных районах (межпоселенческие библиотеки), и в городских округах. Полномочия по организации библиотечного обслуживания населения также есть и на уровнях субъектов Российской Федерации и на федеральном уровне. Таким образом, учреждения-библиотеки могут быть на любом уровне бюджета.

Библиотеки как подразделения учреждений

Библиотечные подразделения есть во всех образовательных учреждениях. Библиотечные подразделения могут быть выделены в бюджетных учреждениях любого профиля. Чтобы у бухгалтера учреждения возникла необходимость соблюдать специальные требования к учету библиотечного фонда, необходимо:

– чтобы в учреждении было подразделение, располагающее организованным фондом документов;

– чтобы это подразделение не просто занималось хранением этих документов, основным направлением деятельности подразделения должна быть выдача документов во временное пользование (иное временное предоставление доступа к документам).

Разновидности документов, входящих в библиотечные фонды

В соответствии с определением, приведенным в статье 1 Закона № 78-ФЗ: библиотечный фонд – совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения.

Это определение слишком обширно, чтобы его можно было как-нибудь практически использовать. Более понятным содержание понятия «библиотечные фонды» становится при анализе положений Приказа № 1077.

Указанная далее классификация документов, входящих в библиотечные фонды, опирается на Приказ № 1077, но несколько отличается от приведенной в нем, так как ориентирована на специфику бухгалтерского (бюджетного) учета тех или иных документов.

Документы, имеющие вещественную форму

Непериодические печатные и рукописные документы, аудиовизуальные документы, документы на микроформах

В состав библиотечного фонда входят печатные издания, неопубликованные документы, аудиовизуальные документы, документы на микроформах.

К непериодическим печатными изданиям отнесены тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленные: книги, брошюры, листовые издания, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций, однодневные (разовые) газеты.

К неопубликованным документам отнесены рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих.

 

К аудиовизуальным документам отнесены фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы. Исходя из методики учета аудиовизуальных документов, приведенной в Приказе № 1077, под аудиовизуальными документами подразумевают документы, записанные в аналоговой (не цифровой) форме: на фотопленке, на магнитной ленте, а также грампластинки.

С точки зрения порядка приобретения и бухгалтерского (бюджетного) учета все эти виды документов мало чем отличаются от других видов основных средств. Их всех отражают на аналитических счетах счета 010108000 по балансовой стоимости, амортизацию начисляют и отражают на аналитических счетах счета 010408000.

Периодические издания

С точки зрения особенностей учета можно выделить три разновидности периодических изданий:

– журналы;

– газеты (кроме однодневных (разовых));

– продолжающиеся издания.

Для этих видов библиотечных фондов предусмотрен специфический порядок приобретения и отражения в учете.

Подписные издания – газеты и журналы – приобретают не как нефинансовые активы, а как услуги. Соответственно, на балансовых счетах учета их не отражают. Для учета периодических изданий в составе библиотечного фонда предназначен забалансовый счет 23. Для этого счета предусмотрено 9 две методики учета:

– журналы, приобретенные по подписке, отражают на забалансовом счете 23 по условной оценке 1 руб. за один экземпляр журнала;

– газеты, приобретенные по подписке, отражают на забалансовом счете 23 по условной оценке 1 руб. за один годовой комплект газеты.

Эта методика в целом совпадает с указаниями, приведенными в Приказе № 1077. Приказ № 1077 устанавливает точно такой же порядок учета журналов и газет: для журналов единицей учета установлен экземпляр, для газет – годовая подшивка.

К газетам и журналам могут выпускать периодические приложения, имеющие индивидуальные заглавия и собственную нумерацию. Такие приложения учитывают как самостоятельные журналы или газеты.

Согласно 10 Приказу № 1077 оценку стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производят. То есть как бы периодические издания не должны включать в стоимость библиотечного фонда в библиотечном учете.

Инструкция № 157н не рассматривает как отдельный вид периодических изданий так называемые обновляемые печатные издания.

Обновляемое печатное издание выглядит обычно как твердая обложка-папка, в которую вставляют листы с текстом. Может быть обновляемое издание, в котором есть некий начальный набор листов, который периодически обновляют путем замены некоторого количества листов новыми, полученными по подписке. Может быть обновляемое издание, которое начинается с одной только обложки, и со временем его наполняют листами, получаемыми по подписке. С точки зрения Приказа № 1077 с обновляемыми печатными изданиями все в порядке. Обновляемое 11  печатное издание учитывают как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.

С точки зрения бухгалтерского (бюджетного) учета, исходя из норм Инструкции № 157н и Приказ № 209н, обновляемое печатное издание представляет собой гибрид печатных изданий, включаемых в объекты библиотечного фонда на балансе, и периодических изданий:

– приобретать следует как услуги – потому что приобретают их по договорам подписки;

– отражать в учете необходимо на балансовом счете 010108000, так как на забалансовом счете 23 предусмотрено отражение только газет и журналов;

– балансовой стоимостью должна быть указана стоимость первого поступления, иначе не будет соответствия между бухгалтерским учетом и библиотечным.

Электронные документы

В отличие от перечисленных выше видов документов, составляющих библиотечные фонды, электронные документы вещественной формы не имеют. Даже если электронный документ приобретен в записанном на компакт-диск виде, фактически приобретен не компакт-диск, даже не файл, содержащий электронный документ, а тот или иной вид прав на использование этого документа.

В соответствии с положениями Приказа № 1077 к электронным документам отнесены:

– документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты);

– документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети, – сетевые локальные документы;

– документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки, – инсталлированные документы;

– документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации, – сетевые удаленные документы.

ГОСТ 7.83-2001 СИБИД. «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» определяет понятие «электронное издание» следующим образом:

электронное издание – электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.

Есть серьезные несоответствия между нормативами учета в государственных (муниципальных) учреждениях (Инструкция № 157н) и нормативами учета фондов библиотек (Приказ № 1077) в отношении порядка учета электронных документов.

В соответствии с нормами Приказа № 1077 все виды электронных документов входят в общую стоимость библиотечного фонда. Приказ № 1077 специально оговаривает порядок отражения в библиотечном учете поступления и списания электронных документов.

В соответствии с нормами Инструкции № 157н электронные документы не могут быть отражены ни на одном из балансовых счетов. Электронные документы не могут 12  быть отнесены к основным средствам, так как они нематериальны. Но и к категории нематериальных активов они не могут быть отнесены, так как основным признаком нематериального актива является 13 наличие у учреждения исключительного права на этот актив. В подавляющем большинстве случаев библиотеки имеют на электронные документы только лицензионные права, причем, как правило, неисключительные. Согласно 14 Инструкции № 157н электронные документы как неисключительные права должны быть учтены на забалансовом счете 01. Кроме того, если библиотека покупает электронные документы как неисключительные права для комплектования библиотечного фонда, расходы на такую покупку следует отразить в учете как расходы будущих периодов на счете 40150 и списывать на расходы текущего периода в течение срока действия лицензии.

Следовательно, при наличии в составе библиотечного фонда электронных документов общая стоимость библиотечного фонда по данным библиотечного учета будет больше, чем его стоимость по данным бухгалтерского (бюджетного) учета.

Электронные документы могут быть не только приобретены за плату (то есть приобретены права на использование соответствующих электронных изданий), но и могут быть созданы в самой библиотеке, например путем оцифровки печатных изданий. Такая операция, несомненно, должна привести к увеличению стоимости библиотечного фонда по данным библиотечного учета, но для бухгалтерии может вообще быть неизвестной.

Единственно в том случае, когда библиотека приобретает электронные документы с исключительными правами, такие электронные документы будут отражены на балансовых счетах, но не на счете библиотечного фонда 010108000, а на счете нематериальных активов 010200000.

Подходы к бухгалтерскому учету библиотечного фонда

На практике встречаются два подхода к организации бухгалтерского (бюджетного) учета объектов библиотечного фонда на балансовых счетах 010107000: общесуммовой и номенклатурный.

Общесуммовой учет библиотечного фонда

Для учета объектов библиотечных фондов предназначена 15 Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032). В соответствии с указаниями о порядке заполнения формы 0504032 учет библиотечных фондов в ней ведут только в денежном выражении общей суммой. На объекты библиотечного фонда не ведут Инвентарные списки нефинансовых активов. Это означает, что в бухгалтерском (бюджетном) учете фигурирует весь объем библиотечного фонда учреждения как единственный объект учета на общую сумму всей балансовой стоимости. Любое поступление объектов библиотечного фонда при этом отражают в учете как увеличение балансовой стоимости этого единственного учетного объекта, а выбытие – как уменьшение балансовой стоимости единственного учетного объекта.

С применением компьютерных технологий на практике используют некоторые разновидности общесуммовой технологии учета библиотечного фонда.

  1. Количественный общесуммовой учет. При таком подходе в бухгалтерском (бюджетном) учете отражают не только общую балансовую стоимость библиотечного фонда, но и общее количество. Каждую операцию – поступление, списание – отражают в учете с указанием не только общей суммы поступления/списания, но и с общим количеством поступивших/выбывших объектов.
  2. Общесуммовой учет по годам. По состоянию на 1 января 2007 г. производили переоценку основных средств. В том числе переоценивали библиотечный фонд. При этом коэффициенты переоценки были установлены в зависимости от года выпуска. Но в бухгалтерском (бюджетном) учете таких данных не было. Тогда бухгалтерам специально пришлось совместно с библиотечными работниками проводить достаточно трудоемкий анализ. С 2007 г. переоценку основных средств больше не проводили. Но в будущем такое мероприятие не исключено. Следовательно, можно заранее организовать учет библиотечного фонда по годам.

То есть в бухгалтерском (бюджетном) учете отражать как отдельные объекты учета: «Библиотечный фонд – 2013», «Библиотечный фонд – 2012» и так далее (нет необходимости разделять по годам объекты до 2003 г. включительно, исходя из опыта переоценки 2007 г.).

Любая специфическая методика бухгалтерского (бюджетного) учета библиотечного фонда, кроме установленной Инструкцией № 157н (общесуммовая без количества), должна быть утверждена в рамках учетной политики учреждения.

Независимо от выбранной методики общесуммового учета библиотечного фонда для объектов библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше 100 000 руб. 16  за единицу (далее – второй ценовой предел) предписано 17 начисление амортизации линейным способом. Для того чтобы начислять на отдельный объект библиотечного фонда амортизацию линейным способом, необходимо учитывать этот объект обособленно. В Инструкции № 157н вопрос учета объектов библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше второго ценового предела специально не оговорен. Но логически можно заключить, что:

– объекты библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше второго ценового предела не должны входить в общесуммовую балансовую стоимость объекта учета «Библиотечный фонд»;

– объектам библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше второго ценового предела инвентарные номера присваивать не следует (пункт 46 Инструкции № 157н);

– объекты библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше второго ценового предела следует отражать каждый в своей Инвентарной карточке (ф. 0504031).

Номенклатурный учет библиотечного фонда

С применением компьютерных программ для автоматизации бухгалтерского (бюджетного) учета стало возможным вести бухгалтерский учет каждой единицы библиотечного фонда как самостоятельного учетного объекта. Нередко такую методику используют в небольших по объему фонда библиотеках, являющихся подразделениями учреждений. Такой подход позволяет иметь в бухгалтерском (бюджетном) учете более точные данные. Недостатком такого подхода является больший объем работы по внесению данных, особенно при первоначальном заполнении базы данных.

При номенклатурном учете библиотечного фонда следует иметь в виду следующее:

– объектам библиотечного фонда не следует присваивать инвентарные номера;

– на объекты библиотечного фонда стоимостью до второго ценового предела за единицу не открывают отдельные Инвентарные карточки (ф. 0504031), все эти объекты отражают на одной Инвентарной карточке группового учета (ф. 0504032), как и при общесуммовом учете.

При выборе методики ведения учета библиотечного фонда в разрезе номенклатуры этот способ должен быть указан в учетной политике учреждения.

Некоторые общие замечания

Особо ценное имущество в составе библиотечного фонда (для бюджетных и автономных учреждений)

Может ли быть выделено в составе библиотечного фонда особо ценное движимое имущество? Никаких законодательных ограничений на это нет. В составе библиотечных фондов вполне могут быть редкие уникальные издания, которые по решению учредителя могут быть отнесены к категории особо ценного движимого имущества. В частности, возможность выделения ОЦДИ в составе библиотечного фонда предусмотрена 18 в Приказе № 1077.

Следует иметь в виду, что перечни особо ценного движимого имущества определяют 19 соответствующие органы, осуществляющие функции и полномочия учредителя. Следовательно, учреждение само не вправе решать, какие именно объекты библиотечного фонда могут быть отнесены к категории ОЦДИ. Поэтому ОЦДИ в составе библиотечного фонда может быть включено только после соответствующего распоряжения учредителя. Как следствие, в приведенных далее корреспонденциях ОЦДИ в составе библиотечного фонда фигурирует только в двух случаях: при поступлении объектов библиотечного фонда от учредителя и при приобретении объектов библиотечного фонда за счет средств субсидии на иные цели. Только в этих двух случаях учреждению может быть известно заранее, что из поступающих объектов библиотечного фонда следует относить к ОЦДИ. Во всех прочих случаях поступающие объекты библиотечного фонда следует приходовать как иное движимое имущество, позднее, на основании соответствующего распоряжения учредителя, переводить в категорию ОЦДИ.

Комиссия учреждения

В ряде пунктов Инструкции № 157н указано на необходимость привлечения к решению определенных вопросов «комиссии по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе». Эта комиссия:

определяет 20 справедливую стоимость нефинансовых активов, поступающих в учреждение по договорам дарения;

утверждает 21 первичные документы по принятию к учету и выбытию объектов нефинансовых активов;

– уполномочена решать ряд других вопросов, не имеющих практического отношения к учету библиотечных фондов.

Ввиду специфики объектов библиотечного фонда рекомендуем для поступления и выбытия объектов библиотечного фонда предусмотреть специальную комиссию.

Нередко встает вопрос о том, следует ли включать в комиссию по поступлению и выбытию объектов библиотечного фонда сотрудников самой библиотечной службы. С одной стороны, поскольку комиссия принимает решение о списании, в ее состав не должны входить лица, несущие материальную ответственность за списываемое имущество. С другой стороны, в отношении библиотечных фондов значительно чаще, чем для иных видов имущества, надо будет определять справедливую стоимость, потому что в библиотеке такие случаи происходят значительно чаще:

– дарение объектов библиотечного фонда;

– определение суммы ущерба по недостаче библиотечного фонда;

– решение вопросов о допустимости в каждом конкретном случае возмещения недостачи в натуральном виде.

Для решения всех этих вопросов совершенно необходимо иметь в составе комиссии библиотечного работника.

Безвозмездное получение бюджетным, автономным учреждением

Бюджетные учреждения 22, автономные учреждения 23 : только при одном-единственном варианте безвозмездного получения основных средств полученные объекты следует отражать по коду вида финансового обеспечения «4» – при закреплении за учреждением по распоряжению учредителя, то есть либо непосредственно от самого учредителя, либо от другого учреждения по распоряжению учредителя. Во всех остальных случаях:

– безвозмездного получения от других государственных (муниципальных) учреждений – по коду вида финансового обеспечения «2»;

– безвозмездного получения от иных юридических лиц, кроме государственных (муниципальных) учреждений, – по коду вида финансового обеспечения «2»;

– безвозмездного получения от иных физических лиц – по коду вида финансового обеспечения «2».

Учет поступления объектов библиотечного фонда

Покупка объектов библиотечного фонда

Наиболее распространенным путем поступления в учреждение объектов библиотечного фонда является покупка. Порядок отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете операций приобретения объектов библиотечного фонда (за исключением периодических изданий и электронных документов без носителей) ничем не отличается от порядка приобретения любых других основных средств.

В отношении документального оформления порядка приобретения объектов библиотечного фонда необходимо учитывать следующее. При приобретении основных средств за плату их фактическая стоимость включает 24:

– суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

– суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением объекта основного средства;

– затраты по доставке объекта основного средства до места его использования.

Таким образом, если для приобретения партии объектов библиотечного фонда была произведена оплата услуг по комплектации и доставке, то стоимость всей партии приобретенных библиотечных фондов должна быть рассчитана с учетом всех этих дополнительных расходов. Первичным документом для принятия к учету купленных основных средств предписано 25 использовать Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). При этом нет указания, какой именно из фактов хозяйственной жизни необходимо документально оформлять Приходным ордером (ф. 0504207):

– вложение в основные средства;

– или принятие основных средств к учету по сформированной фактической стоимости.

Считаем, что в случае приобретения библиотечных фондов с дополнительными расходами документальным основанием для отражения в учете вложений считать входящие документы от поставщиков, подрядчиков, которые оказали дополнительные услуги, а принятие к учету по сформированной стоимости документально оформить Приходным ордером (ф. 0504207).

Отражение в учете операций приобретения объектов библиотечного фонда с дополнительными расходами.

 

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение в учете вложений в объекты для комплектования библиотечного фонда

0 10631 310

 

0 30231 730

2

Отражение в учете приобретения услуг по комплектации

0 10631 310

 

0 30226 730

3

Отражение в учете приобретения услуг по доставке

0 10631 310

 

0 30222 730

4

Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене

0 10138 310

0 10631 310

Учредитель может специально выделить бюджетному/автономному учреждению средства в форме субсидии на иные цели для приобретения объектов библиотечного фонда. В таком случае оплата будет отражена в учете по коду финансового обеспечения «5». Но затем приобретенные таким путем объекты библиотечного фонда должны быть отражены в учете по коду финансового обеспечения «4». Следует перенести сумму произведенных вложений в основные средства с одного кода финансового обеспечения на другой. В соответствии с письмом Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-07/3798 такую операцию следует отражать в учете в корреспонденции со счетом 030406000.

Приобретение объектов библиотечного фонда за счет средств субсидий на иные цели.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение в учете вложений в объекты для комплектования библиотечного фонда, подлежащего оплате за счет средств субсидий на иные цели

5 10621 310

5 10631 310

 

5 30231 730

2

Оплата объектов библиотечного фонда за счет средств субсидии на иные цели

5 30231 830

5 20111 610

3

Списание вложений в объекты библиотечного фонда за счет средств субсидий на иные цели для переноса

5 30406 830

5 10621 310

5 10631 310

 

4

Перенос сумм вложений в объекты библиотечного фонда на другой код финансового обеспечения

4 10621 310

4 10631 310

 

4 30406 730

Централизованная закупка объектов библиотечного фонда

Объекты для комплектования библиотечного фонда нередко закупают органы государственной власти (местного самоуправления) централизованно. Например, отдел образования муниципального района производит оплату поставщику учебной литературы всего объема учебной литературы на все школы муниципального района. Затем соответствующим школам выдают доверенности, на основании которых школы получают у поставщика учебную литературу, оплаченную отделом образования. В подтверждение операции школы получают товарные накладные, в которых плательщиком указан отдел образования, а грузополучателем – школа.

Порядок отражения централизованной закупки в учете будет существенно различным при закупке для казенных учреждений и при закупке для бюджетных/автономных учреждений. Этот вопрос подробно рассмотрен в материале 26.

Приобретение электронных документов

Электронные документы, как уже говорилось выше, могут быть приобретены:

– на основании лицензионного (сублицензионного) договора;

– путем приобретения исключительных прав.

В Указаниях о порядке применения бюджетной классификации КОСГУ № 209н расходы на приобретение неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности предписано оплачивать по подстатье 226 КОСГУ. Как уже было указано, Инструкция № 157н предусматривает отражение неисключительных прав на забалансовом счете 01, а также расходов на их приобретение на счете 040150000 «Расходы будущих периодов». Естественно, такой способ может быть применен только в случае лицензионного права, ограниченного по сроку.

 

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение в учете расходов на приобретение лицензионных прав на электронные издания

0 40150 226

0 30226 730

2

Отнесение на расходы текущего периода части стоимости лицензионных прав на электронные издания

0 40120 226

0 10900 226

0 40150 226

 

Приобретение исключительных прав на электронные издания отражают в учете по общим правилам приобретения нематериальных активов.

 

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение в учете вложений в приобретение исключительных прав

0 10632 320

 

0 30232 730

2

Отражение в учете стоимости услуг по государственной регистрации исключительных прав

0 10632 310

 

0 30226 830

3

Отражение в учете принятия к учету нематериальных активов – исключительных прав

0 10230 320

0 10632 320

Так же, как и в случае с приобретением основных средств в состав библиотечного фонда, приобретение исключительных прав может быть произведено за счет средств субсидий на иные цели.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение вложений в приобретение исключительных прав, подлежащих оплате за счет средств субсидий на иные цели

5 10622 320

5 10632 320

 

5 30232 730

2

Оплата приобретения исключительных прав за счет средств субсидии на иные цели

5 30232 830

5 20111 610

3

Списание вложений в приобретение исключительных прав за счет средств субсидий на иные цели для переноса

5 30406 830

5 10622 320

5 10632 320

 

4

Перенос сумм вложений в приобретение исключительных прав на другой код финансового обеспечения

4 10622 320

4 10632 320

 

4 30406 730

Подписка

Порядок приобретения периодических изданий по подписке регламентирован постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2001 г. № 759 «Об утверждении Правил распространения периодических печатных изданий по подписке» (далее – Постановление № 759).

Согласно Указаниям № 209н подписка на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, отнесена к подстатье 226 КОСГУ.

На текущий момент отсутствует какая-либо специально описанная в нормативных документах методика отражения в учете расчетов учреждения с распространителем. Сложность состоит в том, что:

– заключение договора подписки может произойти в одном финансовом году, а получение периодических изданий – в следующем;

– оплату производят сразу в размере всей суммы за весь период, а фактическое исполнение распространителем своих обязанностей по договору – в течение периода подписки;

– в соответствии с пунктом 12 Постановления № 759 подписчик может отказаться от исполнения договора подписки до передачи очередного экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания, при этом подписчику выплачивают цену подписки недополученных экземпляров.

В связи с этим в практике применяют три различных подхода к отражению в учете расчетов с распространителем:

1) отнесение сразу всей стоимости подписки за период на затраты текущего финансового года (себестоимость работ, услуг) на основании договора подписки;

2) отнесение всей стоимости подписки за период на счет затрат будущих периодов с последующим переносом на затраты текущего финансового года (себестоимость работ, услуг) по мере поступления очередных экземпляров;

3) отнесение суммы произведенной оплаты подписки за период на счет авансов с последующим включением в затраты текущего финансового года (себестоимость работ, услуг) по мере поступления очередных экземпляров и зачетом аванса.

Во втором и третьем вариантах стоимость периодических изданий подтверждают документами об их получении и (или) комиссионным актом в сумме, определяемой пропорционально количеству полученных журналов (газет) в общем количестве предстоящих к получению изданий (например, при годовой подписке на журнал с получением одного номера в месяц стоимость каждого из них будет составлять 1/12 общих расходов на подписку, а с получением двух номеров в месяц – 1/24). 

Поскольку в действующих нормативно-правовых актах нет никаких прямых указаний по вопросу порядка отражения в учете расчетов с распространителем периодических изданий по подписке, учреждение вправе самостоятельно выбирать этот способ. Более того, для разных распространителей и (или) для разных изданий могут быть применены различные подходы.

Так как в учреждение могут приходить подписные издания одновременно и для формирования библиотечного фонда, и на иные нужды, для корректного ведения учета на забалансовом счете 23 необходимо выработать механизм документального взаимодействия библиотечного отдела с бухгалтерией с целью оперативного получения информации о поступлениях и выбытиях периодических изданий в составе библиотечного фонда.

Отражение в учете приобретения по подписке периодических изданий для комплектования библиотечного фонда.

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Приобретение периодических изданий по подписке

 п/пВАРИАНТ. Без использования счетов учета авансов и расходов будущих периодов

1

Отражение в учете расходов на подписку на периодические издания

0 40120 226

0 10900 226

0 30226 730

2

Оплата подписки на периодические издания (газеты, журналы)

0 30226 830

0 20111 610

1 30405 226

Приобретение периодических изданий по подписке

ВАРИАНТ. С использованием счета аванса 

1

Оплата аванса за предстоящие к получению периодические издания (газеты, журналы)

0 20626 560

0 20111 610

1 30405 226 

2

Отнесение на расходы стоимости фактически полученных периодических изданий

0 40120 226

0 10900 226

0 30226 730

3

Зачет аванса в части стоимости фактически полученных периодических изданий

0 30226 830

0 20626 660

Приобретение периодических изданий по подписке

ВАРИАНТ. С использованием счета расходов будущих периодов 

1

Отражение в учете расходов будущих периодов на подписку на периодические издания

0 40150 226

0 30226 730

2

Оплата подписки на периодические издания (газеты, журналы)

0 30226 830

0 20111 610

1 30405 226 

3

Отнесение на расходы стоимости фактически полученных периодических изданий

0 40120 226

 

0 40150 226

Отражение в учете периодических изданий в составе библиотечного фонда 

1

Отражение фактически полученных периодических изданий в рамках забалансового учета (в условной оценке)

23

 

2

Списание периодических изданий при их выбытии

 

23

Книгообмен

Одним из источников поступления объектов библиотечного фонда может быть книгообмен с другими библиотечными учреждениями. В инструкциях по учету нет никаких указаний о том, как может быть отражена в учете операция книгообмена. Но вероятнее всего, книгообмен будет происходить с другим государственным (муниципальным) учреждением. Такой книгообмен надо будет рассматривать просто как встречную безвозмездную передачу. Порядок отражения в учете безвозмездной передачи и безвозмездного получения библиотечных фондов будет рассмотрен далее.

Безвозмездное получение от учредителя, от других учреждений по распоряжению учредителя (для бюджетных/автономных учреждений)

Только в этом единственном случае безвозмездного поступления объектов библиотечного фонда поступающие объекты следует отражать по коду финансового обеспечения «4». И только в этом случае поступающие объекты могут быть сразу отражены в учете как особо ценное движимое имущество, если учредитель при передаче дал такое письменное указание.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

ВАРИАНТ. Без дополнительных расходов

1

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от учредителя (по распоряжению учредителя) по сформированной цене

4 10128 310

4 10138 310

 

4 40110 195

2

Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда от учредителя

4 40110 195

4 10428 410

4 10438 410

ВАРИАНТ. С дополнительными расходами 

1

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от учредителя (по распоряжению учредителя), когда для принятия объектов к учету необходимы дополнительные расходы

4 10621 310

4 10631 310

 

4 40110 195

2

Отражение в учете счета за услуги по доставке

4 10621 310

4 10631 310

 

4 30222 830

3

Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене

4 10128 310

4 10138 310

4 10621 310

4 10631 310

Безвозмездное получение от государственных (муниципальных) учреждений без распоряжения учредителя (для бюджетных/автономных учреждений)

Для бюджетного/автономного учреждения любые государственные (муниципальные) учреждения, кроме своего учредителя, ничем не отличаются. Нет никакой разницы, какого они типа. С точки зрения учета все они одинаковы. Все, что получено от таких учреждений безвозмездно без распоряжения учредителя, следует приходовать по коду финансового обеспечения «2», даже если у передающего учреждения они числились по коду финансового обеспечения «4».

При получении основных средств от государственных (муниципальных) учреждений приходуют, согласно первичным документам, и балансовую стоимость, и суммы начисленной амортизации.

Операции получения бюджетным учреждением объектов библиотечного фонда безвозмездно от государственных (муниципальных) учреждений не подлежат отражению в Справке (ф. 0503725).

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

ВАРИАНТ. Без дополнительных расходов

1

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений без распоряжения учредителя по сформированной цене

2 10138 310

 

2 40110 195

2

Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений

2 40110 195

2 10438 410

ВАРИАНТ. С дополнительными расходами 

1

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений без распоряжения учредителя, когда для принятия объектов к учету необходимы дополнительные расходы

2 10631 310

 

2 40110 195

2

Отражение в учете счета за услуги по доставке

2 10631 310

 

2 30222 830

3

Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене

2 10138 310

2 10631 310

Безвозмездное получение от государственных (муниципальных) учреждений (для казенных учреждений)

Для казенных учреждений при безвозмездном получении объектов библиотечного фонда порядок отражения в учете зависит от того, как соотнесены передающее и принимающее учреждения друг с другом в рамках бюджетного процесса.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

 

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда, кроме поступлений от учреждений своего главного распорядителя бюджетных средств

1 10138 310

 

1 40110 195

1 40110 196

1 40110 197

1 40110 198

2

Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда, кроме поступлений от учреждений своего главного распорядителя бюджетных средств

1 40110 195

1 40110 196

1 40110 197

1 40110 198

1 10438 410

3

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от учреждений своего главного распорядителя бюджетных средств

1 10138 310

 

1 30404 310

4

Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда от учреждений своего главного распорядителя бюджетных средств

1 30404 310

1 10438 410

Безвозмездное поступление от иных юридических лиц (резидентов РФ), а также от физических лиц (для всех типов учреждений)

Библиотеки и учреждения, имеющие библиотечные подразделения, одни из немногих видов учреждений, в которых получение нефинансовых активов в виде пожертвования или дара – рядовая операция. В Приказе № 1077 ее описанию уделено достаточно внимания. Рассмотрены два варианта:

1) прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе, в частности безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников, оформляют актом о приеме документов;

2) прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляют договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом РФ (статьи 574, 582).

Для отражения в учете получения библиотечных фондов в виде пожертвования или дара следует использовать подстатьи КОСГУ 196 – от организаций, или 197 – от физических лиц, или 198 – от нерезидентов.

Полученные в дар основные средства принимают 27 к учету по справедливой стоимости. Определять справедливую стоимость должна комиссия учреждения по приему и выбытию нефинансовых активов.

Полученные в дар объекты библиотечных фондов бюджетные и автономные учреждения отражают в учете по коду финансового обеспечения «2».

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от иных юридических лиц (резидентов РФ), от физических лиц, от нерезидентов – по справедливой стоимости

2 10138 310

 

2 40110 196

2 40110 197

2 40110 198

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Казенные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от иных юридических лиц (резидентов РФ), от физических лиц, от нерезидентов – по справедливой стоимости

1 10138 310

 

1 40110 196

1 40110 197

1 40110 198

Оприходование излишков библиотечных фондов, выявленных при инвентаризации (для всех типов учреждений)

Выявленные при инвентаризации излишки объектов библиотечного фонда подлежат оприходованию по справедливой стоимости.

Бюджетным и автономным учреждениям следует использовать код финансового обеспечения «2».

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение в учете излишков объектов библиотечного фонда, выявленных при инвентаризации, – по справедливой стоимости

2 10138 310

 

2 40110 199

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Казенные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Отражение в учете излишков объектов библиотечного фонда, выявленных при инвентаризации, – по справедливой стоимости

1 10138 310

 

1 40110 199

Поступление объектов библиотечного фонда в возмещение ущерба (для всех типов учреждений)

Один из возможных вариантов возмещения ущерба, причиненного объектам библиотечного фонда, – натуральным способом. Решать вопрос о допустимости возмещения ущерба библиотечному фонду путем замены на аналогичные издания следует руководителю учреждения на основании заключения комиссии учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Внутренними документами учреждения, иными нормативными актами может быть установлен другой порядок возмещения ущерба библиотечному фонду в натуральной форме.

Согласно Приказу № 1077 прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляют актом о приеме документов взамен утерянных. В акте указывают фамилию, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), читатель и принимающая сторона ставят подписи.

Отдельно должен быть решен вопрос о порядке возмещения ущерба периодическим изданиям. Иногда устанавливают порядок, согласно которому в случае утери/повреждения подписных изданий ущерб необходимо возместить подпиской на следующее полугодие.

Стоимость объектов библиотечного фонда, принимаемых к учету в виде возмещения ущерба в натуральной форме, следует установить равной стоимости выбывших объектов.

Бюджетным и автономным учреждениям следует использовать код финансового обеспечения «2».

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, – по рыночной цене

2 10138 310

 

2 40110 172

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Казенные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, – по рыночной цене

1 10138 310

 

1 40110 172

Изготовление объектов библиотечного фонда своими силами (для всех типов учреждений)

Изготовление объектов библиотечного фонда путем переработки имеющихся объектов библиотечного фонда

Новые объекты библиотечного фонда могут быть созданы в самом учреждении путем различных манипуляций с имеющимися объектами библиотечного фонда и другим имуществом: путем переплета книг или журналов, путем распечатывания электронных документов, путем копирования объектов библиотечного фонда и т.д.

Единственной сложностью таких операций является отражение в учете использования одних объектов основных средств для изготовления других. Очевидно, если основное средство используют для изготовления другого основного средства, балансовая стоимость использованного основного средства должна войти в сформированную балансовую стоимость нового основного средства. Встает вопрос: что делать при этом с начисленной амортизацией? Очевидно, что амортизация должна была бы перейти на новое основное средство. Но в инструкциях такая операция не описана. Ее следует согласовать с учредителем (бюджетным, автономных учреждениям), с главным распорядителем бюджетных средств (казенному учреждению), с финансовым органом.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Списание материальных запасов, израсходованных на изготовление объектов библиотечного фонда

0 10631 310

0 10536 446

2

Списание балансовой стоимости объектов библиотечного фонда, использованных для изготовления объектов библиотечного фонда

0 10631 310

0 10138 410

3

Перенос сумм амортизации, начисленной на объекты библиотечного фонда, которые были израсходованы на изготовление новых объектов библиотечного фонда

0 10438 410

0 10438 410

4

Отражение услуг сторонних организаций, приобретенных с целью изготовления объектов библиотечного фонда

0 10631 310

 

0 3022Х 730

5

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, изготовленных своими силами по сформированной цене

0 10138 310

0 10631 310

Изготовление объектов библиотечного фонда в собственном полиграфическом подразделении

В некоторых бюджетных учреждениях, имеющих в своем составе библиотечные подразделения, есть свое полиграфическое оборудование. Такие полиграфические подразделения занимаются выпуском полиграфической продукции как для продажи (отражают в учете как готовую продукцию – счет 010537000), так и для внутреннего потребления, в том числе и для комплектования библиотечного фонда.

В фактическую стоимость объектов библиотечного фонда, изготовленного в собственном полиграфическом подразделении, также может быть включена часть распределенных общехозяйственных расходов. Но в инструкциях такая операция не описана. Ее следует согласовать с учредителем (бюджетным, автономных учреждениям), с главным распорядителем бюджетных средств (казенному учреждению), с финансовым органом, также оговорить порядок отражения таких расходов в Отчете о финансовых результатах (ф. 0503121, 0503721).

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Списание материальных запасов, израсходованных на полиграфическое производство

0 10631 310

0 10536 446

2

Амортизация полиграфического оборудования

0 10631 310

0 104Х4 410

3

Начисление оплаты труда работникам полиграфического подразделения

0 10631 310

0 30211 730

4

Начисление платежей во внебюджетные фонды с заработной платы работников полиграфического подразделения

0 10631 310

 

0 30300 730

 

5

Коммунальные расходы по полиграфическому подразделению

0 10631 310

0 30223 730

6

Общехозяйственные расходы распределены на вложения в изготовление объектов библиотечного фонда

0 10631 310

0 10981 ХХХ

7

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, изготовленных на собственном полиграфическом производстве по сформированной цене

0 10138 310

0 10631 310

Изготовление объектов библиотечного фонда своими силами за счет нескольких источников финансового обеспечения (для бюджетных/автономных учреждений)

В том случае, если учреждения будут изготавливать объекты библиотечных фондов своими силами за счет нескольких источников финансового обеспечения, следует в итоге собрать всю сумму расходов на одном коде источника. Следует иметь в виду, что недопустимо расходовать средства субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания («4») или субсидий на иные цели («5») для изготовления объектов библиотечного фонда в рамках приносящей доход деятельности («2»). Обратное допустимо.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Списание вложений в объекты библиотечного фонда для переноса

2 30406 830

2 10631 310

 

 

2

Перенос сумм вложений в объекты библиотечного фонда на другой код финансового обеспечения

4 10631 310

 

4 30406 730

Перевод полиграфической продукции собственного производства в состав библиотечного фонда

Как уже было упомянуто выше, собственное полиграфическое производство учреждения может изготавливать полиграфическую продукцию для продажи. Но часть такой продукции в дальнейшем может быть направлена на комплектование библиотечного фонда.

Принятие к бухгалтерскому учету хозяйственных операций по переводу готовой продукции в целях ее использования для нужд учреждения производят по ее фактической себестоимости на основании Требования-накладной (ф. 0504204).

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Перевод готовой продукции собственного полиграфического производства в состав библиотечного фонда

0 10138 310

0 10537 446

Создание объектов библиотечного фонда в результате выполнения НИОКР

При выполнении НИОКР также могут быть созданы те или иные объекты, которые впоследствии принимают в состав библиотечных фондов: отчеты о выполнении работ, конструкторская и иная техническая документация и т.д.

Принятие на учет объектов, подлежащих включению в состав библиотечных фондов, созданных в ходе выполнения НИОКР, рекомендуем производить на основании распоряжений уполномоченных должностных лиц и оформляемых по результатам НИОКР инвентаризационных описей созданных объектов библиотечных фондов.

Созданные объекты библиотечных фондов рекомендуем оценивать отдельно от результатов работ (нематериальных активов). Варианты оценки: оценка согласно стоимости затрат на выполнение отдельных этапов работ, условная оценка по решению комиссии и т.д.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

2

3

4

1

Принятие выполненных исполнителями этапов (подэтапов) НИОКР или работы в целом

0 10632 320

0 30226 730

2

Отнесение на увеличение затрат на выполнение НИОКР стоимости оборудования и иных материальных ценностей, приобретенных

заказчиком и переданных исполнителю для использования в ходе выполнения работ

0 10632 320

0 10230 420

0 10536 446

3

Отнесение на увеличение затрат на выполнение НИОКР амортизационных отчислений со стоимости объектов основных средств и нематериальных активов, задействованных в ходе выполнения работ:

 

 

 

первоначальная стоимость которых составляет до 3 000 руб. включительно;

0 10632 320 

0 101ХХ 410

 

 

первоначальная стоимость которых свыше 3 000 руб.

0 10632 320 

0 104ХХ 410

0 104ХХ 420

4

Отнесение на увеличение затрат на выполнение НИОКР затрат на получение документов, подтверждающих исключительные права на них (патенты, свидетельства и т.п.)

0 10632 320

0 30226 730

 

 

5

Принятие к учету по первоначальной стоимости объекта нематериальных активов – положительного результата НИОКР

0 10230 320

0 10602 320

6

Списание затрат на выполнение НИОКР, результаты по которым не могут быть учтены в составе нематериальных активов

0 40110 172

0 10632 420

6

Списание затрат по не давшим положительного результата НИОКР

0 40110 172

0 10602 420

8

Списание на основании решения уполномоченного органа (должностного лица) затрат по незаконченным НИОКР

0 40110 172

0 10632 420

9

Сумма произведенных вложений в создание опытных образцов при выполнении НИОКР

0 10631 310

0 10634 340

0 10632 320

10

Сумма произведенных вложений в создание объектов библиотечного фонда при выполнении НИОКР

0 10631 310

 

0 10632 320

11

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, созданных при выполнении НИОКР

0 10138 310

0 10631 310

Перевод материальных запасов в категорию библиотечного фонда

Перевод материальных запасов в категорию библиотечного фонда в результате исправления ошибок в учете

В тех случаях, когда библиотека является подразделением учреждения иного направления деятельности, нередко происходят ситуации, когда печатная продукция и иные материалы, которые предназначены для комплектования библиотечного фонда, ошибочно приобретают как материальные запасы (как для использования в текущей деятельности учреждения). Такую ошибку следует исправлять методом «красное сторно» и затем отражать в учете правильную операцию.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Ошибка была совершена в текущем году

1

Отмена операции приобретения материальных запасов – «красное сторно»

0 10536 346

0 30234 730

2

Исправительная запись – вложения в объекты основных средств

0 10631 310

0 30231 730

 

3

Исправительная запись – принятие к учету объектов библиотечного фонда

0 10138 310

0 10631 310

Ошибка была совершена в прошлые годы

1

Отмена операции приобретения материальных запасов – «красное сторно»

0 10536 346

0 30486 730

0 30496 730

2

Исправительная запись – принятие к учету объектов библиотечного фонда

0 10138 310

0 30486 730

0 30496 730

Перевод материальных запасов в категорию библиотечного фонда в результате изменения назначения использования

Но может также возникнуть такая ситуация, что назначение использования печатной продукции со временем станет другим. Например, справочная литература, приобретенная сотрудником для использования на рабочем месте (в этом случае литературу отражают в учете как прочие материальные запасы), через некоторое время передана в библиотечное подразделение. Эту операцию можно отразить в учете аналогично операции перевода готовой продукции в состав основных средств. Но в инструкциях такая операция не описана. Ее следует согласовать с учредителем (бюджетным, автономных учреждениям), с главным распорядителем бюджетных средств (казенному учреждению), с финансовым органом.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Перевод прочих материальных запасов в состав библиотечного фонда в результате изменения назначения использования

0 10138 310

0 10536 446

Амортизация объектов библиотечного фонда

На объекты библиотечного фонда стоимостью до второго ценового предела включительно амортизацию начисляют 28 в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На любые объекты основных средств стоимостью свыше второго ценового предела амортизацию начисляют в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

Предел 100%-ного начисления амортизации был увеличен с 20 000 до 40 000 руб. с 1 января 2011 г. с введением в действие Инструкции № 157н, с 1 января 2018 г. второй ценовой предел был увеличен 29 до 100 000 руб. Но при этом ни в первом, ни во втором случае не было указаний о том, чтобы доначислить до 100% амортизацию на объекты основных средств, которые до повышения второго ценового предела следовало амортизировать линейным способом.

Как уже упоминалось выше, чтобы начислять индивидуально амортизацию линейным способом на соответствующие объекты библиотечных фондов, эти объекты необходимо отражать в бухгалтерском (бюджетном) учете индивидуально, но без присвоения инвентарных номеров.

Объекты библиотечного фонда отнесены 30 к седьмой амортизационной группе, которая устанавливает для них срок полезного использования для целей начисления амортизации в пределах 20 лет = 480 месяцев.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

2

3

4

1

Начисление амортизации объектов библиотечного фонда – за счет расходов текущего года

0 40120 271

0 10428 411

0 10438 411

2

Начисление амортизации объектов библиотечного фонда с отнесением на общехозяйственные расходы

0 10981 271

0 10428 411

0 10438 411

3

Начисление амортизации объектов библиотечного фонда с отнесением на накладные расходы

0 10971 271

0 10428 411

0 10438 411

4

Начисление амортизации объектов библиотечного фонда с отнесением на себестоимость работ, услуг

0 10961 271

0 10428 411

0 10438 411

Учет расходов на содержание библиотечного фонда

Расходы на содержание объектов библиотечного фонда (ремонт, реставрацию) подлежат отражению в учете в общем порядке учета затрат на содержание основных средств.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Приобретение услуг по ремонту (реставрации) объектов библиотечного фонда

0 40120 225

0 10981 225

0 10971 255

0 10961 225

0 30225 730

0 20825 730

 

2

Списание материальных запасов, израсходованных на ремонт (реставрацию) объектов библиотечного фонда

0 40120 225

0 10981 225

0 10971 255

0 10961 225

0 10536 446

 

Учет выбытия объектов библиотечного фонда

Согласно установленному порядку 31  списания основных средств основное средство следует списать, когда у основного средства больше нет полезного потенциала.

Приказ № 1077 определяет, что исключение документов из библиотечного фонда допустимо по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.

При этом исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности недопустимо по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допустимо только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.

Для отражения выбытия объектов библиотечного фонда применяют первичный документ специального вида – Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144). В Акте указывают причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляют на основании утвержденного Акта (ф. 0504144) и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п.), в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в Акте (ф. 0504144), с целью дальнейшего их использования. Списки подлежащих списанию по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и др.) составляют раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда.

Для электронных документов установлен следующий порядок списания.

Электронные сетевые локальные документы удаляют из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дату акта вводят в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.

На основании введенных сведений программным способом формируют перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляют специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

Выбытие объектов библиотечного фонда по причине физического износа

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Списание амортизации объектов библиотечного фонда при списании по причине физического износа

0 10438 410

0 10138 410

2

Списание остаточной стоимости объектов библиотечного фонда при списании по причине физического износа

0 40110 172

0 10138 410

Учет сдачи макулатуры

Вопрос о том, как правильно распорядиться отходами после списания объектов библиотечного фонда, не входит в область бухгалтерского (бюджетного) учета.

В соответствии с требованиями Приказа № 1077 документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляют в пункты вторичного сырья. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством РФ.

При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

При решении вопроса о целесообразности сдачи списанных документов на переработку следует принимать во внимание закупочную цену макулатуры, транспортные расходы.

Принимать к учету макулатуру следует по справедливой стоимости. Справедливую стоимость макулатуры можно установить в размере средней закупочной цены в регионе.

Независимо от того, на каком коде вида финансового обеспечения числились списанные объекты библиотечного фонда, бюджетным, автономным учреждениям макулатуру следует приходовать по коду вида финансового обеспечения «2».

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Принятие к учету макулатуры при списании объектов библиотечного фонда по причине физического износа – по справедливой стоимости

2 10536 346

2 40110 199

2

Списание макулатуры при сдаче (реализации)

2 40110 172

2 10536 446

3

Начисление дебиторской задолженности покупателю (приемщику) макулатуры

2 20574 560

2 40110 172

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Казенные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Принятие к учету макулатуры при списании объектов библиотечного фонда по причине физического износа – по справедливой стоимости

1 10536 346

1 40110 199

2

Списание макулатуры при сдаче (реализации)

1 40110 172

1 10536 446

3

Начисление дебиторской задолженности покупателю (приемщику) макулатуры

1 20574 560

1 40110 172

Выбытие объектов библиотечного фонда по причине недостачи

Возможен 32 такой вариант списания объектов библиотечного фонда, как «отсутствие по неустановленной причине». В таком случае начисление задолженности по недостаче не производят.

Различные отраслевые (ведомственные) нормативно-правовые акты могут устанавливать предельные нормативы списания документов из фондов открытого доступа (а не из всего библиотечного фонда) по неустанов­ленным причинам. Эти нормативы устанавливают, как правило, в процентах к объему книговыдачи (а не к объему фонда).

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Списание амортизации объектов библиотечного фонда при списании по причине недостачи

0 10438 410

0 10138 410

2

Списание остаточной стоимости объектов библиотечного фонда при списании по причине недостачи

0 40110 172

0 10138 410

Выбытие объектов библиотечного фонда путем безвозмездной передачи государственным (муниципальным) учреждениям

При безвозмездной передаче объектов библиотечного фонда государственным (муниципальным) учреждениям передают балансовую стоимость и суммы начисленной амортизации.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Списание амортизации объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче

0 10438 410

0 40120 281

2

Списание балансовой стоимости объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче государственным, муниципальным учреждениям

0 40120 281

0 10138 410

3

Списание амортизации объектов библиотечного фонда при передаче между головным учреждением и филиалами или между филиалами

0 10438 410

0 30404 310

4

Списание балансовой стоимости объектов библиотечного фонда при передаче между головным учреждением и филиалами или между филиалами

0 30404 310

0 10138 410

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Казенные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Списание амортизации объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче казенным учреждениям других бюджетов

1 10438 410

1 40120 251

2

Списание балансовой стоимости объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче казенным учреждениям других бюджетов

1 40120 251

1 10138 410

3

Списание амортизации объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче казенным учреждениям своего бюджета, относящимся к другим главным распорядителям, а также бюджетным, автономным учреждениям

1 10438 410

1 40120 281

4

Списание балансовой стоимости объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче казенным учреждениям своего бюджета, относящимся к другим главным распорядителям, а также бюджетным, автономным учреждениям

1 40120 251

1 10138 410

5

Списание амортизации объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче между казенными учреждениями, относящимися к одному главному распорядителю бюджетных средств

1 10438 410

1 30404 310

6

Списание балансовой стоимости объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче между казенными учреждениями, относящимися к одному главному распорядителю бюджетных средств

1 30404 310

1 10138 410

Выбытие объектов библиотечного фонда по причине устарелости по содержанию и непрофильности

Непрофильность документов устанавливают 33 на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут быть исключены из фонда следующие документы:

-      не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов);

-      излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями;

-      по истечении срока хранения документов;

-      при низком уровне читательского спроса.

 

Различные отраслевые (ведомственные) нормативно-правовые акты могут устанавливать предельные нормативы списания документов по причине устаревания. Например, в соответствии с приказом Минобразования России от 24 августа 2000 г. № 2488 «Об учете библиотечных фондов библиотек образовательных учреждений» степень старения основной учебной литературы установлена по дисциплинам:

-      общегуманитарные и социально-экономические – последние 5 лет;

-      естественно-научные и математические – последние 10 лет;

-      общепрофессиональные – последние 10 лет;

-      специальные – последние 5 лет.

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

1

Списание амортизации объектов библиотечного фонда при списании по причине морального устаревания

0 10438 410

0 10138 410

2

Списание остаточной стоимости объектов библиотечного фонда при списании по причине морального устаревания

0 40110 172

0 10138 410

Инвентаризация объектов библиотечного фонда

Данные, отраженные в годовой отчетности учреждения, должны быть подтверждены результатами проведенной учреждением инвентаризации активов и обязательств. Инвентаризация, которая проведена задолго до отчетной даты, никак не подтверждает данные отчетности.

В соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств должен быть установлен 34  в учетной политике учреждения.

В соответствии с Приказом № 1077 установлены правила проведения инвентаризации объектов библиотечного фонда.

Проверка наличия документов библиотечного фонда (далее – проверка фонда) обязательна:

-      при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

-      в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

-      при реорганизации или ликвидации библиотеки.

Проверку фонда в плановом порядке осуществляют в следующие сроки:

-      документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, – ежегодно;

-      фонд редких и ценных книг – один раз в 5 лет;

-      фонды библиотек до 50 000 учетных единиц – один раз в 5 лет;

-      фонды библиотек от 50 000 до 200 000 учетных единиц – один раз в 7 лет;

-      фонды библиотек от 200 000 до 1 000 000 учетных единиц – один раз в 10 лет;

-      фонды библиотек от 1 000 000 до 10 000 000 учетных единиц – один раз в 15 лет;

-      фонды библиотек от 10 000 000 до 20 000 000 учетных единиц – один раз в 20 лет;

-      фонды библиотек свыше 20 000 000 учетных единиц – 1 000 000 экземпляров в год.

Плановая проверка фонда библиотеки может быть проведена поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.

В том случае, если, согласно указанным нормативам и учетной политике учреждения, в текущем году не предусмотрено проведение инвентаризации библиотечного фонда, для исполнения требований СГС «Концептуальные основы» рекомендуем перед составлением годовой отчетности произвести сверку данных о поступлении (особенно в части объектов, полученных в дар) и выбытии объектов библиотечного фонда между бухгалтерией и библиотекой. Также рекомендуем сверить данные о поступлении и выбытии периодических изданий, отражаемых в бухгалтерском (бюджетном) учете на забалансовом счете 23, а также об электронных изданиях, отраженных в учете на забалансовом счете 01.

 


1) приказ Минфина России от 19 декабря 2014 г. № 157н

«О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2010 г. № 191н "Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации"» (далее – Инструкция № 157н)

2) приказ Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н

«Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» (далее – Инструкция № 162н)

3) приказ Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н

«Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее – Инструкция № 174н)

4) приказ Минфина России от 23 декабря 2010 г. № 183н

«Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению» (далее – Инструкция № 183н)

5) приказ Минфина России от 31 декабря 2016 г. № 257н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Основные средства"» (далее – СГС «Основные средства»)

6) приказ Минфина России от 29 ноября 2017 г. № 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления» (далее – Приказ № 209н)

7) приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н

«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее – Методические указания № 52н)

8) Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

9) п. 377 Инструкции № 157н

10) п. 4.2 Приказа № 1077

11) п. 3.1.10 Приказа № 1077

12) п. 38 Инструкции № 157н

13) п. 56 Инструкции № 157н

14) п. 333 Инструкции № 157н

15) п. 54 Инструкции № 157н

16) до 1 января 2018 г. предел был установлен в размере 40 000 руб., основные средства, поступившие до 1 января 2018 г., следовало продолжать отражать в учете, как раньше

17) пп. «а» п. 39 СГС «Основные средства»

18) п. 4.8 Приказа № 1077

19) п. 12 ст. 9.2 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» – для бюджетных учреждений;

ст. 3 Федерального закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях»

20) пункт 25 Инструкции № 157н

21) пункт 34 Инструкции № 157н

22) пункт 9 Инструкции № 174н

23) пункт 9 Инструкции № 183н

24) пп. «б» п. 15 СГС «Основные средства»

25) Методические указания № 52н

27) п. 25 Инструкции № 157н

28) п. 39 СГС «Основные средства»

29) СГС «Основные средства»

30) Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1)

31) п. 45 СГС «Основные средства»

32) п. 7.4 и 7.5 Приказа № 1077

33) п. 5.1 Приказа № 1077

34) п. 80 приказа Минфина России от 31 декабря 2016 г. № 256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора “Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора”» (далее – СГС «Концептуальные основы»)

Печатная подписка

Неверный ввод
Неверный ввод
Неверный ввод
Неверный ввод
Неверный ввод
Итого - 10000 RUB
Неверный ввод

Онлайн подписка

Журнал:
Год:
Срок подписки:
Итого:
Неверный ввод
Неверный ввод
Неверный ввод
Неверный ввод
Неверный ввод
Итого - 10000 RUB
Неверный ввод