Как оприходовать излишки основных средств

Вопрос бухгалтера

Ответ

1. В действующих инструкциях по учету термин «излишки» не применяют. Следует использовать термин «неучтенные объекты, выявленные при инвентаризации».

2. Если при анализе результатов инвентаризации будут выявлены объекты основных средств, не отраженные в учете, следует выяснить их происхождение.

2.1. Если причина того, что основное средство не отражено в учете, в том, что его незаконно списали, значит, надо отменить незаконное списание в соответствии с установленным порядком исправления ошибок: отменить незаконное списание методом «красное сторно». Если незаконное списание имело место в прошлые годы, исправительные записи следует делать в корреспонденции со счетами учета, предназначенными для этого: 40128, 40129, 40118, 40119. При исправлении ошибок следует использовать те же самые коды КБК, которые были ранее использованы в ошибочных записях.

Бухгалтерские записи для исправления ошибок прошлых лет в инструкциях не описаны. Предложенные исправительные записи отличаются от записей текущего года, так как для корректного отражения в отчетности исправлений ошибок прошлых лет необходимо, чтобы в каждой исправительной записи участвовали специальные счета.

2.2. Если причина того, что основное средство не отражено в учете, в том, что оно ошибочно не было принято к учету на ту дату, когда безвозмездно поступило в учреждение, следует исправить ошибку в соответствии с установленным порядком исправления ошибок в учете – путем дополнительной исправительной записи. Если фактическое поступление основного средства имело место в прошлые годы, исправительные записи следует делать в корреспонденции со счетами учета, предназначенными для этого: 40118, 40119. В дополнительных исправительных записях следует использовать те же самые коды КБК, которые установлены для соответствующего вида безвозмездного поступления.

2.3. Если причина того, что основное средство не отражено в учете, в том, что ранее приобретение основного средства было ошибочно отражено в учете как приобретение услуг, следует исправить ошибку в соответствии с установленным порядком исправления ошибок в учете: сначала отменить бухгалтерские записи о приобретении услуг методом «красное сторно», затем отразить в учете исправительные записи о покупке основных средств. Если фактическое поступление основного средства имело место в прошлые годы, исправительные записи следует делать в корреспонденции со счетами учета, предназначенными для этого: 40128, 40129, 30486, 30496. В случае исправления за текущий год также необходимо исправить оплату с приобретения услуг на приобретение основных средств, исправить обязательства.

ВНИМАНИЕ! После исправления ошибок и восстановления основного средства в учете необходимо отразить в учете начисление амортизации за весь период от даты фактического поступления до даты отражения в учете исправительных записей. Если основное средство поступило в предыдущие годы, необходимо обособленно отразить в учете начисление амортизации за прошлый год и за предшествующие годы с использованием соответствующих счетов учета для исправления ошибок прошлых лет – 40128 и 40129.

2.4. Если неучтенное основное средство, выявленное при инвентаризации, на самом деле было принесено сотрудником для использования в деятельности учреждения, необходимо заключить с сотрудником договор безвозмездного пользования и принять к учету права пользования имуществом в установленном порядке. Иначе следует дать сотруднику распоряжение унести основное средство обратно.

2.5. Если невозможно установить документально подтвержденные правовые основания, по которым основное средство поступило в учреждение, следовательно, у учреждения отсутствуют правовые основания принимать это основное средство в оперативное управление учреждения¹. Неучтенное имущество, обнаруженное на территории учреждения, при отсутствии правовых оснований для возникновения права оперативного управления следует считать «находкой»². Нашедший вещь, собственник которой неизвестен, не имеет права обратить эту вещь в свою собственность (в оперативное управление), обязан сдать находку³в полицию или в орган местного самоуправления. Так как учреждение не имеет права обращать находку в свое оперативное управление, учреждение не имеет права принимать находку к учету на балансовые счета. Находку необходимо принять к учету на забалансовый счет 02 и отражать на нем до момента передачи в полицию или орган местного самоуправления.

Таким образом, ни одна из ситуаций обнаружения основных средств, не отраженных в учете, не требует использования какого-то особенного кода КБК доходов.