Комментарий к приказу Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н о внесении изменений в Методические указания о применении первичных документов*

*Подробно об изменении форм первичных учетных документов и учетных регистров, а также порядка их заполнения и применения читайте в «БиНО: ГиМУ» № 7/2020.

Минфин России приказом от 15 июня 2020 г. № 103н ¹ внес изменения в приложения 1–5 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их ² применению». В настоящее время приказ направлен на госрегистрацию в Минюст России.

Основные изменения

Наиболее значимые изменения, внесенные Приказом № 103н в приложения 1–4 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и в Методические указания (приложение 5), связаны с введением новых унифицированных форм по оформлению командировок и расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, утверждены четыре новых регистра учета (журналы операций, ведомость), а некоторые ранее утвержденные унифицированные формы скорректированы.

Большинство вновь введенных Приказом № 103н унифицированных форм первичных документов и регистров учета предназначены для использования в виде электронных документов.

Наиболее существенные изменения Минфин России внес в Методические указания (приложение 5). Помимо редакционных поправок Методические указания дополнены следующими разделами:

– «Применение и заполнение унифицированных форм электронных первичных документов при осуществлении централизуемых полномочий»;

– «Применение и формирование электронных регистров бухгалтерского учета при осуществлении централизуемых полномочий».

Изучив положения Приказа № 103н, главному бухгалтеру следует обратить внимание на сроки вступления в силу данного приказа и срок его применения.

Срок вступления, срок применения

Основные положения Приказа № 103н вступят в силу, вероятно, уже в этом году по истечении 10 дней после его государственной регистрации.

Обратите внимание! Электронные первичные ³ учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета учреждения бюджетной сферы применяют согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 г.

Но учреждения могут использовать формы электронных документов и электронных регистров, руководствуясь не только положениями Приказа № 103н. Более детальные требования по применению электронных документов и регистров Минфин России изложил в федеральном стандарте бухгалтерского учета «Концептуальные основы» (в редакции приказа Минфина России от 30 июня 2020 г. № 130н) (Комментарий к приказу Минфина России от 30 июня 2020 г. № 130н о внесении изменений в стандарт «Концептуальные основы»).

Отметим, что о наличии или отсутствии необходимых организационно-технических возможностей целесообразно указать в учетной политике учреждения или ином локальном акте.

Учетная политика

В случае вступления в силу Приказа № 103н в течение 2020 г. главному бухгалтеру необходимо внести соответствующие изменения в Учетную политику учреждения [1].

Применение в бухгалтерском учете электронных первичных документов и электронных регистров потребует от учреждения решения как минимум двух задач:

– обеспечить ряд работников учреждения электронными цифровыми подписями (ЭЦП) [2];

– создать условия по хранению и обеспечению сохранности электронных документов и регистров.

Решение обеих задач потребует в оставшееся до конца года время значительных финансовых вложений и обучения персонала работе с электронными документами.

Если учреждение не готово использовать в своем документообороте электронные первичные документы и электронные регистры, то это целесообразно обосновать. Обоснование отсутствия у учреждения организационно-технической возможности для применения электронных учетных документов и электронных регистров необходимо, чтобы избежать замечаний со стороны контролирующих органов. В Учетной политике на 2020 г. это можно сформулировать, например, так:

Учетная политика на 2020 год
(выдержка)

«До создания необходимых организационно-технических возможностей бухгалтерская отчетность подлежит хранению на бумажном носителе.

 Организационно-технические возможности хранения отчетности в электронном виде могут быть обеспечены в результате:

– выбора способа хранения документов в электронном виде;

– выделения помещения и его оборудования;

– обеспечения передачи в архив документов в электронном виде.

Создание указанных организационно-технических возможностей обеспечивает руководитель учреждения ⁴ путем издания локальных актов».

Приказом № 103н уточнено, что копии электронных документов на бумажных носителях необходимо заверять в соответствии с положениями учетной ⁵ политики субъекта учета, а при централизации учета – положениями единой учетной политики централизованной бухгалтерии. В учетной политике учреждения (централизованной бухгалтерии) порядок заверения копий электронных документов может быть таким:

Учетная политика на 2020 год
(выдержка)

«Х. Порядок заверения копий на бумажных носителях.

Копии первичных электронных документов могут быть созданы на бумажных носителях только в том случае, если такие документы приняты к бухгалтерскому учету.

Копии электронных регистров бухгалтерского учета могут быть созданы только после того, как данные, указанные в таких регистрах, отражены в Главной книге.

Изготовление копий электронных первичных учетных документов и электронных регистров учета производят сотрудники бухгалтерии с разрешения главного бухгалтера.

Копию электронного первичного учетного документа на бумажном носителе заверяют:

– подписью бухгалтера, принявшего его к отражению в учете;

– подписью главного бухгалтера;

– штампом «копия верна» с указанием даты заверения.

Копию электронного регистра учета на бумажном носителе заверяют:

 – подписью главного бухгалтера;

– штампом «копия верна» с указанием даты заверения».

Изменениями, внесенными в Методические указания Приказом № 103н, впервые предусмотрено применение скан-копий для отражения ⁶ фактов хозяйственной жизни. Так, скан-копии могут быть использованы при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, а также при взаимодействии учреждений с централизованными бухгалтериями.

Обратите внимание, что ответственность за соответствие скан-копии подлинному документу Методическими указаниями возложено на лицо, ответственное за оформление таких документов и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии. При этом передача скан-копии первичного учетного документа для обмена информацией возможна при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлинному документу.

Очевидно, что порядок создания скан-копий учетных документов также должен быть предусмотрен Учетной политикой учреждения или иным локальным актом.

Заключение

Развитие экономических отношений приводит к росту разнообразия фактов хозяйственной жизни учреждений. В свою очередь, появление новых фактов хозяйственной жизни требует создания первичных документов, подтверждающих их возникновение. Кроме того, развитие информационных технологий способствует переходу от бумажного документооборота к электронному.

Основные изменения в Методические указания, внесенные Приказом № 103н, как раз и связаны как с появлением первичных учетных документов, так и с совершенствованием электронного документооборота. Скорее всего, в ближайшие годы тенденция на внедрение в бухгалтерский учет государственных и муниципальных учреждений электронных первичных документов и электронных регистров будет продолжена.