click fraud detection

20 лет вместе
Издательский дом «БиНО»
литература для руководителей и главных бухгалтеров
бюджетных, казенных, автономных учреждений
Вишлист
Вход
Регистрация
Корзина
Моя библиотека
О нас
Доставка
Контакты
Акции
Журналы
Cтатьи
Формы документов
В данный момент в корзине может быть только одна позиция товара!
Подписка
Молодому специалисту
О Главном редакторе

7 правил руководителя: выдаем задание – получаем результат

 

В предыдущем номере[1] мы начали обсуждать, как выдавать задание подчиненному. Сегодня продолжим и подумаем, как сотрудник должен его выполнить правильно и как вам его правильно принять.
 
Мы провели такой эксперимент со своими сотрудниками.
Руководитель выбрал реальное задание (поступивший в фирму типовой заказ). Над таким заказом обычно работает группа из шести человек. Каждый сотрудник в этом общем заказе выполняет определенную функцию.

Задача перед участниками была поставлена следующая: передать задание «по цепочке» всем шести участникам группы, при этом «вычленив» из описания общего задания конкретно свою часть задания, и сформулировать задание себе.

Этих шестерых сотрудников мы попросили выйти из комнаты. Остальные были молчаливыми наблюдателями.
Из вышедших был вызван первый сотрудник, и ему в свободной форме руководитель зачитал текст реального заказа. Текст был связный, но нечетко фиксированный: делай раз, делай два. Затем 1-й участник должен был передать это задание вызванному 2-му, тот – 3-му и т.д. Каждый из получающих задание мог делать все, что считал нужным: записывать, задавать уточняющие вопросы. Но отвечать мог только предыдущий сотрудник, получивший описание заказа перед ним. Все формулировки мы записали.

 
Все, кто помнит игру в «испорченный телефон», уже догадались, что мы получили в результате. Правильно! Именно так и было! Посмеялись все.

И мы (руководители) тоже бы смеялись, но для нас результат был прогнозируемый – при передаче «из уст в уста» произошла метаморфоза смысла. Часть важной информации вообще «затерялась», часть трансформировалась.
При этом почему-то никто из участников не записывал задание, никто ничего не уточнял друг у друга (при обсуждении объясняли, что «обычное же!»).

Да, все участвующие согласились, что текст нуждается не столько в повторении, сколько в понимании.
 
Итак, правило 1. Полученное задание подчиненный должен понять, проанализировать и продумать перед началом работы и согласовать его с руководителем
 
Важно, чтобы сотрудник не просто услышал – запомнил задание, а подумал – осознал:
что нужно сделать;
как он будет делать;
где возьмет исходную информацию;
когда должен подготовить результат (или этап);
кому должен результат передать.

И задал вам уточняющие вопросы, если какой-то информации или ресурсов ему недостаточно.


Затем он обязательно должен выстроить мысленно последовательность действий и контрольные точки, которые позволят процесс «не упустить». Это такие «узкие места», где возможны срывы, приводящие к невыполнению задания. Подчиненный должен по полученному заданию определить такие места и зафиксировать их в анализе задания:
что (какие промежуточные результаты) нужно проверить;
когда проверить;
как проверить.


Подчиненный, определяя контрольные точки, осознает, что ответственность по выполнению задания лежит на нем. Он должен при выполнении задания без предупреждения давать отчет руководителю по таким местам. И перед сдачей задания он должен по контрольным точкам сам себя перепроверить и ответственно сказать, что сделал все и правильно.
 
Правило 2. Свое понимание сотрудник должен представить руководителю письменно (для контроля)
 
Возьмите себе за правило требовать от сотрудников представлять продуманное задание в письменном виде.
Некоторые сотрудники, как школьники, которым «этого не задавали», будут утверждать: «Вы про это не говорили!» Поэтому выход может быть только таким – выдавать задания письменно с применением диктофона (см. ниже Технику работы Исполнителя с диктофоном).

Итак, продуманное подчиненным задание должно включать описание:
– результата и срока его получения;
– необходимых ресурсов;
– алгоритма (последовательности) выполнения;
– контрольных точек;
– список лиц, которым нужен этот результат (кому его передавать).

Это нужно вам для контроля – правильно ли сотрудник понял задание и оптимально ли он будет его выполнять. Чтобы потом получать нужный результат.

Особое внимание следует уделять контрольным точкам. По ним можно сказать, понимает подчиненный задание или нет, правильно он определил последовательность действий или нет. Проблема делегирования ответственности лежит здесь.

Неграмотная расстановка контрольных точек приведет к тому, что:
– про них забывают;
– воспринимают как тотальный контроль;
– с подчиненного снята ответственность за выполнение задания.

Если вы не будете требовать от сотрудников, чтобы они искали, продумывали эти контрольные точки, а сами за них будете делать, то через какое-то время все расслабятся: зачем напрягать мозги, руководитель все продумает за нас и скажет, на что, где и когда нужно обратить внимание. Все это приводит к тому, что подчиненные ни за что не хотят отвечать, а вам не хватает времени даже просто проконтролировать всех.

И это еще один резерв времени: требуйте от подчиненных самоконтроля!

От такого предварительного контроля можно освободить только тех сотрудников, в добросовестности, квалификации и понимании которых нет ни малейших сомнений.
Радость, когда твои задания выполняют на 100% в срок и без переделок!
 
Правило 3. Самовольное (не согласованное с руководителем) толкование и изменение полученного задания недопустимо
 
Самовольное толкование того, что недосказано, в подавляющем большинстве сотрудники используют для сокращения задания и ухода от ответственности.

За такое выполнение задания следует наказывать, даже если не последовало негативных последствий для дела – ведь сотрудник потратил время, которое ему оплатили, а результат никому не нужен, «полетел в корзину».
 
Правило 4. Несогласие с параметрами задания или алгоритмом исполнения не может служить поводом для их игнорирования
 
При согласовании задания подчиненный может задать вопросы или предложить свое понимание задания. Может предложить свой порядок его выполнения.


При этом вы должны принимать во внимание только представленные им факты и обдуманные и подготовленные им аргументы, а не голословное мнение: «Так никто не делает». И если подчиненный не убедил вас в своей правоте и необходимости изменения задания, то он должен либо выполнять задание в рамках заданных вами условий, либо отказаться от работы у вас. Вступать в дискуссии здесь бесполезно.
 
Итак, задание выдано. Но этого мало. Нужно сделать так, чтобы сотрудник его выполнил.
 
Правило 5. Полученное задание должно быть выполнено на 100%
 
Нужный вам результат есть или результата нет.


Под результатом мы понимаем исключительно 100%-ное выполнение задания. Это означает, что соблюдены все требования, сформулированные на стадии постановки и согласования задания. Все прочие варианты предполагают, что задание не выполнено. То есть, если вы получили результат с опозданием, или ниже заданного качества, или... (продолжите сами), следует считать задание невыполненным. То есть налицо факт «саботирования».
 
Аргумент «ну мы же работали и старались!» следует отвергать незамедлительно. Да, сработали, но «в корзину»! А за отсутствие исполнительности следует наказывать вплоть до увольнения.

Предупреждаем, что следование этому правилу потребует от вас недюжинной силы воли. Но чем чаще вы будете заявлять свое отношение к этому вопросу, тем больше вероятность, что со временем ваши подчиненные примут такой подход как единственно возможный.
 
Правило 6. О срывах на контрольных точках следует немедленно сообщить руководителю и всем заинтересованным лицам – получателям результата
 
Как только такой сигнал от подчиненного получен, необходимо срочно собирать совещание всех заинтересованных лиц и на нем вырабатывать вариант выхода из возникшей ситуации с минимальными негативными последствиями.
А наши подчиненные не любят сообщать о своих «косяках», правда? Причем отговариваются тем, что «они все уже исправили». Да, задание они как-то выполнили, но при этом могли спровоцировать возникновение проблем, о которых даже не подозревали, потому что они лежат за пределами их сферы ответственности. И решать такие проблемы предстоит уже руководителю.

Еще одна ситуация – когда о срыве вам сообщают, но с большим опозданием и с аргументами «мы все хотели поправить сами, зачем вас расстраивать!» или «мы решили, что результат вам еще не нужен и время у нас на исправление есть». Последствия для вас те же.

Такие ситуации следует расценивать как «саботаж» и это свое отношение предъявлять сотрудникам.
 
Правило 7. Подчиненный сдает руководителю только полностью готовый результат (его этап)
 
Часто подчиненные сдают небрежно выполненные задания. Отсутствие ответственности у сотрудника приводит к «отмиранию» у него и функции самоконтроля. Он же знает, что вы подскажете, что нужно исправить. Зачем тогда заморачиваться на проверку? А если вы еще добавите, что «нужно больше стараться» или «будьте в следующий раз внимательнее!», то такие «пожелания» свидетельствуют, что вы в принципе допускаете возможность иного отношения к работе! И сотрудник будет действовать просто: раз в этот раз недоделанный результат приняли, то и в следующий примут.
 
Поэтому никогда не принимайте результаты с ошибками. Это можно допустить при прохождении испытательного срока. Остальные случаи следует квалифицировать как неисполнительность («саботирование») со всеми вытекающими последствиями. Вплоть до увольнения.
 
 
О том, как правильно контролировать сотрудников, мы поговорим в следующий раз.
 


 


Техника работы сотрудника с диктофоном


  
Действуют: Исполнитель.
Инструменты: диктофон, текстовый редактор.

Результат: план-шпаргалка, который поможет организовать и спланировать выполнение задания.
 
Руководитель должен выдать задание в такой последовательности:
 
  1. сформулировать Исполнителю задание и конечный результат, который необходимо получить после выполнения задания (в том числе форму предоставления результата и место его размещения);
  2. задать и сверить с Исполнителем все контрольные точки*(в том числе срок выполнения задания).
 
Действия Исполнителя:
 
1. Сделать запись выдачи задания на диктофон.
 
2. Расшифровать запись:

1)  в текстовом редакторе создать новый документ с названием «Выданное задание на совещании от ДД.ММ.ГГГГ»;
 
2) далее работать с фрагментами записи:
  • прослушав первый смысловой фрагмент записи, определить, что важного прозвучало: задание, алгоритм его выполнения, контрольные точки и т.п.;
  • записать в открытый файл документа.
Если фрагмент выбран длинный и воспроизвести его сразу по памяти сложно, то необходимо вернуться к началу данного фрагмента и прослушать его повторно, разбивая уже на более короткие воспроизводимые по памяти куски.

Так проработать всю запись.
 
Важно! Каждый новый важный момент нужно выписывать с новой строки.

3. Отредактировать текст выдачи задания:
 
1) смысловые фрагменты сформировать следующим образом:
  • задание;
  • алгоритм его выполнения (если задан);
  • контрольные точки;
  • форма представления результата (аналитическая справка, график, документ и т.п.) и в каком виде (бумажном, электронном);
  • место размещения результата (папка на компьютере, электронное письмо в почте и т.п.);
2) пронумеровать все задания по степени срочности их выполнения;

3) выделить цветом непонятные моменты, требующие уточнения и согласования с Руководителем.

4. Распечатать проект выдачи задания.


Совет Исполнителю. Согласованный с Руководителем план желательно распечатать и всегда иметь под рукой, чтобы с ним сверять свои действия.
 
 
 

Дневник Исполнителя

 
Выдержки из дневника Аси – новичка в коллективе БиНО:

 

2-я пятница
Абра-кадабра, сим-саля-бим! С чего же начать выполнение задания? Пораскинула я мозгами – раскидывала, раскидывала, и вот что накидалось...
 
Пожалуй, стоит начать с прослушивания записи диктофона и вытаскивания из нее на бумагу (или в Ворд на компе) всех ключевых моментов разговора, то есть нужно для себя отметить все важные моменты, чтобы полнее понять задание.
 
Так, теперь в голове полностью оформился образ конечного результата. Это радует. Довольно потираю ладошки)))!
 
Затем набрасываю себе план действий, расставляю их по важности выполнения. Ну, вот и появилась определенность и некая организованность действий.

Далее строю алгоритм выполнения задания. По аналогии с военными действиями это некий «блицкриг», атака на задание: как и что делать, какие есть и могут быть трудности, на что нужно обратить внимание. Продумываю все до последней мелочи. Здесь нам с моими головными человечками пришлось много трудиться – ну очень неорганизованными они у меня оказались. Делала перерывы и подкармливала их глюкозой.
 
Мозги скрипели и потихоньку работали. На планирование и продумывание дел ушло немало сил и времени. Но, я думаю, оно того стоит.
 
Чувствую уверенность в работе!
 
Вечером муж заметил, что я сегодня странная и веду себя, как зомбяк, все повторяющий: «Мозги, мне нужно организовать мозги!»

 
3-й понедельник
Отправила руководителю на проверку алгоритм выполнения задания, дабы удостовериться, что все мною понято правильно. Зачем? А на меня внезапно снизошло озарение на тему понимания слов другого человека. Оказывается, понимание сути одного и того же предмета разговора у двух собеседников бывает абсолютно разным. Ну, например, при упоминании слова «лук» у одного человека в голове может возник-
нуть образ овоща, который при его нарезке заставляет плакать, а у другого – образ оружия, из которого стреляют. Вот такая вот петрушка!
 
Так же и с пониманием задания. Поэтому, чтобы работать продуктивно и эффективно и быть самым удалым молодцом или первой девой на работе, нужно обязательно уточнить, так ли ты все понял и верный ли образ результата в голове своей держишь. Лучше лишний раз спросить и уточнить, нежели тратить время впустую, бесконечно переделывая работу заново, потому что все будет получаться не то. 
 
Вот кого-кого, а моего пса согласование образов не волнует совсем. Уходя на работу, просила собакена не баловаться и вести себя культурно. Придя домой, обнаружила свои тапки, ручки, карандаши, любимый календарик погрызенными, под отодранным куском обоины. Все это безобразие было засыпано прахом забытой на столе и теперь разорванной в клочья пачки чая «Нури». Весь дом, кроме того, «украшен» лохмотьями рулона бумажных полотенец (и как он его достал-то???). Вот так
«культурно» ведет себя наш пес...
 

3-й вторник
После некой корректуры моего алгоритма я получила одобрение шефини и благословение на дальнейшую работу. Выполняю задание. Работа кипит. Как новичку, в работе мне не полностью все ясно. Поэтому приходится делать паузы и разбираться, что к чему. День пролетел незаметно.
 
Под конец рабочего дня на улице пошел дождь и похолодало. А я без зонта и в легком платье. Ну вот почему я никогда не могу одеться по погоде! Надену теплую кофту – на улице будет жара, накину что-то легкое – обольет дождем или снесет холодным ветром. Вот прям не погода, а пакостница и палки-в-мои-колеса-вставлятельница какая-то!
 
 
3-я среда
Как говорилось в «Алисе в Стране чудес»: одна из самых серьезных потерь в битве – это потеря головы.
Я все еще выполняю задание. Постоянно что-то переделываю, доделываю, добавляю и убираю. На контрольных точках отдаю на проверку и опять переделываю, доделываю, убираю, добавляю. Голова идет кругом.
Вечером хорошенько «отчаивалась» с зефирками и шоколадными
конфетками.

 
3-й четверг
Приболела. Отлеживаюсь дома. Сообщила на работу – все, как велено в Инструкции)). Сказала, что если не буду успевать с выполнением задания, то позадерживаюсь после работы до последнего, но выполню все в срок!
Собакен целый день с важным видом целителя лежал рядом на подушке и грел мне голову, чтоб не болела. Зря говорят, что лечить умеют только кошки!

 
3-я пятница
Я снова в строю и даже все сделала! Устроила генеральную проверку работы, чтобы сдать задание в идеальной форме (не забываем про стремление к званию первой девы на работе, а также про экономию времени и чувство собственного достоинства))).

Дома наградила себя чтением рассказов Зощенко. Такие талантливые произведения поистине обогащают душу и дарят хорошее настроение.
 

4-й понедельник
Сдала задание, сообщила об этом руководителю. Что же дальше? Смотрю в уже ставшую родной Инструкцию: «Проанализировать все сбои и найти способы избегать их впоследствии»... Ну, в общем-то, понятно, зачем это делать. Это также поможет сэкономить время. Коротко говоря, вчера я, решая задачу, столкнулась с трудностями. Выяснение и преодоление этих трудностей заняло у меня какое-то время. Сегодня я проанализировала ту ситуацию, запомнила пути решения, и в будущем при встрече
с подобной задачей для меня уже не будет затруднений, так как я знаю пути решения и поэтому сделаю работу быстрее.
 
По требованию руководителя сдала свой алгоритм выполнения задания вместе с выполненной работой.
 
В Инструкции указано, что следует также «передать выдавшему задание собственные предложения по оптимизации алгоритма выполнения задания и распределению ресурсов». То есть если у меня возникли какие-либо озарения и открытия, по моему мнению, улучшающие процесс работы с заданием, то нужно сообщить об этом руководителю. Так происходит, наверное, коллективное усовершенствование шаблона выполнения задания, чтобы добиться желаемой всеми нами цели: рабо-
тать более эффективно и затрачивать на это меньшее количество времени.
Но у меня пока никаких предложений не возникало. Наоборот, так как я только училась выполнять задания по выданной мне Инструкции, процесс выполнения с учетом ошибок и поисков ответов у меня был даже длиннее, чем должен быть. В будущем, надеюсь, мне будет что дописать.
 
С удовольствием вычеркнула выполненные задания из списка дел. Почувствовала себя супергероем, только что спасшим мир от катастрофы)))!

 
4-й вторник
Подводя итоги первого месяца работы – работы по Инструкции, хочу сказать, что эффективная работа, эффективное выполнение заданий для меня стали напрямую связаны с организацией себя, самодисциплиной и детальным продумыванием предстоящих процессов. Как в пословице говорится: «Семь раз отмерь, один раз отрежь». Если хорошо все продумать, то и бежать вслед за уходящим временем не придется. Его будет достаточно для всего, что нужно.

Организовать себя сложно! Для меня как для человека, который никогда не рисовал себе графиков, не писал распорядков и гордился своей спонтанностью действий и неусидчивостью, деятельность по Инструкции иногда казалась адом. «Включить мозг» и продумать свой «блицкриг» очень нелегко, впервые чувствую, как натужно, с перебоями и поскрипыванием движется механизм мозговой деятельности.
Этот процесс схож с прокладыванием лыжни по девственно чистому нетоптаному снегу. Сначала лыжи идут тяжело, тонут в снегу, и лыжник весь разгорячен от прилагаемых усилий. Но когда лыжня наезжена, то кататься – одно удовольствие: быстро, легко и весело!
Решила дома тоже составить план хозяйственных дел на неделю. Пока продумываю. А то сядешь днем на пять минут посмотреть рецепт борща в интернете, потом глянешь на часы – уже вечер... И когда он успел настать-то...

 


Просим присылать вами разработанные и проверенные техники,
инструкции и способы выдачи и обсуждения задания с сотрудниками!
Готовы проверить все на себе!

 


[1] См. БиНО: БУ № 6/2015.