click fraud detection

20 лет вместе
Издательский дом «БиНО»
литература для руководителей и главных бухгалтеров
бюджетных, казенных, автономных учреждений
Вишлист
Вход
Регистрация
Корзина
Моя библиотека
О нас
Доставка
Контакты
Акции
Журналы
Cтатьи
Формы документов
В данный момент в корзине может быть только одна позиция товара!
Подписка
Молодому специалисту
О Главном редакторе

Инвентарные карточки


 

 
Для экономии времени хотим найти законный способ избежать процедуры ежегодного распечатывания и подшивания инвентарных карточек всех основных средств. Можем ли мы сохранять эти инвентарные карточки в электронном виде, например с квалифицированной электронной подписью руководителя или другого уполномоченного сотрудника?
 
                                     




Инструкция № 157н не требует «раз в год распечатывать и подшивать инвентарные карточки всех основных средств». Аналитический учет основных средств ведут на инвентарных карточках[А1] , открываемых на соответствующие объекты (группу объектов) основных средств в разрезе материально ответственных лиц и видов имущества.

Брошюровать («подшивать») необходимо не учетные регистры (Инвентарная карточка основного средства – это учетный регистр), а первичные документы к Журналам операций[А2] .

Состав показателей Инвентарной карточки (ф. 0504031) регламентирован приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно ему Инвентарная карточка (ф. 0504031) представляет собой учетный регистр, инструмент для ведения учета вручную, в котором последовательно, из месяца в месяц, фиксируют всю историю основного средства: поступление, внутренние перемещения, начисление амортизации, капитальные ремонты, модернизации, реконструкции. При ведении учета вручную Инвентарную карточку нужно открывать при принятии основного средства к учету, постоянно пополнять информацией, закрывать при выбытии основного средства и хранить после этого в течение установленного срока.

При ведении учета автоматизированным способом весьма затруднительно допечатывать данные на карточку. Поэтому учреждению в своей учетной политике следует описать, как будет учреждение вести Инвентарные карточки автоматизированным способом.

Обычно поступают следующим образом – регулярно (обычно раз в год) выводят на печать текущее состояние Инвентарной карточки. Поскольку Инвентарная карточка, сформированная по состоянию на 31 декабря 2014 г., содержит всю ту же информацию, которая была в ней по состоянию на 31 декабря 2013 г. плюс все события, которые произошли с основным средством в 2014 г., старую версию Инвентарной карточки по состоянию на 31 декабря 2013 г. можно уничтожить (если счет учета не был изменен). Это вполне логично, так как на всю жизнь основного средства создают одну Инвентарную карточку, и если за год никаких изменений не произошло, нет смыс­ла формировать на печать ее новую версию. Конечно, необходимо, чтобы в программе для ведения учета информацию в Инвентарных карточках не теряли при изменениях релиза программного продукта и других технологических операциях.

Некоторые учреждения, у которых основных средств немного, поступают иначе. Инвентарную карточку из программы выводят на печать один раз – в конце того года, когда основное средство поступило в учреждение. А в следующие годы в Инвентарную карточку вручную дописывают произошедшие за год изменения.

Регистры бухгалтерского учета формируют при наличии технической возможности[А3]  – на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись.

Учреждение обязано обеспечить хранение[А4]  первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Это же применимо и к электронным регистрам. Как показывает практика, сохранить информацию в электронном виде бывает сложнее, чем в бумажном. Хотя бы потому, что внешне по DVD-диску, карте флэш-памяти или внешнему диску HDD не видно, цела еще на нем информация или нет. Кроме того, электронные средства хранения информации нередко не обеспечивают сколько-нибудь существенного срока хранения (информация может быть потеряна даже в течение года). Также очевидно, что в случае формирования и хранения учетных регистров в виде электронного документа, защищенного ЭЦП, должна быть предусмотрена возможность предоставить по запросу архив этих электронных регистров контролирующим органам в таком виде, чтобы информация могла быть прочитана, просмотрена и напечатана.



БиНО: Бюджетные учреждения №5_2015 г.


 [А1] п. 54 Инструкции № 157н
 [А2] п. 11 Инструкции № 157н
 [А3] п. 11 Инструкции № 157н
 [А4] п. 14 Инструкции № 157н