click fraud detection

20 лет вместе
Издательский дом «БиНО»
литература для руководителей и главных бухгалтеров
бюджетных, казенных, автономных учреждений
Вишлист
Вход
Регистрация
Корзина
Моя библиотека
О нас
Доставка
Контакты
Акции
Журналы
Cтатьи
Формы документов
В данный момент в корзине может быть только одна позиция товара!
Подписка
Молодому специалисту
О Главном редакторе

Списание ГСМ



 
Мы заправили личный автомобиль нашего сотрудника по топливной карте учреждения по производственной необходимости (понадобилась срочная поездка по делам, связанным с платной деятельностью). Какими документами необходимо оформить списание ГСМ и как учесть эти расходы при расчете налога на прибыль?
 

Когда работник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах личный транспорт, ему выплачивают компенсацию[A1]  за его использование и износ, а также возмещают расходы, связанные с его использованием. Размер этого возмещения определяют письменным соглашением. Значит, учреждение обязано возместить сотруднику фактически понесенные и документально подтвержденные расходы, связанные с использованием личного транспорта с согласия учреждения и в его интересах.
В вашем случае фактически понесенным расходом будет израсходованное моторное топливо, факт расходования которого на нужды учреждения сотрудник должен подтвердить документально.
Операции по принятию к учету материальных запасов оформляют [A2] бухгалтерскими записями:
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Отражение приобретенного моторного топлива, заправленного сотрудником в личный автомобиль 2 105 33 340 2 302 34 730
 
Выбытие израсходованных материальных запасов[A3]  отражают на основании первичных учетных документов:


№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Списание моторного топлива, израсходованного сотрудником на нужды учреждения
2 401 20 272 или
2 109 00 272
2 105 33 440
 
Заметим, что путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта, принадлежащего учреждению (на праве собственности или аренды), а не для учета служебных поездок, осуществляемых работником на личном автомобиле. Поэтому некоторые суды даже считают, что учет служебных поездок на личном автомобиле в путевых листах будет неправомерным[A4]. Поэтому таким документом может быть, например, отчет о поездке, или служебная записка, или другой внутренний документ для учета пробега, топлива, маршрута автомобиля. Такой документ можно составить в произвольной форме. А можно использовать и путевой лист и заполнять в нем только те графы, которые нужны для расчета израсходованного бензина.

Если согласно первичным документам сотрудник израсходовал на нужды учреждения меньшее количество топлива, чем было ему заправлено за счет средств учреждения, сотрудник обязан возвратить остаток топлива:

 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Возврат сотрудником неизрасходованного топлива 2 105 33 340 2 105 33 340
 
Или возместить расходы учреждения:


№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Списание остатка топлива, использованного сотрудником на личные цели 2 401 10 172 2 105 33 440
2 Начисление задолженности сотруднику по компенсации затрат учреждения 2 209 30 560 2 401 10 130
3 Компенсация сотрудником затрат учреждения 2 201 34 510 2 209 30 660
 
Теперь рассмотрим вопрос учета расходов для налогообложения налогом на прибыль.

Для того чтобы учесть какие-либо расходы при расчете налога на прибыль, эти расходы должны быть направлены на обеспечение налогооблагаемой деятельности (в вашем случае необходимость срочной поездки в рамках оказания платных услуг должна быть экономически оправданна) и подтверждены документально. Налоговый кодекс РФ не устанавливает ни конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения произведенных расходов, ни каких-либо требований к их оформлению. Главное, чтобы на их основании можно было сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены[A5].

По вашей ситуации (расходование ГСМ сотрудником на личном автомобиле в интересах учреждения) в рамках действующего законодательства нет однозначного ответа.

Упомянутая выше статья 188 Трудового кодекса РФ предусматривает два вида расходов в пользу сотрудника, когда он использует личный транспорт в интересах учреждения: компенсацию за использование, износ (амортизацию) и возмещение расходов, связанных с их использованием.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией,[A6]  в пределах норм, установленных Правительством РФ[A7].

При этом, по мнению контролирующих ведомств[A8] , указанные нормы уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ. Поэтому учреждение, которое помимо выплаты компенсации по этим нормам возмещает сотруднику еще и стоимость ГСМ, не вправе учитывать расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли. То есть отнесение к расходам помимо компенсации еще и сумм возмещения затрат могут вызвать, мягко говоря, непонимание со стороны налоговиков. И арбитражные суды [A9] поддерживают позицию Минфина России и ФНС России в данном вопросе.

Следовательно, чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций имеет смысл заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства. Тогда затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли[A10]. Такой порядок поддержит и суд[A11].

Если же договор аренды не заключать, компенсацию не выплачивать, а оплачивать только ГСМ[A12], то непонятно, на каком основании учреждение заправляет личный автомобиль сотрудника. В таком случае все же следует оформить отношения учреждения и сотрудника (например, заключить договор безвозмездного пользования).


Продолжение  читайте в БУ №1/2016


[1] Подробно об использовании личного автотранспорта сотрудников см. в разделе «Доставка оргтехники в учреждение» БиНО: БУ № 5/2013.

 [A1] ст. 188 ТК РФ
 [A2] п. 34 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н
 [A3] п. 37 Инструкции № 174н
 [A4] постановление ФАС Центрального округа от 25 мая 2009 г. по делу № А62-5333/2008
 [A5] постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 4 июня 2008 г. № Ф08-2581/2008 и ФАС Уральского округа от 31 июля 2008 г. № Ф09-5433/08-С3
 [A6] пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ
 [A7] постановления Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563, от 8 февраля 2002 г. № 92
 [A8] письма Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и УФНС России по Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447@)
 [A9] определение ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09, постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3 по делу № А07-1341/08
 [A10] письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806
 [A11] постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2006 г. по делу № А44-3149/2005-9
 [A12] пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ