click fraud detection

20 лет вместе
Издательский дом «БиНО»
литература для руководителей и главных бухгалтеров
бюджетных, казенных, автономных учреждений
Вишлист
Вход
Регистрация
Корзина
Моя библиотека
О нас
Доставка
Контакты
Акции
Журналы
Cтатьи
Формы документов
В данный момент в корзине может быть только одна позиция товара!
Подписка
Молодому специалисту
О Главном редакторе

Как правильно выдать нетиповое задание подчиненному






Каждому из вас приходилось выдавать сотрудникам задания, не выполнявшиеся ими ранее. И вот сотрудник приносит результат, который вас совсем не устраивает. Вы отправляете его переделывать снова и снова, а время идет. Причем часто ваши сотрудники и переделывают все безропотно, но результата-то нет! Можно, конечно, все сделать за него, но зачем тогда нужны подчиненные?

В чем причина? И задания вы даете «по силам», и работает сотрудник не первый год, уже должен вас понимать. Где все ломается? Давайте разберемся.

Когда вы выдаете задание, у вас в голове есть образ того результата, который вы хотите получить. Поэтому если вы получили не то, что хотели, значит, у вашего сотрудника был сформирован не тот образ.

Значит, главное – согласовать образ результата.

А как это сделать? Многие руководители полагают, что подчиненные понимают их с полуслова. Но, к сожалению, это не так. Вот в армии, например, действует правило: командир отдал приказ – запомни! Поскольку отдавший этот приказ может попросить его повторить. При этом если военнослужащий не понял приказ, он может, в свою очередь, переспросить. А на «гражданке» даже такую возможность никто почему-то не использует.

Но ведь просто дословно повторить – мало. С одной стороны, самому руководителю кратко объяснить, что конкретно нужно сделать, – непросто. Писать подробно – потратишь уйму времени. «Проще сделать самому, чем объяснять» – стало уже расхожей фразой. С другой стороны, когда сотрудник слушает, он, как правило, не понимает руководителя, а узнает знакомые слова, быстро достраивая свой образ результата. Поскольку образ выстроен, то сотрудник уверен, что задание он понял правильно, – зачем тогда переспрашивать? А достраивает он быстро то, что уже знает, что уже делал. Вот и получается, что делают сотрудники не то, что нужно руководителю, а что умеют.

Но допустим, что путем многократных объяснений образ будущего результата вы с исполнителем согласовали. Это по крайней мере позволит подчиненному не переделывать задание несколько раз и принести вам то, что вы и хотели получить. Первый резерв времени мы нашли.

Но ведь и это еще не все. Мы ответили только на вопрос: «Что делать?» А есть еще и вопрос: «Как?» И здесь, как правило, второй основной «затык» современных людей. Не умеют, как правило, наши сотрудники строить четкий алгоритм достижения результата (выполнения задания). Не учат этому ни в школе, ни в вузе. Сами-то вы, конечно, знаете, что не надо кидаться сразу выполнять задание. Нужно посидеть, подумать, продумать все по шагам. И только тогда начинать действовать. А у сотрудников, как правило, подход другой: «Ну хватит обсуждать. Давайте делать! А если что не так – переделаем. Подумаешь, делов-то!» И так из задания в задание.

Согласитесь, что правильный порядок (оптимальный алгоритм) действий – это важное слагаемое успеха правильного выполнения задания и колоссальная экономия времени!

Итак, наша с вами цель – чтобы сотрудник правильно понял задание. Примем его как образ результата. Наша задача – написать наши действия по выдаче задания и что при этом должен делать сотрудник. Мы составили такой алгоритм действий, и вот что получили.

Инструктируем сотрудника

Как известно, на слух обычные люди запоминают около 10% информации. А вот визуально – 80–90%. Поэтому, выдавая задание устно, вы заведомо рискуете получить не тот результат. Но чтобы написать задание так, чтобы сотрудник все понял, нужно очень много времени. Мы проверили.
 
Поэтому мы предлагаем вам использовать очень полезный инструмент – диктофон. Его даже покупать не надо, он есть практически в любом мобильном телефоне. То есть ВСЕ разговоры по поводу задания вы с сотрудником ведете ТОЛЬКО при включенном диктофоне. Это позволит вам очень подробно, со всеми нюансами объяснить устно задание, не затратив много времени. А сотрудник при расшифровке записи, во-первых, услышит ее еще раз, а во-вторых, получит на руки письменное задание.

Вообще диктофон – это отличный ваш помощник на совещаниях, планерках и просто для планирования своего рабочего дня, организации мыслей.


Инструкция по Выдаче задания


  

Действуют:
 Руководитель, Исполнитель.
Инструменты: диктофон, текстовый редактор.
 
Руководитель должен выдать задание в такой последовательности:
 
  1. сформулировать Исполнителю задание и конечный результат, который необходимо получить после выполнения задания (в том числе форму предоставления результата и место его размещения);
  2. задать и сверить с Исполнителем все контрольные точки*(в том числе срок выполнения задания).


Исполнитель должен принять (понять) задание, то есть:
 
  1. записать на диктофон беседу с Руководителем и сделать расшифровку записи диктофона, используя Технику работы с диктофоном**;
  2. на основе расшифровки сформировать образ требуемого результата и алгоритм (порядок) выполнения задания;
  3. согласовать с Руководителем алгоритм выполнения задания, образ конечного результата, место размещения результата и ресурсы, требуемые для достижения результата;
  4. сверить с Руководителем все контрольные точки*.

Контрольные точки – информирование Руководителя о ходе и промежуточных результатах выполнения задания. Как правило, определены этапами выполнения задания.
** 
Технику работы с диктофоном см. в следующем номере журнала.


 
 
 

Дневник Исполнителя

Доброго времени суток! Меня зовут Ася. Я редактор – новичок в коллективе БиНО. По образованию я лингвист с нулевым опытом работы в издательстве, и моя работа в журнале пока представляется мне страной-фантасмагорией. Узнав, что я веду личный дневник, мне предложили стать «подопытным кролем» в эксперименте, где нужно описывать свой опыт применения инструкций и техник в ежедневной работе. «Однако это очень интересный опыт», – подумала я. И вот что получила.


Выдержки из дневника Аси:

1-й понедельник
...Мой первый рабочий день, вернее мой первый день испытательного срока на работе. Ура!
Или не совсем ура... Нервно как-то. Надавали кучу заданий. Дают мне, значит, задания, я головой киваю, а в голове мои маленькие человечки потеряли пульт управления моей мозговой деятельностью! Бегают бедняжки в панике, выкрикивая: «SOS! SOS! Капитан, у нас помехи, шумы на линии передачи информации! Где главный пульт? Где главный пульт? Что нам говорит эта женщина? Дайте команду успокоить нервы! Нервы вышли из повиновения!»
Ну и что мне с этим ворохом заданий делать? Сфера деятельности-то для меня новая...
Вот так и сидим: экран компьютера с непонятными буквами и я с глазами-блюдцами.

 
1-й вторник
...Работа мне нравится. Задания оказались легкими. Не зря говорят, что у страха глаза велики. А присмотришься – и уже бояться нечего. Вот и мои глаза уже не как блюдца, а обычные... Только красные, потому что от экрана не отрывались. Все задания я сделала за два дня вместо положенной недели! Какая я молодец :)! Отправила выполненные задания руководителю, пусть тоже порадуется! Может, сразу меня в основу возьмет, без испыталки?
 
На заседании моих маленьких головных человечков было принято волевое решение после работы купить себе мороженку.


1-я среда
...Провалила свои первые задания (((. Вот ведь кочерыжка!!! Сижу вот, ищу ошибки. В придачу еще выдали Инструкцию выдачи/приема задания, выполнения и сдачи/приема результата, аж язык устал! Вот это названьице! Уж больно мудреное. Как говорила Алиса из Страны Чудес – все чудесатее и чудесатее... с каждым днем...
 
Сказали, что с этой Инструкцией я смогу выполнить все задания эффективно и быстро. Хм... По-моему, эффективно – значит быстро. Моя работа была быстрой. Еще эффективно – значит правильно. Вот тут возникает большущий такой вопрос: как сделать работу быстро и без ошибок?

Дурацкое задание! По дороге домой долго думала, что же я сделала не так. Аж складка на нахмуренном лбу заболела! Скорее всего, причиной было то, что не всю информацию схватила, что-то из сказанного руководителем я упустила. 
Это как собирать пазл: потеряешь одну детальку – и все, считай, вся работа по сбору сделана зря, целой картины не получается. У меня до сих пор дома лежит полусобранный пазл с кошкой. Потерялась одна деталь с ее глазом. Бедная одноглазая кошка...
Вечером муж спросил, как дела на работе. Я с выдержкой агента 007 ответила, что дела отлично, все получается, и на работе считают, что я – молодец. 
Подмигнула собакену. Муж с гордостью пошел наливать чай. Собакен притащил мне мужнин носок... Что не так с моим подмигиванием?

 
1-й четверг
...В выданной мне инструкции сказано, что для того, чтобы правильно выполнить задание, «Исполнитель должен понять и сформулировать образ конечного результата, согласовать образ конечного результата, а также сроки, ресурсы и контрольные точки с Руководителем».

Вспомнила своих бегающих в панике головных человечков...

Так, исполнитель – это я. А образ конечного результата? Что это? Ну и где, скажите на милость, мне этот образ-то взять? Давай мозг, формируй мне мысль! Хм, помню, что гл. ред. объяснила мне задание, и я, как мне тогда казалось, ее поняла, кивнула и пошла выполнять. Было просто: сделай то-то – окей, иду – делаю. Никакого образа я себе не создавала! То есть у меня не было четкого понимания, как в итоге будет выглядеть тот материал, который я собираюсь сделать. Вот ведь клюква! Оказывается, это очень важно! Иначе ты просто тратишь время впустую... Да и обидно это, когда отчитывают, как школьницу, а проделанная работа летит в корзину.
Задание получила, время идет, руководителя на месте нет, а у меня пазл с кошкой без глаза...
А вдруг я опять сделаю все неправильно, и редактором на работу меня не возьмут? А так хочется!!! Вот блин блинский!
На ужин сегодня будут пельмени.
1-я пятница
...Ах, пятница, ах, пятница, все думы лишь о даче! Надо морковку посадить, надо грядки полить и травы свежей кролику нарвать.
Ошибки свои вроде нашла, исправила, инструкцию изучила, одноглазой кошке сделала повязку – она теперь пират. Висит на стене в прихожей.
На следующей неделе приезжает гл. ред. и состоится наконец разбор моей проделанной работы. Ждем-с.
Вечером пожаловалась кроше на свою тяжкую работу. Кроль спокойно слушал с умным видом, пожевывая соломинку и словно говоря: «Успокойся, женщина, все будет хорошо. И вообще, мне бы твои проблемы! У меня чернослив в корме закончился, и соломки бы подкинуть не мешало. Это я тебе, кстати, намекаю». Гедонист у меня кролик, натуральный гедонист.

 
2-й понедельник
Сегодня на работе при разговоре с шефиней присутствовал некто третий. Угадайте кто? А вот и нет! Это был диктофон. Мой чудесный помощник (так мне его представили). Теперь мои головные человечки могут быть спокойны: информацию они получат полностью. Это потому, что мне сказали теперь все беседы с руководством записывать на диктофон, дабы ни одна мысль не ускользнула от моего непоседливого внимания... Что за прослушка для ЦРУ? Н-е-п-о-н-я-т-н-о!
Почему вдруг диктофон? Требование шефини использовать диктофон показалось мне немного, ммм, неуютным, что ли: разговаривать с аппаратом, который за тобой все записывает, а потом будет использовать сказанное против тебя же... И еще я стесняюсь всей аудио- и видеоаппаратуры, за мной следящей. И прочая такая тарабарщина в голову лезла. Насмотрелась, наверно, фильмов про спец. агентов)).

 
2-й вторник
...Как же странно слушать свой голос со стороны в записи! А я думала, что я не так разговариваю...
И да, оказывается, что использовать диктофон... удобно!

По статистике мы воспринимаем не более 30% (а по некоторым источникам и всего 10%) услышанной информации. Интересно, куда прячутся остальные 70%? И как наш мозг фильтрует, какие 30% ему взять? Еще раз удивляюсь этому загадочному нашему мыслительному органу... Так как же не потерять те ускользающие 70%? Выход прост – записать на диктофон.

Можно задать вопрос: а почему не на бумаге быстро начеркать, как студенты на лекции пишут? И мой ответ: так проще и спокойней! Все мы знаем, что мысль – это самая быстрая вещь на свете. Мы говорим быстрее, чем пишем, а думаем быстрее, чем говорим. Диктофон позволяет чувствовать себя свободной. Когда мне что-то говорят, то я пытаюсь тут же эту мысль схватить и продолжаю ее про себя проговаривать и развивать. А в то время собеседник продолжает говорить уже другое. Это «другое» я уже не успеваю услышать, так как мой мозг занят еще осмыслением первой фразы. И так далее. Вот они, дырки в составлении образа. Вот и набрались в итоге те 70% инфы, прошедшей мимо. Вот где фрагмент образа моей одноглазой кошки! Вуаля!

Диктофон запомнит всю инфу, все 100%.
 
Шефиня еще выдала мне сегодня Алгоритм работы с расшифровкой (какая ж бюрократия, череда бумаг на голову сыплется!). Сидела сегодня, расшифровывала запись. Получился один большой кусок ВСЕЙ сказанной информации... Черт, никак не пойму, что дальше делать-то? Или я как-то не так расшифровала?.. Мда...

Вечером записывали с мужем свой голос и меняли его с помощью приложения в телефоне. Смеялись до слез и колик в животе. Кроль подумал, что мы сегодня немного не в себе, и предпочел не выходить из своего домика в клетке. А то мало ли что.


2-я среда
...Я поняла, чего не хватает моей расшифровке! Структуры! Нужно из моего куска расшифровки выбрать только важные моменты! А не все выписывать. Так будет проще... Как план-шпаргалка по выполнению работы.

Потратила полдня на выписывание важного из расшифровки... Ну если считать, что без диктофона целую неделю я убила на выполнение недопонятого задания, которое полетело в мусорку, то провести полдня с диктофоном, составляя полный понятный план действий, это огромная экономия времени. Получилось очень здорово. Все мысли в голове встали на свои места, организовались, так сказать.
Я выписала все важные моменты из текста, все-все. Каждый момент выписывала с новой строки (так визуально получила структуру и увидела предстоящий объем работ). А затем распределила под номерами дела по сроку выполнения. Выделила цветом фразы, на которые обязательно стоит обратить внимание.

И все, «план-перехват» по выполнению задания готов!

Как сразу легко стало! Вот как будто раньше у меня мозг был как мешок с информацией. Вся инфа по заданию в нем хранилась вперемешку, и в голове был сумбур, и порой нужной инфы в голове не найти; а после того, как написала себе план, мой мозг превратился в организованные полочки, где все лежит по местам. И самое главное – я теперь знаю, где нужная мне инфа лежит и как ее использовать!
Только вот в Алгоритме про структуру ничего не сказано... Надо будет написать свою технику работы с диктофоном и предложить шефине... Вдруг одобрит))
P.S. Так вот почему нас так яростно заставляли писать план сочинения в школе! Оказывается, это мозги организовывает!
 

2-й четверг
С воодушевлением принялась за повторное выполнение задания. Чувствую, что сейчас я на правильном пути и что на этот раз все получится! Наверняка.

Согласовали с руководством образ конечного результата. Обсудили сроки выполнения, куда и как его сдавать, алгоритм выполнения и моменты, когда нужно по ходу работы делать отчет – ставить контрольные точки, то есть отправлять то, что получается, на проверку. Все по Инструкции. Для эффективности, продуктивности и всякого такого разного рода «-тивностей».

Кстати, мою Технику работы с диктофоном шефиня одобрила. Похвалила)) Ура! Это мой «плюсик» и надежда на то, что после испытательного срока я здесь останусь работать.

Гуляя вечером с собакеном, задумалась: если у собак нет речи, как они нас умудряются понимать? Словно услышав, что я думаю про него, мой собакевич со звонким лаем понесся вперед, и меня с поводком в руках рвануло за ним. Вот честное слово, иногда мне кажется, что это он со мной гуляет, а не я с ним.
 
 

И напоследок совет лично вам
 
У вас с вашим руководителем наверняка отношения доверительные, давно выстроенные, и вы понимаете друг друга с полуслова. Но ведь бывает и так, что возникает непонимание и между вами. Приведу реальный пример.

Ситуация. Директор МУЗ после совещания, на котором обсуждали замену кресел в актовом зале на новые, просит главного бухгалтера оплатить счет за воду. Главбух уточнять, о чем идет речь, не стала. Кресла завод уже изготовил, на совещании только что обсуждали варианты доставки и порядок их приемки. И работы по установке хозспособом. Поэтому у нее даже не возникло сомнения, что речь идет об очередном платеже заводу за этап по контракту. Так она и оплатила (через банк-онлайн). Каково же было ее удивление, когда через день директор возмущенно спросил, почему она не оплатила счет ЗА ВОДУ для кулеров, которая уже закончилась?
 
Конечно, не со зла и не специально главный бухгалтер стала фактически причиной перебоя с питьевой водой. Просто не сразу переключилась или была «в запарке». Уверены, что аналогичный случай припомнит каждый из вас.

   
    Наш совет. 
Установите себе «армейское» правило: после полученного от руководителя задания            уточните у него: «Я вас правильно понял(а), что... Вы имели в виду следующее...»  
 

Мы проверили, работает. Попробуйте и вы. 
 

Просим присылать свои отработанные вами техники
и способы выдачи и обсуждения задания с сотрудниками!
Готовы проверить на себе!