click fraud detection

20 лет вместе
Издательский дом «БиНО»
литература для руководителей и главных бухгалтеров
бюджетных, казенных, автономных учреждений
Вишлист
Вход
Регистрация
Корзина
Моя библиотека
О нас
Доставка
Контакты
Акции
Журналы
Cтатьи
Формы документов
В данный момент в корзине может быть только одна позиция товара!
Подписка
Молодому специалисту
О Главном редакторе
Вернуться к списку статей

Отчетность 6-НДФЛ и СЗВ-М: сдаем без ошибок
(казенные учреждения)

М.Э. Карева,
бухгалтер-эксперт
 
Первый квартал подошел к концу, и пришло время подумать о сдаче квартальной отчетности. Помимо привычных отчетов бухгалтерам предстоит подготовить и сдать новые формы отчетности по НДФЛ и взносам в Пенсионный фонд РФ. Речь идет о новом ежеквартальном отчете по форме 6-НДФЛ и ежемесячном отчете по форме СЗВ-М.

Несмотря на то что эти отчеты имеют небольшой объем и на первый взгляд заполнить их достаточно легко, существуют некоторые тонкости, на которые стоит обратить внимание, чтобы избежать неприятностей с контролирующими органами.

Наша статья поможет разобраться в этих тонкостях и сдать новую отчетность легко, избежав при этом неприятностей.

6-НДФЛ 

Новый порядок сдачи отчетности по НДФЛ вступил в силу с отчетности за I квартал 2016 г. Все работодатели, исполняющие обязанности налогового агента, должны будут ежеквартально сдавать новую отчетность по форме 6-НДФЛ. Вводя ее,  налоговые органы преследовали одну-единственную цель – наладить регулярный контроль за уплатой НДФЛ. Ранее контроль осуществляли только по итогам налогового периода, после того как налоговые агенты сдадут данные по справкам 2-НДФЛ. При этом отследить полноту ежемесячной уплаты налоговикам было сложно. Теперь у них будет возможность сделать это.

Для того чтобы детально разобрать, как сдать эту отчетность без негативных последствий, ответим на вопросы, что, когда, как и куда нужно сдавать.

Что нужно сдавать 

Итак, утверждена [A1]  форма расчета 6-НДФЛ и порядок [A2]  ее заполнения и представления.
В расчете по форме 6-НДФЛ учреждению – налоговому агенту или его обособленному подразделению необходимо отразить обобщенную информацию о суммах начисленных и выплаченных физическим лицам доходов, предоставленных им налоговых вычетах, а также об исчисленных, удержанных суммах налога. Обратите внимание, что информацию о фактическом перечислении НДФЛ в бюджет указывать не нужно. В форме нужно отразить лишь срок уплаты налога, установленный законодательством.

При этом данные нужно отражать нарастающим итогом в целом по учреждению. Сведения по отдельным физическим лицам подавать не нужно. Для этих целей предназначен реестр справок по форме 2-НДФЛ, который по-прежнему нужно сдавать в налоговый орган один раз в год, по итогам налогового периода. Таким образом, расчет по форме 6-НДФЛ не исключает сдачу реестра справок 2-НДФЛ, а дополняет его.

Когда нужно сдавать 

Впервые по форме 6-НДФЛ учреждения представляют отчет по итогам I квартала 2016 г. Законодательством установлен срок сдачи отчетности [A3]  за I квартал, полугодие и 9 месяцев отчетного периода – не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Форму 6-НДФЛ за год нужно сдать до 1 апреля следующего года. То есть по общему правилу, учитывающему перенос дат, выпадающих на выходные и праздничные дни, в 2016 г., расчет по форме 6-НДФЛ нужно сдать в следующие сроки:
– за I квартал – до 4 мая 2016 г. включительно;
– за полугодие – до 1 августа 2016 г. включительно;
– за 9 месяцев – до 31 октября 2016 г. включительно;
– за 2016 г. – до 3 апреля 2017 г. включительно.

Как правильно заполнить 

Теперь перейдем к самому интересному вопросу: как же заполнить новую отчетную форму, чтобы потом не пришлось подавать уточненные данные и платить штрафы.

Состав отчетности

Давайте сначала посмотрим, что же собой представляет форма 6-НДФЛ. Она состоит из Титульного листа и двух разделов:
– Раздел 1. Обобщенные показатели;
– Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц.
При этом Разделы 1 и 2 расположены на одном листе. Таким образом, форма 6-НДФЛ состоит из двух листов, но если учреждение выплачивало доход по разным ставкам или показателей много и они не могут быть размещены на одной странице, то нужно добавить необходимое количество страниц.

Заполняем Титульный лист

В целом ничего примечательного в заполнении Титульного листа формы 6-НДФЛ нет. Он выдерживает стилистику титульных листов других налоговых деклараций.

При заполнении помимо общих и контактных данных учреждения нужно указать код периода представления, налоговый период, код налогового органа, в который будет сдана форма 6-НДФЛ, и код места представления.

Кодовые показатели нужно проставлять в соответствии с кодами, утвержденными приложениями 1–3 к Порядку заполнения 6-НДФЛ. Например, для расчета за I квартал код периода представления будет 21, а код места представления для учреждения – 212 (по месту учета учреждения). Если отчитывается обособленное подразделение, то нужно ставить код 220 (по месту учета обособленного подразделения).

Заполняем Раздел 1

В этом разделе нужно указать обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного с начала года дохода, а также исчисленного и удержанного налога. При этом данные должны быть указаны нарастающим итогом.

Обратите внимание, что если учреждение выплачивало доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, то для каждой налоговой ставки нужно заполнить свой лист. При этом показатели строк 060–090 заполнять нужно только один раз на первом листе Раздела 1. Эти строки содержат данные об общем количестве человек, которым учреждение выплачивало доход по всем ставкам налога, а также общие суммы удержанного и не удержанного налога и суммы налога, фактически возвращенные учреждением физическому лицу как излишне удержанные.

Строки 010–050 нужно заполнить для каждой из ставок НДФЛ, по которой подают данные.
Рассмотрим подробнее заполнение этих строк.
Строка 010 «Ставка налога, %». Здесь нужно указать ставку НДФЛ, по которой облагали доходы, данные о которых будут отражены на данном листе.
Строка 020 «Сумма начисленного дохода». Здесь нарастающим итогом указывают весь доход, начисленный с начала года и облагаемый НДФЛ по указанной ставке. Например, для ставки 13% это будут доходы в виде сумм оплаты труда, премий, отпускных, пособий по временной нетрудоспособности, материальной помощи и подарков, стоимость которых превышает 4 000 руб., и др.

Доходы, не подлежащие налогообложению [A4] , не нужно показывать в форме 6-НДФЛ. Но если доходы только частично освобождены от налогообложения, то они должны быть отражены в строке 020. При этом не облагаемую налогом часть отражают в строке налоговых вычетов.


Также при соблюдении определенных условий казенное учреждение имеет право выдать сотруднику беспроцентный заем или заем на льготных условиях. В этом случае у сотрудника возникнет доход с материальной выгоды, который облагают НДФЛ уже по ставке 35%. И если такая операция имела место в учреждении, то это значит, что нужно заполнить еще один лист с Разделом 1.

Обратите внимание, что в сумму начисленных доходов, отражаемых в этой строке, не нужно включать доходы, начисленные в прошлом году, но выплаченные в текущем. Такая ситуация может возникнуть, например, с зарплатой за декабрь 2015 г. В этой строке нужно отражать только доходы, начисленные в 2016 г.

Не забудьте, что начисленную зарплату за декабрь 2015 г., вычеты и начисленный  за декабрь налог в Разделе 1 не учитывают.

Сумму начисленных доходов указывайте в рублях и копейках.

Строка 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов».  Казенные учреждения не выплачивают дивиденды, и эта строка для них неактуальна, поэтому в этой строке нужно поставить нулевое значение [A5] . Заметьте, именно ноль («0»), а не прочерк. В поле, где отражают копейки, также проставьте нули.

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов». Отражает общую информацию по всем вычетам, уменьшающим налогооблагаемый доход по указанной ставке. В этой строке нужно указать все вычеты (стандартные, имущественные, профессиональные), которые были предоставлены учреждением физическим лицам. Также сюда следует включить не облагаемую НДФЛ часть материальной помощи и подарков. В этой строке отражайте только вычеты, предоставленные в текущем году. Общую сумму нужно указывать в рублях и копейках, нарастающим итогом в начала года.

Строка  040 «Сумма исчисленного налога». Здесь нужно указать общую исчисленную нарастающим итогом с начала 2016 г. сумму НДФЛ по указанной ставке. Сумму налога указывают в полных рублях, без копеек.

Строка 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов». В этой строке снова проставьте нулевое значение.

Строка 050 «Сумма фиксированного авансового платежа». Эту строку нужно заполнить, если учреждение принимало на работу иностранных граждан, осуществляющих трудовую деятельность по патенту и самостоятельно уплативших НДФЛ. В данной строке указывают общую сумму фиксированных авансовых платежей по НДФЛ по всем иностранным физическим лицам, на которые учреждение уменьшало начисленный налог. Сумму указывают в полных рублях.

Здесь важно помнить, что уменьшить НДФЛ на фиксированные авансовые платежи можно только в том случае, если учреждение получило уведомление налогового органа. Инспектор налоговой службы обязательно проверит, было ли направлено такое уведомление в адрес учреждения, если в строке 050 будет проставлена какая-либо сумма.

Если учреждение не принимало к вычету фиксированные платежи, то в этой строке нужно  проставить нулевое значение.

Заполняем Раздел 2 

Теперь посмотрим, как заполнить Раздел 2. И если при заполнении Раздела 1 мы встречали только некоторые тонкости и особенности, то заполняя этот раздел, уже можно наткнуться на настоящие «подводные камни». О них и поговорим.

Раздел 2 предназначен для отражения не только сумм фактически выплаченных доходов и удержанного налога, но и дат их выплаты и сроков уплаты соответственно. В этом-то и заключена вся трудность. Для того чтобы заполнить этот раздел без ошибок, нужно правильно определить даты фактического получения для каждого вида доходов и знать даты, не позднее которых нужно перечислять удержанный налог.

Чтобы заполнить показатели в этом разделе, лучше использовать налоговый регистр по учету НДФЛ, который обязательно нужно вести по каждому сотруднику, и ежемесячно заносить в него всю информацию по начислениям, удержаниям и уплате НДФЛ. Именно на основании этих регистров нужно заполнять показатели любой отчетности по НДФЛ. Ведь именно эти налоговые регистры позволят отстоять вашу позицию по вопросам, связанным с расчетами по НДФЛ, как перед налоговыми органами, так и в суде. Таким образом, правильно заполненные регистры налогового учета по НДФЛ помогут правильно заполнить отчетность учреждения. А если в регистре есть ошибки, то они могут перекочевать в отчетность, а это уже чревато негативными последствиями.

Итак, Раздел 2 состоит из блоков, включающих в себя пять строк: 100–140. Если этого недостаточно для того, чтобы отразить всю информацию, то нужно добавить необходимое количество листов с Разделом 2.

Для того чтобы доходы могли быть объединены в один блок, нужно, чтобы строки 100–120 имели одинаковые показатели. То есть если выплаченные доходы имеют разные даты фактического получения, удержания налога и срока перечисления налога, то на них нужно заполнять отдельные блоки. Выносить доходы в отдельный блок нужно, даже если отлична только одна дата, отражаемая в строках 100–120.

Также обратите внимание, что перечислять доходы нужно в хронологическом порядке. Если в одном месяце были выплаты, облагаемые по разным ставкам, их не надо выносить на отдельный лист, где отражены обобщенные показатели по этой ставке (Раздел 1). В вашей форме 6-НДФЛ должен быть один Раздел 2, даже если он займет несколько листов. При этом, если нет доходов, облагаемых по разным ставкам, Раздел 1 на этих листах заполнять уже не нужно.

Рассмотрим заполнение блоков Раздела 2 построчно.

Строка 100 «Дата фактического получения дохода». Исчислять НДФЛ по доходам, облагаемым по ставке 13%, нужно на дату фактического получения дохода. [A6]  При этом для разных видов доходов установлены разные даты их фактического получения [A7] . Например, датой получения заработной платы считают последний день месяца, за который начислен заработок. Но если сотрудник уволен, то датой фактического получения дохода в виде заработка следует считать его последний день работы.

Про заработок еще стоит отметить следующее. По законодательству зарплату нужно выплачивать не реже двух раз в месяц. Но с аванса не нужно удерживать НДФЛ. Поэтому сумму аванса не нужно отражать как отдельный вид дохода. Его включайте в доход в виде заработной платы, и налог удерживайте одновременно со всего заработка.

Датой фактического получения отпускных или пособий по временной нетрудоспособности будет день выдачи этих выплат, то есть либо день выплаты из кассы учреждения, либо день перечисления на карту работника.

Если сотрудник по возвращении из командировки не отчитался в должном порядке, то в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет, у него возникнет доход в виде неподтвержденных командировочных расходов. Также последний день месяца – это дата фактического получения дохода в виде сверхлимитных суточных.  

Днем фактического получения доходов в виде подарков или материальной помощи, превышающих 4 000 руб., будет день непосредственной их выплаты или перечисления на карту физического лица. Отражать доход в натуральной форме нужно также на дату фактической передачи материальных ценностей.

Если учреждение оплачивает работы или услуги за физических лиц, то отразить такой доход также нужно на дату фактической оплаты.

Это наиболее часто выплачиваемые виды доходов. Если в вашем учреждении имели место выплаты иного характера, то сверьте дату их фактического получения с нормами налогового законодательства.

Заполняя строку 100, важно понимать, что дата фактического получения дохода и дата, когда человек непосредственно получил деньги, – это разные понятия. Особенно часто эти даты не совпадают при начислении и выплате заработной платы. Например, учреждение перевело сотруднику зарплату за январь 3 февраля, при этом датой фактического получения этого дохода будет 31 января. И именно эту дату нужно отразить в строке 100 формы 6-НДФЛ.

Строка 110 «Дата удержания налога». Учреждение обязано удержать [A8] начисленный НДФЛ при фактической выплате дохода. Поэтому в этой строке нужно указать дату, когда физическое лицо получило доход. К примеру, если учреждение выплачивает заработную плату путем перечисления на банковские карты работников, то нужно указать день списания средств со счета учреждения. В этом случае на всю выплаченную заработную плату можно заполнить один блок строк 100–140. Если же сотрудники получают зарплату в кассе учреждения и не все получили ее в один день, то в этом случае следует заполнить столько блоков строк 100–140, сколько дней получали сотрудники зарплату. Потому что на каждый день выплаты зарплаты дату удержания налога следует менять.

При выплате доходов в натуральной форме или в виде материальной выгоды [A9]  удержать НДФЛ учреждение может за счет любых других выплачиваемых доходов им в денежной форме. При этом сумма удерживаемого налога не может превышать половины выплачиваемого дохода. Соответственно, датой удержания налога в этом случае будет дата выплаты средств, из которых удерживают налог.

Напомним, что если установленный локальным актом учреждения день выплаты зарплаты выпадает на выходной или праздничный день, то выплатить заработок надо заранее – в предыдущий рабочий день. При этом срок перечисления налога нужно перенести на следующий рабочий день.

Строка 120 «Срок перечисления налога». Обратите внимание: не «дата», а именно «срок»! Это значит, что в этой строке нужно указать не ту дату, когда учреждение фактически перечислило налог, а ту, когда его требует перечислить законодательство. Информацию об уплате НДФЛ никак не отражают в форме 6-НДФЛ.

Перечислить удержанный НДФЛ налоговые агенты должны не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода [A10] , то есть сегодня выдали зарплату – завтра перечислили удержанный с нее НДФЛ.  При этом есть исключение: перечислить НДФЛ с отпускных и больничных нужно не позднее последнего числа того месяца, в котором такие выплаты производили.

Внимательно отнеситесь к заполнению этой строки. И даже если ваше учреждение перечислило налог позже установленного срока, все равно поставьте ту дату, в которую должны были перечислить удержанный НДФЛ. При этом обращайте внимание на выходные и праздничные дни. Если срок перечисления выпал на такие дни, то перечислить НДФЛ учреждение должно в следующий рабочий день.

Здесь есть еще один важный момент. Проверяя сданный отчет, налоговый инспектор будет сверять его с данными о поступивших от учреждения платежах по НДФЛ. Если срок перечисления налога не совпадет с фактической датой уплаты налога, то учреждению могут начислить штраф за несвоевременную уплату налога.

Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода». Здесь все просто – нужно указать общую сумму фактически выплаченных доходов в день, указанный в строке 100. При этом доход указывают в рублях и копейках полностью в той сумме, в которой он начислен, то есть вместе с суммой НДФЛ, которая была удержана.

Строка 140 «Сумма удержанного налога». В этой строке должна быть отражена обобщенная сумма НДФЛ, которую учреждение обязано было удержать как налоговый агент на дату, указанную в строке 110. Факты неполного или излишнего удержания налога (например, из-за расчетной ошибки) или неполного перечисления налога роли не играют. В строке указывайте ту информацию, которая должна быть, а не ту, которая имеет место в учреждении.

Опять же при проверке специалист налогового органа сверит информацию с данными о платежах, поступивших в налоговую, и выяснит, была сумма удержанного НДФЛ перечислена полностью или нет.

На что обратить особое внимание

Есть еще несколько моментов, которые хотелось бы разобрать отдельно.

Количество человек, получивших доходы 

В Разделе 1 по строке 060 «Количество физических лиц, получивших доход» цифра должна будет совпасть с количеством справок по форме 2-НДФЛ, которые учреждение будет сдавать по итогам налогового периода. Если это количество не совпадет, то у налогового органа могут возникнуть вопросы о достоверности и полноте отражения информации в отчетности по НДФЛ.

Таким образом, если один человек получил доходы, облагаемые по разным ставкам, он все равно будет одним человеком. Выплаты доходов разных видов и по разным ставкам не увеличивают общее количество человек, получающих доходы от учреждения.

Организация выплат отпускных

Если в учреждении много работающих, то в отпуск ежемесячно будет уходить много человек. И в этом случае возникает вопрос с заполнением большого количества блоков Раздела 2.

Дата фактического получения отпускных установлена [A11]  – последний день месяца. И при этом не важно, когда именно доходы выплачены (перечислены). День удержания налога – при выплате, то есть в день перечисления на карту сотрудника или выдаче из кассы. День уплаты налога – день, следующий за выплатой. То есть фактическая дата получения отпускных за месяц у всех работников будет одинаковая, а вот дата удержания и срок перечисления налога будут различны. Поэтому если выплачивать отпускные каждому сотруднику по отдельности, то на каждую дату удержания налога нужно заполнить свой блок.

Эту проблему можно частично решить, оптимизировав выплаты.

Отпускные нужно выплатить не позже чем за три дня до отпуска. Но ведь никто не запрещает заплатить раньше. Поэтому в учреждении можно приказом установить определенный порядок таких выплат.

Например, выплачивать отпускные в один день – первый день месяца всем сотрудникам, которые уходят в отпуск в этом месяце. В этом случае нужно будет заполнить только один блок Раздела 2. Или определить два дня: для тех, которые уйдут в отпуск 1 по 15 число месяца, и для тех, у кого начало отпуска попадает в интервал с 15 по 31 число. В этом случае нужно будет заполнить только два блока.

Переходящие доходы 

С доходами, начисленными в одном отчетном периоде, а выплаченными в другом, также могут возникнуть трудности.

В Разделе 1 нужно отражать операции текущего налогового периода. То есть нужно указать сумму доходов, начисленных в текущем году, сумму налоговых вычетов, предоставленных в текущем году, сумму налога, исчисленного в текущем году.

Но в Разделе 2 переходящие доходы нужно указать. Например, зарплата за декабрь начислена 31 декабря 2015 г., выплачена – 12 января 2016 г., НДФЛ по этой операции должен быть перечислен 13 января 2016 г.  Сумму этого дохода не отражают в Разделе 1, но нужно отразить в первом блоке Раздела 2. При этом в Разделе 2 в строке 100 будет стоять дата 31 декабря 2015 г.

Именно такие разъяснения дала ФНС России по этому вопросу [A12] . В частности, в письме сказано, что форму 6-НДФЛ составляют на отчетную дату (31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря), поэтому в отчете должны быть отражены все операции, имеющие место за последние три месяца текущего периода.

Так же нужно поступить и с зарплатой за март. Датой фактического получения дохода  будет 31 марта 2016 г., и сумму начисленной зарплаты нужно включить в Раздел 1 в строку 020, но если зарплата за март выдана в апреле, то и отражать этот доход учреждение имеет право только в отчете за II квартал, причем только в Разделе 2.

Тут надо заметить, что ведомство разъяснило [A13] , как быть с доходами от материальной выгоды. Дата фактического получения этого вида дохода – последний день месяца. Причем этот доход имеет особенность: мы его не выплачиваем реальными денежными средствами, он по сути виртуальный, а налог нужно удержать и перечислить реальный. И что же имеем? Начислили, например, доход с материальной выгоды 31 марта 2016 г., реально ничего не выплачивали, а налог должны удержать при ближайшей выплате любых других доходов. Следовательно, если дата удержания дохода выпадает на следующий отчетный период, то и отражать ее нужно так же, как и переходящую зарплату: в Разделе 1 в строке 020 отчета за I квартал и в Разделе 2 в отдельном блоке строк 100–140 отчета за II квартал.

Что делать, если сумма вычетов больше дохода

Бывает, что сумма положенных сотруднику вычетов превышает сумму начисленного дохода и налоговая база равна нулю. Но и такие доходы нужно отражать в форме 6-НДФЛ.

Сумму начисленного дохода нужно включить в общую сумму, отражаемую в Разделе 1 по строке 020, а сумму положенных вычетов включить в сумму по строке 030. При этом вычет не должен быть больше дохода, поэтому включайте в состав вычетов сумму, не превышающую сумму доходов. То есть, допустим, доход сотрудника 5 800 руб., и при этом ему положен вычет на ребенка-инвалида в размере 6 000 руб. Это значит, что и в строке 020 «Сумма начисленных доходов», и в строке 030 «Сумма налоговых вычетов»  нужно указать сумму 5 800 руб.

Пример 1. Сотрудница Учреждения имеет троих несовершеннолетних детей и работает неполный рабочий день. 31 января 2016 г. ей начислена зарплата за январь в размере 4 382,68 руб. 
Сотруднице предоставляют стандартные вычеты на детей по 1 400,00 руб. на первого и второго ребенка и 3 000 руб. на третьего. Общая сумма вычетов  – 5 800 руб. Так как сумма вычетов превышает начисленный заработок, налоговая база равна нулю. Зарплата была выплачена 3 февраля 2016 г. 

В Разделе 1 и в строке 020, и в строке 030 в общей сумме по учреждению бухгалтер учла сумму 4 382,68 руб.
Заполним Раздел 2:
строка 100 –    31.01.2016                   строка 130 –   4 382,68
строка 110 –   03.02.2016                    строка 140 –   0
строка 120 –   04.02.2016
Обратите внимание, что строка 120 «Срок перечисления налога» должна быть заполнена, даже если налог фактически не перечисляли.

Может ли исчисленный налог отличаться от удержанного? 

Сумму исчисленного налога отражают в Разделе 1 по строке 040. Удержанный налог также отражают в Разделе 1, но по строке 070. В идеале сумма удержанного налога, указанная в строке 070, должна быть равна сумме всех строк 040 по всему Разделу 1. Но, как известно, идеального ничего не бывает, поэтому это равенство может быть нарушено. Это может произойти, когда учреждение по каким-то причинам не смогло удержать налог.

При этом контрольными соотношениями показателей расчета по форме 6-НДФЛ, которые будут применять налоговые органы при проверке, равенство этих строк не предусмотрено.

 
Пример 2. В I квартале 2016 г. Учреждение выплатило доходы 26 физическим лицам. При этом были начислены и выплачены следующие виды доходов, облагаемые по ставке 13%:
1) 12 января 2016 г.  выплачена заработная плата за декабрь 2015 г. (начисленная 31 декабря 2015 г.) в сумме 910 000 руб., сумма стандартных вычетов составила 36 400 руб., сумма НДФЛ – 113 568 руб.;
2) 20 января 2016 г. выплачены отпускные сотруднику в сумме 15 860,80 руб., вычетов нет, сумма НДФЛ – 2 062 руб.;
3) 31 января 2016 г. начислена заработная плата за январь 2016 г. в общей сумме 836 756,53 руб. При этом из-за особенностей графика сменности сотрудники получили зарплату в разное время: 
– 29 января 2016 г. выплачено 582 412,17 руб. (стандартные вычеты – 28 000 руб., сумма НДФЛ – 72 073 руб.); 
– 1 февраля 2016 г. выплачено 254 344,36 руб. (стандартные вычеты – 8 400 руб., сумма НДФЛ – 31 973 руб.). Общая сумма стандартных налоговых вычетов составила 36 400 руб. Общая сумма НДФЛ – 104 046 руб.;
4) 15 февраля 2016 г. выплачено пособие по временной нетрудоспособности в размере 8 260,13 руб., вычет на ребенка составил 1 400 руб., сумма НДФЛ – 892 руб.;
5) 29 февраля 2016 г. начислена заработная плата за февраль 2016 г. в общей сумме 903 426,68 руб., которая выплачена 4 марта 2016 г. полностью путем перечисления на карты сотрудников. Сумма стандартных вычетов составила 35 000 руб., сумма НДФЛ – 112 895 руб.;
6) 10 марта 2016 г. выплачена материальная помощь сотруднику в размере 15 000 руб. Не облагаемая налогом сумма – 4 000 руб. Вычетов нет, сумма НДФЛ – 1 430 руб.;
7) 21 марта 2016 г. выплачены отпускные сотруднику в сумме 10 260,47 руб. Стандартные вычеты не предоставляли, сумма НДФЛ – 1 334 руб.;
8) 31 марта 2016 г. начислена заработная плата за март 2016 г. в общей сумме 854 312,82 руб. Сумма стандартных вычетов составила 36 400 руб., НДФЛ – 106 329 руб. Зарплата выплачена в апреле 2016 г.
Общая сумма начисленного в I квартале 2016 г. дохода составила  2 643 877,43 руб., общая сумма предоставленных налоговых вычетов – 113 200 руб., сумма исчисленного и удержанного налога – 328 988 руб. 
На основании этих данных бухгалтер заполнила разделы 1 и 2 формы 6-НДФЛ.

 

«6_НДФЛ_вариант 1.xls»


 
Пример 3. Разберем другой пример. В I квартале 2016 г. Казенное учреждение выплатило доходы 13 физическим лицам. При этом были начислены и выплачены следующие виды доходов, облагаемые по ставке 13%:
 1) 31 января 2016 г. – начислена заработная плата за январь 2016 г. в общей сумме 208 013,20 руб. Зарплата была выплачена единовременно 29 января 2016 г., так как локальным актом учреждения установлено, что зарплату выплачивают в последний день месяца, а он выпал на выходной.  Общая сумма стандартных налоговых вычетов составила 12 000 руб. Общая сумма НДФЛ – 25 482 руб.;
2) 29 февраля 2016 г. – начислена и выплачена заработная плата за февраль 2016 г. в общей сумме 190 326,52 руб. Сумма стандартных вычетов составила 12 000 руб., сумма НДФЛ – 23 182 руб.;
3) 31 марта 2016 г. – начислена и выплачена заработная плата за март 2016 г. в общей сумме 203 180,76 руб. Сумма стандартных вычетов составила 12 000 руб., НДФЛ – 24 853 руб. 

Общая сумма начисленного в I квартале 2016 г. дохода составила 601 520,49 руб., общая сумма предоставленных налоговых вычетов – 36 000 руб., сумма исчисленного и удержанного налога – 73 517 руб. 

Кроме этого, одному из сотрудников был начислен доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах от беспроцентного займа, выданного учреждением.

Заем сотруднику был выдан 2 февраля 2016 г. Бухгалтер рассчитала, что за февраль материальная выгода составила 1 401,36 руб. Этот вид дохода облагают НДФЛ по ставке 35%. Соответственно, сумма НДФЛ за февраль составит  490 руб.

Дата фактического получения дохода от материальной выгоды – последний день месяца. То есть на протяжении всего периода действия договора займа в последний день месяца работник будет получать доход от материальной выгоды. Налог с этого дохода должен быть удержан при ближайшей выплате иных доходов и перечислен на следующий день после удержания.

Так, 29 февраля 2016 г. доход считают фактически полученным. Налог в размере 490 руб. был удержан 29 февраля 2016 г. при выплате заработной платы за февраль. Срок перечисления – следующий за выплатой день. 

31 марта 2016 г. бухгалтер учреждения также начислила доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах по договору безвозмездного займа. При этом сумма процентов была рассчитана исходя из суммы остатка долга. Сумма дохода за март составила 1 280,85 руб., сумма НДФЛ за март – 448 руб. Эту сумму нужно удержать с ближайшей выплаты, а это будет выплата зарплаты за март.

Таким образом, общая сумма доходов по ставке 35% за I квартал составила 2 682,21 руб. (1 401,36 руб. + 1 280,85 руб.). Общая сумма НДФЛ, исчисленного по ставке 35% за I квартал 2016 г., – 938 руб. Эти суммы и нужно отразить в Разделе 1. 

Так как все даты, указываемые в строках 100–120 по доходам, уплачиваемым по разным ставкам, совпадают, то их можно объединить и отразить  в общих блоках. Поэтому на 29 февраля в строке 130 бухгалтер указала сумму  191 727,88 руб. (190 326,52 руб. + 1 401,36 руб.). Удержанный налог она также объединила и указала в строке 140 сумму 23 672 руб. (23 182 руб. + 490 руб.)
Посмотрим, как выглядит форма 6-НДФЛ при таком изменении условий.

«6НДФЛ Вариант 2.xls»

Как проверить правильность заполнения

Итак, форма 6-НДФЛ заполнена, теперь проверим, все ли правильно. И сделаем мы это при помощи контрольных соотношений показателей.

С момента утверждения формы 6-НДФЛ налоговое ведомство уже несколько раз поменяло контрольные соотношения, по которым будет проверять эту отчетность. По последней версии [A14] , чтобы проверить правильность заполнения, нужно проверить только три показателя.
Прежде всего, показатель строки 020 должен быть больше или равен показателю строки 030. Если это не так, то это говорит о завышении суммы вычетов.
Второй шаг проверки – это проверка показателя исчисленного налога, отражаемого по строке 040. Для этого делаем вычисление по формуле:
(строка 020 – строка 030) / 100 х строка 010.

Если полученное значение совпало со значением, указанным в строке 040, то, значит, все сделано правильно, а если нет, то в вашем отчете завышена или занижена сумма исчисленного налога. Причем для этого значения допустима погрешность, которую можно рассчитать с помощью формулы:
строка 060 х 1 руб. х количество строк 100 в Разделе 2.

Разница возникает из-за округления суммы исчисленного налога. Ведь  налог нужно считать по каждому сотруднику, и каждая сумма исчисленного налога должна быть округлена до целого рубля, а в форме эти показатели отражены общими суммами.

И, наконец, проверим третий показатель – соотношение строк 040 и 050. Показатель строки 040 должен быть больше или равен показателю строки 050. Если это не так, то  сумма фиксированного авансового платежа завышена.

Если учреждение не проверит контрольные соотношения показателей или сдаст отчет с неувязками, то налоговый орган направит уведомление [A15]  о выявленных ошибках и противоречиях и направит требование о представлении пояснений или внесении изменений в отчетность.

Кроме этих показателей налоговые органы будут проверять форму 6-НДФЛ на соответствие данных в Карточке расчетов с бюджетом налогового агента и с показателями другой налоговой отчетности, в частности с декларацией по налогу на прибыль и со справками по форме 2-НДФЛ.

Куда и в какой форме нужно сдавать

Сдавать форму 6-НДФЛ должны и головная организация и каждое ее обособленное подразделение. Учреждение должно сдать отчет в налоговый орган по месту регистрации, а подразделения – по месту регистрации подразделения. Отчет можно сдавать как в электронном виде через оператора, так и «на бумаге». Но для сдачи бумажной версии нужно, чтобы общее количество физических лиц, которым учреждение выплатило доходы, не превышало 25 человек.

По общему правилу отчет считают представленным в тот день, когда:
– представитель учреждения сдал бумажный отчет лично, непосредственно в налоговый орган;
– учреждение отправило отчет «на бумаге» почтовым отправлением с описью вложения;
– от оператора пришло сообщение с подтверждением отправки электронной версии отчета.

Что будет, если не сдавать 

Если учреждение по каким-то причинам не сдаст форму 6-НДФЛ, то оно может готовиться к уплате как минимум двух штрафов:
– за непредставление отчета – штраф 1 000 руб. [A16]  за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для подачи расчета;
– за несвоевременное представление отчета – помимо штрафа, который указан в предыдущем пункте, налоговые органы имеют право заблокировать банковский счет налогового агента [A17] .
Кроме этого, штраф за несоблюдение сроков сдачи отчетности в размере от 300 до 500 руб. может быть наложен и на руководителя учреждения. [A18] 
Если налоговые органы обнаружат недостоверные данные в отчете, то наложат штраф в размере 500 руб. за каждый документ. [A19]  Если допущенную ошибку обнаружить раньше налогового инспектора и подать уточнения, то этого штрафа можно избежать.

СЗВ-М

Еще один новый отчет, который нужно первый раз сдать в 2016 г., – это отчет по форме СЗВ-М. Заполнять его гораздо проще, чем отчет по форме 6-НДФЛ, так как в нем не нужно указывать никаких цифровых показателей – ни начислений, ни перечислений. Это хорошая новость, но, по традиции, есть новость и похуже – сдавать этот отчет нужно ежемесячно. Что ж, давайте посмотрим, что нужно будет делать.

Что нужно сдавать

Форма СЗВ-М [A20]  обобщает данные обо всех физических лицах, работающих в учреждении. Причем включать в отчет нужно и тех сотрудников, которые работают по трудовым (коллективным) договорам, и тех, кто работает по гражданско-правовым договорам. На всех работников нужно заполнить одну форму СЗВ-М.

Когда нужно сдавать

Впервые отчет по форме СЗВ-М нужно сдать до 10 мая 2016 г. В этом отчете будут отражены данные за апрель. Потом эту форму нужно сдавать ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

Как правильно заполнить

Форма СЗВ-М содержит четыре раздела, которые не должны вызвать трудности при заполнении. Некоторые разделы содержат подстрочные подсказки с необходимыми показателями. Рассмотрим подробнее заполнение разделов.

Раздел 1. Реквизиты страхователя. В этот раздел нужно внести данные об учреждении, причем их немного: регистрационный номер в Пенсионном фонде РФ, краткое наименование, ИНН и КПП учреждения.

Раздел 2. Отчетный период. В этом разделе всего два показателя: код отчетного месяца и отчетный год. При этом в подстрочном пояснении указаны необходимые коды. Код месяца соответствует его порядковому номеру: 01 – январь, 02 – февраль и т.д.

Раздел 3. Тип формы. Здесь нужно указать кодовое выражение типа формы. Варианта всего три:
– код «исхд» – исходная форма. Этот код нужно поставить, если форму за данный отчетный период подают впервые;
– код «доп» – дополняющая форма.  Код означает, что форма содержит дополнения к ранее сданным сведениям за данный отчетный период;
– код «отмн» – отменяющая форма. Это признак того, что учреждение сдает форму СЗВ-М с целью отмены ранее ошибочно поданных сведений за указанный отчетный период. При подаче отчета с таким кодом в нем нужно отражать только те данные, которые нужно отменить. Те данные, которые ранее были поданы верно, заново переписывать не надо.

Обратите внимание: чтобы исправить ошибочные данные, нужно одновременно подать две формы СЗВ-М: с кодом «отмн» – она отменит ошибочную запись и с кодом «доп» – с ее помощью будет внесена новая или исправленная информация.

Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах. Этот раздел представлен таблицей. В графах таблицы необходимо указать данные о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены следующие виды договоров:
– трудовые договоры;
– гражданско-правовые договоры, предмет которых – выполнение работ, оказание услуг;
– договоры авторского заказа;
– договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
– издательские лицензионные договоры;
– лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Таблица имеет четыре графы: порядковый номер, фамилию, имя и отчество застрахованного лица и его СНИЛС и ИНН. Последний показатель заполнять не обязательно. Отчет примут и без него. Но если решили указать, то будьте внимательны – за ошибки в отчете учреждению грозит штраф.

Таблица имеет 25 строк, рассчитанных на такое же количество сотрудников. Если сотрудников 25 и больше, то сдать отчет «на бумаге» нельзя. В этом случае нужно сдавать отчет в электронном виде.

Фамилию, имя и отчество сотрудников нужно указывать полностью, без сокращения. Также мы рекомендуем сверить номера СНИЛС с первоисточником – копиями пенсионных свидетельств. Из-за ошибок в СНИЛС сотрудники Пенсионного фонда РФ отчет не примут.

Заполняйте отчет внимательно, не допускайте ошибок или опечаток. Даже если пропущена одна буква или цифра, учреждению грозит штраф за  недостоверные сведения.

 
Пример 4. В Учреждении в апреле по трудовому договору трудились 16 человек. Кроме этого, в апреле были приняты на работу еще 5 человек, а 3 человека уволились. Бухгалтер заполнила форму СЗВ-М за апрель на 24 человека (16 + 5 + 3).

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правления ПФР от
1 февраля 2016 г. № 83п
Форма СЗВ-М
 
Сведения о застрахованных лицах

1. Реквизиты страхователя (заполняются обязательно):
Регистрационный номер в ПФР  087-001-123456
 
Наименование (краткое)  ФГБУ  «Центр развития детей и подростков» 
ИНН
7701234567
КПП
770101001
2. Отчетный период       04      календарного года      2016      (заполняется обязательно)
(01 – январь, 02 – февраль, 03 – март, 04 – апрель, 05 – май, 06 – июнь, 07 – июль, 08 – август, 09 – сентябрь,
10 – октябрь, 11 – ноябрь, 12 – декабрь)

3. Тип формы (код)      исхд    (заполняется обязательно одним из кодов: “исхд”, “доп”, “отмн”)
“исхд” – исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период
“доп” – дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период
“отмн” – отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период

4. Сведения о застрахованных лицах:
(указываются данные о застрахованных лицах – работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства)

п/п
Фамилия, имя, отчество (при
наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже)
Страховой номер индивидуального лицевого счета (заполняется обязательно)
ИНН (заполняется при
наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)
1
Белкин Афанасий Петрович
123-456-7890
770025963512
2
Грибулина Анна Петровна
234-567-8901
770052698743
3
Дроздов Никита Иванович
345-678-9012
770012345678
 
24
Якушев Дмитрий Геннадьевич
789-012-3456
770058964235
 
 
 
 
 
Директор
 
  Никитин  
 
   Никитин О.Р.  
Наименование должности руководителя
 
(Подпись)
 
 
(Ф.И.О.)
 
 
Дата
 
М.П.
04.05.2016
 
(при ее наличии)
 
 

Куда нужно сдавать

Сдать отчет по форме СЗВ-М нужно в тот территориальный отдел ПФР, в котором учреждение зарегистрировано и в который обычно сдает форму РСВ и индивидуальные сведения.

Что будет, если не сдавать 

За нарушение сроков сдачи отчетности и недостоверные сведения установлены штрафные санкции [A21] .
Штрафы возможны за следующие нарушения:
– отчет не сдан или нарушены сроки сдачи – штраф 500 руб. за каждого сотрудника, данные о котором должны быть отражены в отчете;
– отчет содержит ошибки или опечатки – штраф тот же – 500 руб. за каждую ошибку;
– отчет сдан в неправильной форме – если учреждение с количеством сотрудников, превышающим 25 человек, представит отчет не в электронном виде, а, например, отправит по почте, то на учреждение также может быть наложен штраф в том же размере – 500 руб. за каждого работника.


 [A1]приказ ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450@
 [A2]далее – Порядок заполнения 6-НДФЛ
 [A3]п. 2 ст. 230 НК РФ
 [A4]ст. 217 НК РФ
 [A5]п. 1.8 Порядка заполнения 6-НДФЛ
 [A6]п. 3 ст. 226 НК РФ
 [A7]ст. 223 НК РФ
 [A8]п. 4 ст. 226 НК РФ
 [A9]п. 4 ст. 226 НК РФ
 [A10]п. 6 ст. 226 НК РФ
 [A11]ст. 223 НК РФ
 [A12]письмо ФНС России  от 15 марта 2016 г. № БС-4-11/4222@
 [A13]письмо ФНС России от 18 марта 2016 г. № БС-4-11/4538@
 [A14]письмо ФНС России от 10 марта 2016 г. № БС-4-11/3852@
 [A15]п. 3 ст. 88 НК РФ
 [A16]п. 1.2 ст. 126 НК РФ
 [A17]п. 3.2 ст. 76 НК РФ
 [A18]ст. 15.6 КоАП РФ
 [A19]п. 1 ст. 126.1 НК РФ
 [A20]утв. постановлением ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п «Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах"»
 [A21]ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»