click fraud detection

Главная 
Наши журналы
Отзывы
Контакты

Былина о подотчете (случай из практики)

Суммы, выданные под отчет, – тема, в связи с которой всегда возникают вопросы. Разберем ситуацию, когда деньги выдали под отчет перечислением, а остаток возвратили через кассу.

Ситуация

В учреждении произошла следующая ситуация. Два сотрудника учреждения были направлены в командировку. Для этого каждому из них был выдан аванс на проживание в сумме 3 000 руб. за счет средств от приносящей доход деятельности. Сотрудники проживали не в гостинице, а у родственников, в результате чего денежные средства на проживание не были израсходованы. По возвращении из командировки сотрудники внесли эти средства в кассу. Из поступивших в кассу денежных средств 3 000 руб. было внесено на расчетный счет, а 3 000 руб. выдано под отчет другому сотруднику, также на проживание в командировке.
 
На что обратить внимание в данной ситуации? Сначала – на самое главное. В описанном случае все действия бухгалтера совершенно законны. Никакие нормы законодательства об учете не нарушены. Порядок отражения этих фактов хозяйственной жизни в учете тоже особых сложностей не вызывает.
Тогда почему мы вообще взялись ее разбирать? Потому что попытки отразить эту ситуацию в Отчете об исполнении учреждением плана финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) в соответствии с нормами Инструкции № 33н[A1]  приводят к совершенно абсурдному результату.

Отражение в учете

Сначала подумаем, что должно было быть в Отчете (ф. 0503737), исходя из экономического содержания операции. 3 000 руб. с лицевого счета ушли и через кассу вернулись обратно:
– ушло с лицевого счета в кассу (КОСГУ 610 по л/с, КОСГУ 510 по кассе);
– пришло на л/с из кассы (КОСГУ 610 по кассе, КОСГУ 510 по л/с).
Другие 3 000 руб. ушли с лицевого счета в кассу, а из кассы были выданы под отчет. В Отчете (ф. 0503737) должно было быть отражено:
– перемещение денежных средств с лицевого счета в кассу (с л/с по КОСГУ 610, в кассу по КОСГУ 510);
– исполнение по расходам по КОСГУ 226 по кассе (а также выбытие из кассы КОСГУ 610).
Из всех движений существенных здесь только два показателя: исполнение по расходам 3 000 руб. через кассу по КОСГУ 226, деньги ушли с лицевого счета. Также, согласно самым свежим изменениям в Инструкцию № 33н, по графе 6 отражают движение через счет 21003.
То есть в Отчете (ф. 0503737) должно быть следующее:
 

 
Тут все четко и логично: исполнение через кассу 3 000 руб. (строка 176 графа 7), деньги ушли с лицевого счета (строка 700 графа 5).
Теперь посмотрим, что же получим, если последовательно отражать нашу ситуацию в учете и в отчетности. Приводя бухгалтерские записи по забалансовым счетам, мы будем исходить из следующих принципов:
– забалансовые счета 17 и 18, отражающие движение денежных средств в разрезе кодов КОСГУ, открывают и к счету 20111 и к счету 20134;
– исполнение Плана ФХД по расходам отражают по забалансовому счету 18 как уменьшение, возврат расходов отражают по забалансовому счету 18 как увеличение;
– операции внутреннего перемещения средств учреждения отражают по забалансовому счету 17: выбытие средств – как уменьшение по КОСГУ 610, поступление средств – как увеличение по КОСГУ 510.
 
1. Выдано под отчет перечислением 6 000 руб. по КОСГУ 226:
 
№ п/п
Содержание операции
Бухгалтерская запись
Дебет
Кредит
1
Выдано под отчет перечислением
2 208 26 560
2 201 11 610
2
Одновременно по КОСГУ 226
  18
(к счету 20111)
 
В Отчете (ф. 0503737) будет отражено как исполнение по расходам по КОСГУ 226 через л/с:
 

 
2. Сотрудники возвращают подотчетные средства в кассу:
 
 № п/п
Содержание операции
Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1
Возвращены подотчетные средства сотрудниками
2 201 34 510 2 208 26 660
2 Одновременно по КОСГУ 226
18
(к счету 20134)
 
 
В Отчете (ф. 0503737) это положено отражать как уменьшение исполнения по КОСГУ 226 через кассу:
 

 
3. Возвращено на лицевой счет 3 000 руб.:
 
п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Выдано из кассы 2 210 03 560 2 201 34 610
2 Одновременно по КОСГУ 610 17
(к счету 20134)
 
3 Зачислено на лицевой счет 2 201 11 510 2 210 03 660
4 Одновременно по КОСГУ 510 17
(к счету 20111)
 
 
В Отчете (ф. 0503737) это будет отражено только как внутренние обороты средств.
 

 
4. Наконец, последняя операция – 3 000 руб. выданы из кассы под отчет:
 
п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Выдано из кассы под отчет 2 208 26 560 2 201 34 610
2 Одновременно по КОСГУ 226
18
(к счету 20134)
 
 
В Отчете (ф. 0503737) это будет отражено как исполнение по КОСГУ 226 через кассу:
 

 
Что же мы видим в результате? Весьма отлично от того, что мы видели в табл. 1: в строке 176 в графах 5 и 7 неверные показатели. На самом деле у нас не было исполнения по расходам через лицевой счет. У нас было исполнение через кассу. Хотя итоговый показатель исполнения по КОСГУ 226 в графе 9 правильный.
Но как же так? Ведь совершенно понятно, что мы законодательство нигде не нарушали.

Причина в том, что фактически произошла передача денежных средств с лицевого счета в кассу. Согласно общим принципам заполнения Отчета (ф. 0503737) движение между л/с и кассой не нужно отражать в разделах «Доходы» и «Расходы». Но указания по заполнению Отчета (ф. 0503737) учитывают только два способа перемещения денежных средств между л/с и кассой: через счет 21003 и через счет 20123. А у нас перемещение произошло через подотчет (счет 20800). Причем на тот момент, когда денежные средства выдавали под отчет, никто и не предполагал, что они в итоге поступят в кассу. Разработчики Инструкции № 33н просто не предусмотрели такой ситуации.
Какой же выход? Рассмотрим несколько вариантов.

Варианты выхода из ситуации

Вариант 1. После автоматического заполнения Отчета (ф. 0503737) программой корректировать его вручную.
У этого подхода есть существенные недостатки. Во-первых, при сдаче отчетности бухгалтеру нередко приходится многократно перезаполнять в программе один и тот же отчет. И каждый раз надо будет его корректировать. Во-вторых, корректировка не так проста. Мы привели пример с одной-единственной операцией. Но в активно работающем учреждении могут быть десятки операций по тому же самому КОСГУ, и по лицевому счету, и по кассе. Тогда сумму корректировки надо будет каждый раз просчитывать.

Вариант 2. Как только бухгалтер обнаружит, что выданные перечислением денежные средства возвратили в кассу наличными, исправить забалансовые счета и коды КОСГУ к ним таким образом, как будто это не выдача под отчет и возврат подотчетных сумм, а внутреннее перемещение между лицевым счетом и кассой.
 
Выдано под отчет перечислением 6 000 руб. по КОСГУ 226:
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Выдано под отчет перечислением 2 208 26 560 2 201 11 610
2 Одновременно по КОСГУ 226
 
Одновременно по КОСГУ 610
 
18
(к счету 20111) 17
(к счету 20111)
 
Сотрудники возвращают подотчетные средства в кассу:
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Возвращены подотчетные средства сотрудниками 2 201 34 510 2 208 26 660
2 Одновременно по КОСГУ 226
 
Одновременно по КОСГУ 510
18
(к счету 20134)
17
(к счету 20134)
 
 
Конечно, выполнить такое исправление возможно только в том случае, если используемая программа бухгалтерского учета допускает независимую правку записей по забалансовым счета 17 и 18 при отражении в учете операций с денежными средствами по счетам 20111 и 20134.

Вариант 3. Ничего не делать. Попытаться объяснить учредителю (финансовому органу), что все правильно согласно нормам Инструкции № 33н.
А если бы в описанной ситуации после возврата денежных средств в кассу бухгалтер всю сумму возвратил бы на лицевой счет?
 

 
Тоже не слишком логичный результат. На самом деле никакого исполнения через лицевой счет у нас не было.

Не только подотчетные средства

 
Не следует думать, что подобная ситуация может возникнуть только с подотчетом. Она может быть, например, с возвратом отпускных при увольнении. То есть зарплату сотрудникам и отпускные перечисляли на карточки, а при увольнении сотрудник внес излишне выданные отпускные через кассу. Затем эти средства были возвращены на лицевой счет. Логически в этом случае надо было бы на сумму возврата восстановить расход через лицевой счет. Тогда, следуя современному порядку отражения операций по забалансовым счетам 17 и 18 и порядку заполнения Отчета (ф. 0503737), получим вот такую картину:
 

 
Если учреждение работает по зарплате только безналичным путем, при сдаче отчетности вы будете вынуждены объяснять, откуда вообще показатели по 211 КОСГУ по графе 7, да еще и с «минусом».
 

 [A1]утв. приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н