click fraud detection

Посмотреть журналы
20 лет вместе
Издательский дом «БиНО»
литература для руководителей и главных бухгалтеров
бюджетных, казенных, автономных учреждений
Вишлист
Вход
Регистрация
Корзина
Моя библиотека
О нас
Доставка
Контакты
Акции
Журналы
Cтатьи
Формы документов
В данный момент в корзине может быть только одна позиция товара!
Подписка
Молодому специалисту
О Главном редакторе

Бухгалтерский учет библиотечного фонда

(из архива статей БиНО 2014 года)
 
Д.В. Жуковский,
эксперт
 
Большинство граждан представляют библиотеку как книжное хранилище, из которого книги предоставляют во временное пользование. Однако в настоящее время существуют и другие, ставшие уже привычными носители информации – например, аудио- и видеозаписи, цифровые изображения и электронные документы, которые учреждения специально приобретают для своей деятельности. Все они и составят библиотечный фонд учреждения, если руководитель поставит вопрос об организации их упорядоченной выдачи сотрудникам и соответствующем учете. Причем следует различать внутрибиблиотечный и бухгалтерский учет объектов библиотечного фонда.

Нормативные документы

Если рассматривать библиотеку с профессиональной точки зрения, то следует учитывать положения нормативно-правовых актов, регламентирующих деятельность библиотек в РФ.
Прежде всего, это Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № № 78-ФЗ «О библиотечном деле»[A1] , который регулирует отношения в сфере библиотечного дела. А приказ Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»[A2]  рассматривает как раз внутрибиблиотечный учет.
Порядок бухгалтерского учета объектов (документов) библиотечного фонда изложен в следующих нормативно-правовых актах федерального уровня: Инструкции № 157н[1], Инструкции № 174н[2], Указаниях № 65н[3], Методических указаниях № 173н[4]. Однако в них многие вопросы учета библиотечного фонда не оговорены. Поэтому ведомства разрабатывают свои нормативно-правовые акты, устанавливающие нормативы учета и списания объектов библиотечного фонда.

Разновидности библиотек

Библиотека – это информационная, культурная, просветительская организация или структурное подразделение организации, располагающие организованным фондом документов и предоставляющие их во временное пользование физическим и юридическим лицам[A3] . Из этого определения видно, что с организационно-правовой точки зрения библиотеки бывают двух типов:
– самостоятельное учреждение;
– подразделение в учреждении.

Библиотека как самостоятельное юридическое лицо

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» библиотеки создают во всех видах муниципальных образований: и в поселениях, и в муниципальных районах (межпоселенческие библиотеки), и в городских округах. Полномочия по организации библиотечного обслуживания населения также есть и на уровнях субъектов РФ, и на федеральном уровне. Таким образом, учреждения-библиотеки могут быть на любом уровне бюджета.

Библиотеки как подразделения учреждений 

В некоторых видах учреждений библиотечные подразделения есть обязательно, как, например, они есть во всех образовательных учреждениях. Но и все прочие учреждения выписывают периодические издания, приобретают спецлитературу, компьютерные программы (на носителях и без них). И в какой-то момент их объем может потребовать уже организации учета. Поэтому библиотечные подразделения могут быть выделены в бюджетных учреждениях любого профиля.
Однако чтобы у бухгалтера учреждения возникла необходимость соблюдать специальные требования к учету библиотечного фонда, необходимо, чтобы:
– в учреждении было подразделение, располагающее организованным фондом документов;
– это подразделение не просто хранило эти документы, но и выдавало их во временное пользование (иное временное предоставление доступа к документам) сотрудникам или иным абонентам.

Документы, составляющие библиотечный фонд

Библиотечный фонд – это совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию[A4] . Однако это определение слишком обширно, чтобы его можно было как-нибудь практически использовать. Более понятным понятие «библиотечный фонд» станет при анализе положений Приказа № 1077.
Приведенная далее классификация документов, входящих в библиотечный фонд, основана на Приказе № 1077, но несколько отлична от указанной в нем, так как ориентирована на специфику бухгалтерского учета тех или иных документов.

Документы, имеющие вещественную форму

Основные единицы учета таких документов библиотечного фонда – это экземпляр и название, для газет – годовой комплект и название.

Непериодические печатные и рукописные документы, аудиовизуальные документы, документы на микроформах 

В состав библиотечного фонда включают печатные издания, неопубликованные документы, аудиовизуальные документы, документы на микроформах.
К непериодическим печатным изданиям относят полиграфически самостоятельно оформленные тиражированные издания: книги, брошюры, листовые издания, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций, однодневные (разовые) газеты.
К неопубликованным документам относят рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, – объекты интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих.
К аудиовизуальным документам относят фоно-, видео-, фото- и кинодокументы. Исходя из методики учета аудиовизуальных документов, приведенной в Приказе № 1077, под аудиовизуальными документами подразумевают документы, записанные в аналоговой (не цифровой) форме: на фотопленке, на магнитной ленте, а также грампластинки.
С точки зрения бухгалтерского учета все эти документы аналогичны другим основным средствам. Их приобретение отражают на аналитических счетах счета 010107000 по балансовой стоимости, амортизацию начисляют и отражают на аналитических счетах счета 010407000.

Периодические издания 

С точки зрения особенностей учета можно выделить три разновидности периодических изданий:
– журналы;
– газеты (кроме однодневных (разовых));
– продолжающиеся издания.
Для этих видов документов предусмотрен специфический порядок приобретения и отражения в учете. Подписные издания – газеты и журналы – приобретают не как нефинансовые активы, а как услуги. Соответственно, на балансовых счетах учета их не отражают. Для учета периодических изданий в составе библиотечного фонда предназначен забалансовый счет 23. Для этого счета предусмотрено две методики учета[A5] :
– журналы, приобретенные по подписке, отражают на забалансовом счете 23 по условной оценке 1 руб. за один номер журнала;
– газеты, приобретенные по подписке, отражают на забалансовом счете 23 по условной оценке 1 руб. за один годовой комплект газеты.
Эта методика в целом совпадает с указаниями, приведенными в Приказе № 1077. В нем установлен точно такой же порядок учета журналов и газет: для журналов единицей учета установлен экземпляр, для газет – годовая подшивка. К газетам и журналам могут выпускать периодические приложения, имеющие индивидуальные заглавия и собственную нумерацию. Такие приложения учитывают как самостоятельные журналы или газеты.
Инструкция № 157н не рассматривает как отдельный вид периодических изданий так называемые «обновляемые печатные издания». Обновляемое печатное издание выглядит обычно как твердая обложка-папка, в которую вставляют листы с текстом. Может быть обновляемое издание, в котором есть некий начальный набор листов, который периодически обновляют путем замены на новые листы, полученные по подписке. Может быть обновляемое издание, которое состоит из одной только обложки и со временем его наполняют листами, получаемыми по подписке.
С точки зрения Приказа № 1077 с обновляемыми печатными изданиями все в порядке. Обновляемое печатное издание учитывают как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении[A6] . Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.
С точки зрения бухгалтерского учета, исходя из норм Инструкции № 157н и Указаний № 65н, обновляемое печатное издание представляет собой гибрид печатных изданий, включаемых в объекты библиотечного фонда на балансе, и периодических изданий:
– приобретать их следует как услуги – потому что приобретают по договорам подписки;
– отражать в учете следует на балансовом счете 010107000, так как на забалансовом счете 23 предусмотрено отражение только газет и журналов;
– балансовой стоимостью должна быть указана стоимость первого поступления, иначе не будет соответствия между бухгалтерским учетом и библиотечным.

Электронные документы

В отличие от перечисленных выше видов документов электронные документы вещественной формы не имеют. Даже если приобретенный электронный документ записан на носитель (компакт-диск, флеш-накопитель), фактически приобретали не сам носитель, даже не файл, содержащий электронный документ, а тот или иной вид прав на использование этого документа.
В соответствии с положениями Приказа № 1077 к электронным документам относят:
– документы на съемных носителях;
– документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети, – сетевые локальные документы;
– документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки – инсталлированные документы;
– документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации, – сетевые удаленные документы.
В ГОСТ 7.83-2001 СИБИД «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» определено понятие электронного издания следующим образом:
«Электронное издание: электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения».
С точки зрения учета электронных документов есть серьезные несоответствия между нормативами бюджетного учета в государственных (муниципальных) учреждениях (Инструкция № 157н) и нормативами учета фондов библиотек (Приказ № 1077).
В соответствии с нормами Приказа № 1077 все виды электронных документов входят в общую стоимость библиотечного фонда. Приказ № 1077 специально оговаривает порядок отражения во внутрибиблиотечном учете поступления и списания электронных документов.
В соответствии с нормами Инструкции № 157н электронные документы не могут быть отражены ни на одном из балансовых или забалансовых счетов. Электронные документы не могут быть отнесены к основным средствам[A7] , так как они нематериальны. Но и к категории нематериальных активов они не могут быть отнесены, так как основным признаком нематериального актива будет наличие у учреждения исключительного права на этот актив[A8] . Но в подавляющем большинстве случаев учреждения имеют на электронные документы только лицензионные права, причем, как правило, неисключительные. Согласно нормам электронные документы не могут быть учтены на забалансовом счете 01 как имущество в пользовании, так как счет 01 предполагает отражение имущества, полученного по акту о приеме-передаче имущества[A9] . Лицензионный же договор, на основании которого учреждение приобретает электронные документы, предполагает не передачу имущества, а только передачу прав пользования. Следовательно, Инструкция № 157н не предоставляет никакой возможности и не накладывает никакой обязанности отражать на каких-либо балансовых или забалансовых счетах электронные документы в составе библиотечного фонда.
Следовательно, при наличии в составе библиотечного фонда электронных документов общая стоимость библиотечного фонда по данным внутрибиблиотечного учета будет больше, чем его стоимость по данным бухгалтерского учета.
Электронные документы могут быть не только приобретены за плату (то есть приобретены права на использование соответствующих электронных изданий), но и могут быть созданы в самой библиотеке, например путем оцифровки печатных изданий. Такая процедура, несомненно, приведет к увеличению стоимости библиотечного фонда (по данным внутрибиблиотечного учета), но для бухгалтерии такая оцифровка будет неважна.
В единственном случае – когда библиотека приобретает электронные документы с исключительными правами – такие электронные документы будут отражены на балансовых счетах, но не на счете библиотечного фонда 010107000, а на счете нематериальных активов 010200000.

Подходы к бухгалтерскому учету библиотечного фонда

На практике существуют два подхода к организации бухгалтерского учета объектов библиотечного фонда на балансовых счетах 010107000: общесуммовой и номенклатурный.

Общесуммовой учет

Для учета объектов библиотечного фонда предназначена Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032)[A10] . В соответствии с указаниями о порядке заполнения формы 0504032 учет библиотечного фонда в ней ведут только в денежном выражении общей суммой. На объекты библиотечного фонда не ведут Инвентарные списки нефинансовых активов. Это означает, что в бухгалтерском учете фигурирует весь объем библиотечного фонда учреждения как единственный объект учета на общую сумму всей его балансовой стоимости. Любое поступление объектов библиотечного фонда при этом отражают в учете как увеличение балансовой стоимости этого единственного учетного объекта, а выбытие – как уменьшение балансовой стоимости единственного учетного объекта.
С использованием компьютерных технологий на практике применяют некоторые разновидности общесуммовой технологии учета библиотечного фонда.
Количественный общесуммовой учет. При таком подходе в бухгалтерском учете отражают не только общую балансовую стоимость библиотечного фонда, но и общее количество учетных единиц. Каждую операцию – поступление, выбытие – отражают в учете с указанием не только общей суммы поступления/выбытия, но и с общим количеством поступивших/выбывших объектов.
Общесуммовой учет по годам. По состоянию на 1 января 2007 г. учреждения проводили переоценку основных средств. В том числе переоценивали библиотечный фонд. При этом коэффициенты переоценки были установлены в зависимости от года издания документов. Но поскольку в бухгалтерском учете таких данных не было, то бухгалтерам специально пришлось совместно с библиотечными работниками проводить достаточно трудоемкий анализ. С 2007 г. переоценку основных средств больше не проводили. Но в будущем такое мероприятие не исключено. Следовательно, можно заранее организовать учет библиотечного фонда по годам. То есть в бухгалтерском учете можно отражать как отдельные объекты учета: «Библиотечный фонд 2013», «Библиотечный фонд 2012» и так далее (при этом нет необходимости разделять по годам объекты до 2003 г. включительно, исходя из опыта переоценки 2007 г.).
Любая специфическая методика бухгалтерского учета библиотечного фонда, кроме установленной Инструкцией № 157н (общесуммовая без количества), должна быть утверждена в рамках учетной политики учреждения.
Независимо от выбранной методики общесуммового учета библиотечного фонда для объектов библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше 40 000 руб. за единицу предписано начисление амортизации линейным способом[A11] . Для того чтобы начислять на отдельный объект библиотечного фонда амортизацию линейным способом, необходимо учитывать этот объект обособленно. В Инструкции № 157н вопрос учета объектов библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше 40 000 руб. специально не оговорен. Но логически можно заключить, что:
– объекты библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше 40 000 руб. за единицу не должны входить в общесуммовую балансовую стоимость объекта учета «Библиотечный фонд»;
объектам библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше 40 000 руб. за единицу инвентарные номера не присваивают[A12] ;
– объекты библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше 40 000 руб. за единицу нужно отражать каждый в своей Инвентарной карточке (ф. 0504031).

Номенклатурный учет библиотечного фонда 

С применением компьютерных программ бухгалтерского учета стало возможным вести бухгалтерский учет каждой единицы библиотечного фонда как самостоятельного учетного объекта. Нередко такую методику используют небольшие по объему фонда библиотечные подразделения учреждений. Такой подход позволяет иметь в бухгалтерском учете более точные данные. Недостатками такого подхода будет больший объем работы по внесению данных, особенно при первоначальном заполнении базы данных.
При номенклатурном учете библиотечного фонда следует иметь в виду:
– объектам библиотечного фонда не присваивают инвентарные номера;
– на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. за единицу не открывают отдельные Инвентарные карточки (ф. 0504031), все эти объекты отражают на одной Инвентарной карточке группового учета (ф. 0504032), как и при общесуммовом учете.
При выборе методики ведения учета библиотечного фонда в разрезе номенклатуры этот способ должен быть указан в учетной политике учреждения.

Особые условия 

При организации бухгалтерского учета библиотечного фонда следует учесть следующие обстоятельства.

Особо ценное имущество в составе библиотечного фонда 

Может ли быть выделено в составе библиотечного фонда особо ценное движимое имущество? Никаких законодательных ограничений на это нет. В составе библиотечных фондов вполне могут быть редкие уникальные издания, которые по решению учредителя могут быть отнесены к категории особо ценного движимого имущества[A13]  (ОЦДИ).
Следует иметь в виду, что перечни особо ценного движимого имущества определяют соответствующие органы, осуществляющие функции и полномочия учредителя[A14] . Следовательно, учреждение само не вправе решать, какие именно объекты библиотечного фонда могут быть отнесены к категории ОЦДИ. Это станет понятно только после соответствующего распоряжения учредителя. Поэтому в приведенных далее корреспонденциях счетов ОЦДИ в составе библиотечного фонда фигурирует только в двух случаях: при поступлении объектов библиотечного фонда от учредителя и при приобретении объектов библиотечного фонда за счет средств субсидии на иные цели. Только в этих двух случаях учреждению может быть известно заранее, что из поступающих объектов библиотечного фонда следует относить к ОЦДИ. Во всех прочих случаях поступающие объекты библиотечного фонда следует приходовать как иное движимое имущество, а позднее, на основании соответствующего распоряжения учредителя, переводить в категорию ОЦДИ.

Состав комиссии по поступлению и выбытию активов

Напомним, что в некоторых случаях необходимо привлекать к решению определенных вопросов комиссию по поступлению и выбытию активов, созданную в учреждении на постоянной основе. Эта комиссия, в частности:
определяет рыночную стоимость нефинансовых активов, поступающих в учреждение по договорам дарения[A15] ;
утверждает первичные документы по принятию к учету и выбытию объектов нефинансовых активов[A16] .
В учреждениях-библиотеках ввиду специфики объектов библиотечного фонда предусматривают и специальную комиссию по поступлению и выбытию объектов библиотечного фонда. Нередко встает вопрос о том, следует ли включать в состав такой комиссии сотрудников самой библиотечной службы? С одной стороны, поскольку комиссия принимает решение о списании, в ее состав не должны входить лица, несущие материальную ответственность за списываемое имущество. Но, с другой стороны, библиотеке значительно чаще приходится определять рыночную стоимость единиц библиотечного фонда, чем иных видов имущества. Например, при:
– дарении объектов библиотечного фонда;
– определении суммы ущерба по недостаче библиотечного фонда;
– решении вопросов о допустимости в каждом конкретном случае возмещения недостачи в натуральном виде.
Для решения всех этих вопросов совершенно необходимо иметь в составе комиссии библиотечного работника.

Учет поступления объектов библиотечного фонда

Библиотечный фонд – величина непостоянная. Его и пополняют новыми документами, и списывают и утилизируют старые.

Покупка объектов библиотечного фонда

Наиболее распространенный путь поступления в учреждение документов библиотечного фонда – это покупка. Порядок отражения в бухгалтерском учете операций приобретения объектов библиотечного фонда (за исключением периодических изданий и электронных документов без носителей) аналогичен порядку приобретения любых других основных средств.
При приобретении объектов библиотечного фонда за плату необходимо учитывать, что их фактическую стоимость определяют с учетом[A17] :
– суммы, уплачиваемой в соответствии с договором поставщику (продавцу);
– суммы, уплачиваемой организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением объекта основного средства;
– затрат по доставке объекта основного средства до места его использования.
Таким образом, если для приобретения партии объектов библиотечного фонда была произведена оплата услуг по ее комплектации и ее доставке, то в стоимости всей партии приобретенных документов нужно учесть все эти дополнительные расходы. Но как это оформить документально? Для отражения в учете операции принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда (в отличие от других видов основных средств) не предусмотрено использование унифицированных форм Актов (ф. 0306001,  0306031)[A18] . Очевидно, что Инструкция № 174н предполагает, что для принятия к учету объектов библиотечного фонда достаточно документов поставщика – накладной или акта со списком поступлений[A19] . Как видим, и Приказ № 1077 содержит аналогичную норму.
Следовательно, при покупке документов в библиотечный фонд с дополнительными расходами, включаемыми в фактическую стоимость, следует применять внутренний первичный документ, форму которого следует разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Именно этот документ будет основанием для отражения увеличения стоимости библиотечного фонда и в бухгалтерском, и во внутрибиблиотечном учете.
Отражение в учете операций приобретения объектов библиотечного фонда с дополнительными расходами.
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Отражение в учете счета за объекты для комплектования библиотечного фонда 0 10631 310
 
0 30231 730
2 Отражение в учете счета за услуги по комплектации 0 10631 310
 
0 30226 830
3 Отражение в учете счета за услуги по доставке 0 10631 310
 
0 30222 830
4 Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене 0 10137 310 0 10631 310
Учредитель может специально выделить бюджетному учреждению средства в форме субсидии на иные цели для приобретения объектов библиотечного фонда. В таком случае оплату следует отражать в учете по коду финансового обеспечения «5». Но затем приобретенные таким путем объекты библиотечного фонда должны быть отражены в учете по коду финансового обеспечения «4». То есть следует перенести сумму произведенных вложений в основные средства с одного кода финансового обеспечения на другой. Такую операцию следует отражать в учете в корреспонденции со счетом 030406000[A20] .
Приобретение объектов библиотечного фонда за счет средств субсидий на иные цели.
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Отражение в учете счета за объекты для комплектования библиотечного фонда, подлежащего оплате за счет средств субсидий на иные цели 5 10621 310
5 10631 310
5 30231 730
2 Оплата объектов библиотечного фонда за счет средств субсидии на иные цели 5 30231 830 5 20111 610
3 Списание вложений в объекты библиотечного фонда за счет средств субсидий на иные цели для переноса 5 30406 830 5 10621 310
5 10631 310
4 Перенос сумм вложений в объекты библиотечного фонда на другой код финансового обеспечения 4 10621 310
4 10631 310
4 30406 730

Централизованная закупка объектов библиотечного фонда 

Объекты для комплектования библиотечного фонда нередко закупают органы государственной власти (местного самоуправления) централизованно. Например, отдел образования муниципального района производит оплату поставщику учебной литературы всего объема учебной литературы на все школы муниципального района. Затем школам выдают доверенности, на основании которых школы получают у поставщика учебную литературу, оплаченную отделом образования. В подтверждение операции школы получают товарные накладные, в которых плательщиком указан отдел образования, а грузополучателем – школа.
При расчетах с учредителем или с какими-либо сторонними юридическими лицами счет 030404000 бюджетное учреждение использовать не может. Как же в таком случае бюджетному учреждению следует отразить в учете операцию централизованной закупки? Ниже предложен один из возможных вариантов. Поскольку он не предусмотрен Инструкцией № 174н, применять его в учете можно только по согласованию с учредителем (финансовым органом).
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Отражение в учете поступления от поставщика объектов для комплектования библиотечного фонда, оплаченных в рамках централизованной закупки 0 10631 310
 
 
0 30231 730
2 Закрытие расчетов с поставщиком на основании Извещения от государственного (муниципального) учреждения, оплатившего централизованную закупку 0 30231 830 0 40110 180

Приобретение электронных документов 

Электронные документы, как мы уже говорили выше, могут быть приобретены:
– на основании лицензионного договора;
– путем приобретения исключительных прав.
В Указаниях № 65н речь идет только о приобретении «неисключительных (пользовательских), лицензионных прав на программное обеспечение», которые предписано оплачивать по подстатье 226 КОСГУ. Очевидно, что лицензионные права на электронные издания также следует приобретать по этой же статье 226 КОСГУ. Как уже было указано, Инструкция № 157н не предусматривает никаких балансовых или забалансовых счетов для отражения имеющихся у учреждения лицензионных прав. Но допускает отражение на счете 040150000 «Расходы будущих периодов» в том числе и приобретения неисключительного права пользования в течение нескольких отчетных периодов нематериальными активами[A21] . Естественно, такой способ может быть применен только в случае лицензионного права, ограниченного по сроку.
Какой из способов выбрать – списать затраты сразу или списывать их равными долями помесячно с использованием счета расходов будущих периодов, – учреждение может решить самостоятельно и закрепить решение в своей учетной политике.
Также учетной политикой учреждения может быть введен дополнительный забалансовый счет (несколько счетов) для отражения в учете лицензионных прав на электронные издания, входящие в состав библиотечного фонда. Если в учетную политику будет добавлен такой счет, для него следует определить:
– перечень первичных документов, которые будут основанием для отражения операций по этому счету;
– перечень используемых учетных регистров и порядок их заполнения.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
Приобретение лицензионных прав на электронные издания
Вариант 1. Без использования счета расходов будущих периодов
1 Отражение в учете счета за лицензионные права на электронные издания 0 40120 226
0 10900 226
0 30226 730
Приобретение лицензионных прав на электронные издания
Вариант 2. С использованием счета расходов будущих периодов
1 Отражение в учете счета за лицензионные права на электронные издания 0 40150 226 0 30226 730
22 Отнесение на расходы части стоимости лицензионных прав на электронные издания 0 40120 226
0 10900 226
0 40150 226
Приобретение исключительных прав на электронные издания отражают в учете по общим правилам приобретения нематериальных активов.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Отражение в учете вложений в приобретение исключительных прав 0 10632 320
 
0 30232 730
2 Отражение в учете стоимости услуг по государственной регистрации исключительных прав 0 10632 310
 
0 30226 830
3 Отражение в учете принятия нематериальных активов – исключительных прав 0 10230 320 0 10632 320
Так же, как и в случае с приобретением основных средств в состав библиотечного фонда, приобретение исключительных прав можно производить за счет средств субсидий на иные цели.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Отражение вложений в приобретение исключительных прав, подлежащих оплате за счет средств субсидий на иные цели 5 10622 320
5 10632 320
5 30232 730
2 Оплата приобретения исключительных прав за счет средств субсидии на иные цели 5 30232 830 5 20111 610
3 Списание вложений в приобретение исключительных прав за счет средств субсидий на иные цели для переноса 5 30406 830 5 10622 320
5 10632 320
4 Перенос сумм вложений в приобретение исключительных прав на другой код финансового обеспечения 4 10622 320
4 10632 320
4 30406 730

Подписка

Порядок приобретения периодических изданий по подписке регламентирован Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2001 г.  № 759 «Об утверждении Правил распространения периодических печатных изданий по подписке»[A22] .
Согласно Указаниям № 65н подписку на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, оплачивают по подстатье 226 КОСГУ.
На текущий момент отсутствует какая-либо специально описанная в нормативных документах методика отражения в учете расчетов учреждения с распространителем. Сложность состоит в том, что:
– заключение договора подписки можно производить в одном финансовом году, а получение периодических изданий – в следующем;
– оплату производят сразу в размере всей суммы за весь период, а распространитель исполняет свои обязанности по договору в течение периода подписки;
подписчик может отказаться от исполнения договора подписки до передачи очередного экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания, при этом подписчику возвращают цену подписки недополученных экземпляров[A23] .
В связи с этим в практике применяют три различных подхода к отражению в учете расчетов с распространителем:
1) относят сразу всю стоимость подписки на затраты текущего финансового года (себестоимость работ, услуг) на основании договора подписки;
2) относят всю стоимость подписки на счет затрат будущих периодов с последующим переносом на затраты текущего финансового года (себестоимость работ, услуг) по мере поступления очередных экземпляров;
3) относят сумму произведенной оплаты подписки на счет авансов с последующим включением в затраты текущего финансового года (себестоимость работ, услуг):по мере поступления очередных экземпляров путем зачета аванса.
Во втором и третьем вариантах стоимость периодических изданий подтверждают документами об их получении и (или) комиссионным актом в сумме, определяемой пропорционально количеству полученных номеров в общем количестве предстоящих к получению изданий (например, при годовой подписке на журнал с получением одного номера в месяц стоимость каждого из них будет составлять 1/12 общих расходов на подписку, а с получением двух номеров в месяц – 1/24).
Поскольку в действующих нормативно-правовых актах нет никаких прямых указаний по порядку отражения в учете расчетов с распространителем периодических изданий по подписке, учреждение вправе самостоятельно выбирать этот способ. Более того, для разных распространителей и (или) для разных изданий могут быть применены различные подходы.
Так как в учреждение могут приходить подписные издания одновременно и для формирования библиотечного фонда, и на иные нужды, то для корректного ведения учета на забалансовом счете 23 необходимо выработать механизм документального взаимодействия библиотечного отдела с бухгалтерией с целью оперативного получения информации о поступлениях и выбытиях периодических изданий в составе библиотечного фонда.
Отражение в учете приобретения по подписке периодических изданий для комплектования библиотечного фонда.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
Приобретение периодических изданий по подписке
Вариант 1. Без использования счетов учета авансов и расходов будущих периодов
1 Отражение в учете счета за подписку на периодические издания 0 40120 226
0 10900 226
0 30226 730
2 Оплата подписки на периодические издания (газеты, журналы)  0 30226 830 0 20111 610
Приобретение периодических изданий по подписке
Вариант 2. С использованием счета аванса
11 Оплата аванса за предстоящие к получению периодические издания (газеты, журналы) 0 20626 560 0 20111 610
22 Отнесение на расходы стоимости фактически полученных периодических изданий 0 40120 226
0 10900 226
0 30226 730
33 Зачет аванса в части стоимости фактически полученных периодических изданий 0 30226 830 0 20626 660
Приобретение периодических изданий по подписке
Вариант 3. С использованием счета расходов будущих периодов
1 Отражение в учете счета за подписку на периодические издания 0 40150 226 0 30226 730
2 Оплата подписки на периодические издания (газеты, журналы)  0 30226 830 0 20111 610
33 Отнесение на расходы стоимости фактически полученных периодических изданий 0 40120 226
 
0 40150 226
Отражение в учете периодических изданий в составе библиотечного фонда
1 Отражение фактически полученных периодических изданий в рамках забалансового учета (в условной оценке) 23  
2 Списание периодических изданий при их выбытии   23

Книгообмен 

Одним из источников поступления объектов библиотечного фонда может быть книгообмен с другими библиотечными учреждениями. В Инструкции № 174н нет никаких указаний о том, как может быть отражена в учете операция книгообмена.
А с точки зрения гражданского законодательства к договору мены применяют правила о купле-продаже[A24] . При этом каждую из сторон признают продавцом товара, который она обязуется передать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен. Следовательно, такую операцию можно было бы отразить в учете как продажу и покупку объектов библиотечного фонда с последующим зачетом встречных требований. Причем независимо от того, на каком коде финансового обеспечения числили объекты библиотечного фонда, которые были переданы на обмен, полученные в результате обмена объекты следует отразить по коду источника финансового обеспечения «2».
Можно и не оформлять операцию книгообмена как одну сделку. Вместо этого оформить как две не связанные между собой операции безвозмездной передачи объектов библиотечного фонда между двумя государственными (муниципальными) учреждениями. И в этом варианте принятые безвозмездно объекты библиотечного фонда могут быть отражены только по коду финансового обеспечения «2» – средства от приносящей доход деятельности.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
Вариант 1. Встречная безвозмездная передача (с государственными (муниципальными) учреждениями)
1 Списание амортизации объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче 0 10437 410 0 40120 241
2 Списание балансовой стоимости объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче 0 40120 241 0 10137 410
3 Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений 2 10137 310
 
2 40110 180
4 Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений 2 40110 180 2 10437 410
Вариант 2. Встречная продажа
1 Списание амортизации объектов библиотечного фонда при продаже 0 10437 410 0 10137 410
2 Списание остаточной стоимости объектов библиотечного фонда при продаже 0 40110 172 0 10137 410
3 Начисление дебиторской задолженности за реализованные объекты библиотечного фонда 2 20571 560 2 40110 172
4 Покупка объектов библиотечного фонда 2 10631 310 2 30231 730
5 Принятие к учету купленных объектов библиотечного фонда 2 10137 310 2 10631 310
6 Зачет встречных требований 2 30231 830 2 20571 660

Безвозмездное получение

Учреждение может пополнить свой фонд безвозмездно. Это может произойти в случае, если физическое или юридическое лицо (даритель) безвозмездно передаст объекты библиотечного фонда в собственность.

От учредителя

Только при одном-единственном варианте безвозмездного получения основных средств – при получении от учредителя – полученные объекты библиотечного фонда следует отражать по коду вида финансового обеспечения «4»[A25] . И только в этом случае поступающие объекты могут быть сразу отражены в учете как особо ценное движимое имущество, если учредитель при передаче дал такое письменное указание.
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
Вариант 1. Без дополнительных расходов
1 Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от учредителя по сформированной цене 4 10127 310
4 10137 310
 
4 40110 180
2 Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда от учредителя 4 40110 180 4 10427 410
4 10437 410
Вариант 2. С дополнительными расходами
1 Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от учредителя, когда для принятия объектов к учету необходимы дополнительные расходы 4 10621 310
4 10631 310
 
4 40110 180
2 Отражение в учете счета за услуги по доставке 4 10621 310
4 10631 310
4 30222 830
3 Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене 4 10127 310
4 10137 310
4 10621 310
4 10631 310

От государственных (муниципальных) учреждений 

Для бюджетного учреждения нет никаких различий между другими государственными (муниципальными) учреждениями, за исключением своего учредителя. Нет никакой разницы, какого они типа. И неважно, что у этих учреждений может быть тот же самый учредитель. С точки зрения учета все они одинаковы. Все, что получено от таких учреждений безвозмездно, следует приходовать по коду финансового обеспечения «2», даже если у передающего учреждения их числили по коду финансового обеспечения «4».
При получении документов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений их приходуют по первичным документам – по балансовой стоимости и сумме начисленной амортизации.
Операции получения бюджетным учреждениям объектов библиотечного фонда безвозмездно от государственных (муниципальных) учреждений не подлежат отражению в Справке (ф. 0503725).
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
Вариант 1. Без дополнительных расходов
1 Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений по сформированной цене 2 10137 310
 
2 40110 180
2 Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений 2 40110 180 2 10437 410
Вариант 2. С дополнительными расходами
1 Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от учредителя, когда для принятия объектов к учету необходимы дополнительные расходы 2 10631 310
 
2 40110 180
2 Отражение в учете счета за услуги по доставке 2 10631 310
 
2 30222 830
3 Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене 2 10137 310 2 10631 310

От иных юридических лиц (резидентов РФ), а также от физических лиц 

Библиотеки и учреждения, имеющие библиотечные подразделения, одни из немногих видов учреждений, в которых получение нефинансовых активов в дар – распространенная операция. В Приказе № 1077 ее описанию уделено достаточно внимания. В нем рассмотрены два варианта:
1) прием объектов, поступающих на безвозмездной основе без первичных документов (в частности, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников). В этом случае оформляют акт о приеме документов библиотечного фонда;
2) прием объектов, поступающих от юридического или физического лица в виде дара с указанием «для пополнения библиотечного фонда». В этом случае оформляют договор пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом РФ.
Полученные в дар основные средства принимают к учету по рыночной цене[A26] . Определять рыночную цену должна комиссия учреждения по приему и выбытию нефинансовых активов.
Полученные в дар объекты библиотечных фондов отражают в учете по коду финансового обеспечения «2».
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от иных юридических лиц (резидентов РФ), а также от физических лиц, по рыночной цене 2 10137 310
 
2 40110 180

Оприходование излишков объектов библиотечного фонда, выявленных при инвентаризации

Выявленные при инвентаризации излишки объектов библиотечного фонда подлежат оприходованию по рыночной цене по коду финансового обеспечения «2».
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Отражение в учете излишков объектов библиотечного фонда, выявленных при инвентаризации, по рыночной цене 2 10137 310
 
2 40110 180

Поступление объектов библиотечного фонда в возмещение ущерба

Один из возможных вариантов возмещения ущерба, причиненного объектам библиотечного фонда, – натуральным способом. Решать вопрос о допустимости возмещения ущерба библиотечному фонду путем замены на аналогичные издания следует руководителю учреждения на основании предложения комиссии учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Внутренними документами учреждения, иными нормативными актами может быть установлен другой порядок возмещения ущерба библиотечному фонду в натуральной форме.
Согласно Приказу № 1077 прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляют актом. В акте о приеме документов взамен утерянных указывают фамилию, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание, цена), подписи читателя и принимающей стороны.
Отдельно должен быть решен вопрос о порядке возмещения ущерба по периодическим изданиям. Иногда устанавливают порядок, согласно которому в случае утери/повреждения подписных изданий виновный возмещает ущерб подпиской на следующий период.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Принятие к учету объекта библиотечного фонда, поступившего в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, по рыночной цене 2 10137 310
 
2 40110 172

Изготовление объектов библиотечного фонда своими силами

Новые объекты библиотечного фонда могут быть созданы в самом учреждении.
В том случае, если объекты библиотечного фонда будут изготовлены своими силами за счет нескольких источников финансового обеспечения, следует в итоге собрать всю сумму расходов на одном коде источника.
Следует иметь в виду, что недопустимо расходовать средства субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания («4») или субсидий на иные цели («5») для изготовления объектов библиотечного фонда в рамках приносящей доход деятельности («2»). Обратное допустимо.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Списание вложений в объекты библиотечного фонда для переноса 2 30406 830 2 10631 310
2 Перенос сумм вложений в объекты библиотечного фонда на другой код финансового обеспечения 4 10631 310 4 30406 730

Переработка существующих объектов библиотечного фонда 

Создать новые документы, имеющие вещественную форму, можно, например, путем переплета годовых комплектов журналов, путем копирования объектов библиотечного фонда и т.д.
В таких случаях единственной сложностью будет отражение в учете операции по использованию одних объектов фонда для изготовления других. Очевидно, что если основное средство используют для изготовления другого основного средства, то балансовая стоимость использованного основного средства должна войти в балансовую стоимость нового. Встает вопрос: что делать при этом с начисленной амортизацией? Понятно, что и амортизация должна «перейти» на новый объект. Но в Инструкции № 174н такая операция не описана, поэтому в случае применения нашего варианта, предложенного ниже, его следует согласовать с учредителем (с финансовым органом).
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Списание материальных запасов, израсходованных на изготовление объектов библиотечного фонда 0 10631 310 0 10536 440
2 Списание балансовой стоимости объектов библиотечного фонда, использованных для изготовления объектов библиотечного фонда 0 10631 310 0 10137 410
3 Перенос сумм амортизации, начисленной на объекты библиотечного фонда, которые были израсходованы на изготовление новых объектов библиотечного фонда 0 10437 410 0 10437 410
4 Отражение услуг сторонних организаций, приобретенных с целью изготовления объектов библиотечного фонда 0 10631 310
 
0 3022Х 730
5 Принятие к учету объектов библиотечного фонда, изготовленных своими силами по сформированной цене 0 10137 310 0 10631 310

Собственная полиграфическая продукция 

В некоторых бюджетных учреждениях есть свое полиграфическое оборудование. Такие полиграфические подразделения выпускают полиграфическую продукцию как для продажи (отражают в учете как готовую продукцию на счете 010537000), так и для внутреннего потребления, в том числе и для комплектования библиотечного фонда.
В фактическую стоимость объектов библиотечного фонда, изготовленных в собственном полиграфическом подразделении, также может быть включена часть распределенных общехозяйственных расходов.
Обращаем ваше внимание, что в Инструкции № 174н и такая операция не описана. Поэтому ее следует согласовать с учредителем (с финансовым органом), а также оговорить с ним порядок отражения таких расходов в Отчете о финансовых результатах деятельности учреждения (ф. 0503721).
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Списание материальных запасов, израсходованных на полиграфическое производство 0 10631 310 0 10536 440
2 Амортизация полиграфического оборудования 0 10631 310 0 104Х4 410
3 Начисление оплаты труда работникам полиграфического подразделения 0 10631 310 0 30211 730
4 Начисление платежей во внебюджетные фонды с заработной платы работников полиграфического подразделения 0 10631 310
 
0 30302 730
0 30306 730
0 30307 730
0 30310 730
0 30311 730
5 Коммунальные расходы по полиграфическому подразделению 0 10631 310 0 30223 730
6 Общехозяйственные расходы распределены на вложения в изготовление объектов библиотечного фонда 0 10631 310 0 10981 ХХХ
7 Принятие к учету объектов библиотечного фонда, изготовленных на собственном полиграфическом производстве по сформированной цене 0 10137 310 0 10631 310
Собственное полиграфическое производство может часть изготовленной для продажи продукции в дальнейшем направить на комплектование библиотечного фонда учреждения. Такая операция, в частности, предусмотрена пунктом 41 Инструкции № 174н.
Принятие к бухгалтерскому учету готовой продукции в целях ее использования для нужд учреждения производят по ее фактической себестоимости на основании Требования-накладной (ф. 0315006).
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Перевод готовой продукции собственного полиграфического производства в состав библиотечного фонда 0 10137 310 0 10537 440

Создание объектов библиотечного фонда в результате выполнения НИОКР 

При выполнении НИОКР также могут быть созданы объекты, которые впоследствии учреждение примет в состав библиотечного фонда. Это, в частности, могут быть отчеты о выполнении работ, конструкторская и иная техническая документация.
Принятие на учет созданных в ходе выполнения НИОКР объектов, подлежащих включению в состав библиотечного фонда, следует производить на основании распоряжений уполномоченных должностных лиц и оформляемых по результатам НИОКР инвентаризационных описей созданных объектов библиотечного фонда.
Созданные объекты следует оценивать отдельно от результатов работ (нематериальных активов). Возможные варианты оценки: оценка согласно стоимости затрат на выполнение отдельных этапов работ, условная оценка по решению комиссии и т.д.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 2 3 4
1 Принятие выполненных исполнителями этапов (подэтапов) НИОКР или работы в целом 0 10632 320 0 30226 730
2 Отнесение на увеличение затрат на выполнение НИОКР стоимости оборудования и иных материальных ценностей, приобретенных
заказчиком и переданных исполнителю для использования в ходе выполнения работ
0 10632 320 0 10230 420
0 10536 440
3 Отнесение на увеличение затрат на выполнение НИОКР амортизационных отчислений со стоимости объектов основных средств и нематериальных активов, задействованных в ходе выполнения работ:    
  первоначальная стоимость которых составляет до 3 000 руб. включительно 0 10632 320 0 101ХХ 410
  первоначальная стоимость которых свыше
3 000 руб.
0 10632 320 0 104ХХ 410
0 104ХХ 420
4 Отнесение на увеличение затрат на выполнение НИОКР затрат на получение документов, подтверждающих исключительные права на них (патенты, свидетельства и т.п.) 0 10632 320 0 30226 730
5 Принятие к учету по первоначальной стоимости объекта нематериальных активов – положительного результата НИОКР 0 10230 320 0 10602 320
6 Списание затрат на выполнение НИОКР, результаты по которым не могут быть учтены в составе нематериальных активов 0 40110 172 0 10632 420
7 Списание затрат по не давшим положительного результата НИОКР 0 40110 172 0 10602 420
8 Списание на основании решения уполномоченного органа (должностного лица) затрат по незаконченным НИОКР 0 40110 172 0 10632 420
9 Сумма произведенных вложений в создание опытных образцов при выполнении НИОКР 0 10631 310
0 10634 340
0 10632 320
10 Сумма произведенных вложений в создание объектов библиотечного фонда при выполнении НИОКР 0 10631 310
 
0 10632 320
11 Принятие к учету объектов библиотечного фонда, созданных при выполнении НИОКР 0 10137 310 0 10631 310

Перевод материальных запасов в категорию библиотечного фонда 

При исправлении ошибок в учете 

Если библиотека – подразделение учреждения иного направления деятельности, то нередко возникают ситуации, когда печатная продукция и иные материалы, которые предназначены для комплектования библиотечного фонда, ошибочно приходуют как материальные запасы (как для использования в текущей деятельности учреждения). Такую ошибку следует исправлять методом «красное сторно» и затем отражать в учете правильную операцию.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Отмена операции приобретения материальных запасов – «красное сторно» 0 1053Х 340 0 30234 730
2 Исправительная запись – вложения в объекты основных средств 0 10631 310 0 30231 730
3 Исправительная запись – принятие к учету объектов библиотечного фонда 0 10137 310 0 10631 310

При изменении назначения использования 

Может также возникнуть ситуация, при которой назначение использования печатной продукции со временем изменят. Например, справочную литературу, приобретенную сотрудником для использования на рабочем месте (в этом случае литературу отражают в учете как прочие материальные запасы), через некоторое время передают в библиотечное подразделение.
Эту операцию можно отразить в учете аналогично операции перевода готовой продукции в состав основных средств. В Инструкции № 174н такая операция не описана, поэтому ее следует согласовать с учредителем (с финансовым органом).
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Перевод прочих материальных запасов в состав библиотечного фонда в результате изменения назначения использования 0 10137 310 0 10536 440

Амортизация объектов библиотечного фонда 

На объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно начисляют амортизацию в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На любые объекты основных средств стоимостью свыше 40 000 руб. амортизацию начисляют в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации[A27] .
Предел 100% начисления амортизации был увеличен с 20 000 до 40 000 руб. с 1 января 2011 г. с введением в действие Инструкции № 157н. Но при этом не было указаний о том, чтобы доначислить до 100% амортизацию на объекты основных средств стоимостью от 20 000 до 40 000 руб., на которые с 1 января 2009 г. нужно начислять амортизацию линейным способом. Следовательно, в учете могут быть две категории объектов библиотечного фонда, на которые амортизацию начисляют линейным способом:
– балансовой стоимостью свыше 40 000 руб., приобретенные после 1 января 2009 г.;
– балансовой стоимостью свыше 20 000 руб. и до 40 000 руб. включительно, приобретенные после 1 января 2009 г., но до 1 января 2011 г.
Как мы уже упоминали выше, чтобы начислять амортизацию линейным способом на соответствующие объекты библиотечного фонда, эти объекты необходимо отражать в бухгалтерском учете индивидуально, но без присвоения инвентарных номеров.
В соответствии с положениями Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы[A28] , объекты библиотечного фонда относят к седьмой амортизационной группе, для которой срок полезного использования для целей начисления амортизации установлен в пределах 20 лет, то есть до 480 месяцев.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Начисление амортизации объектов библиотечного фонда за счет расходов текущего года 0 40120 271 0 10427 410
0 10437 410
2 Начисление амортизации объектов библиотечного фонда с отнесением на общехозяйственные расходы 0 10981 271 0 10427 410
0 10437 410
3 Начисление амортизации объектов библиотечного фонда с отнесением на накладные расходы 0 10971 271 0 10427 410
0 10437 410
4 Начисление амортизации объектов библиотечного фонда с отнесением на себестоимость работ, услуг 0 10961 271 0 10427 410
0 10437 410

Учет расходов на содержание библиотечного фонда 

Расходы на содержание объектов библиотечного фонда (ремонт, реставрацию) подлежат отражению в учете в общем порядке учета затрат на содержание основных средств.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Приобретение услуг по ремонту (реставрации) объектов библиотечного фонда 0 40120 225
0 10981 225
0 10971 255
0 10961 225
0 30225 730
0 20825 730
2 Списание материальных запасов, израсходованных на ремонт (реставрацию) объектов библиотечного фонда 0 40120 225
0 10981 225
0 10971 255
0 10961 225
0 10536 440
 

Инвентаризация объектов библиотечного фонда 

Данные, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности учреждения, должны быть подтверждены результатами проведенной инвентаризации активов и обязательств. При этом порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств должен быть установлен в учетной политике учреждения.[A29] 
В свою очередь в Приказе № 1077 установлены правила проведения проверки наличия объектов библиотечного фонда. Эту проверку производят в обязательном порядке:
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации библиотеки (подразделения).
Интервал между плановыми инвентаризациями зависит от размера библиотечного фонда:
– до 50 000 учетных единиц – проверяют 1 раз в 5 лет;
– от 50 000 до 200 000 – 1 раз в 7 лет;
– от 200 000 до 1 000 000 – 1 раз в 10 лет;
– от 1 000 000 до 10 000 000 – 1 раз в 15 лет;
– от 10 000 000 до 20 000 000 – 1 раз в 20 лет;
– свыше 20 000 000 – по 1 000 000 документов (объектов) в год.
Кроме того, особый порядок установлен для объектов, имеющих в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни – их проверяют ежегодно. А вот проверку редких и ценных книг проводят 1 раз в 5 лет независимо от размера библиотечного фонда.
Плановую проверку библиотечного фонда можно проводить поэтапно в соответствии с графиком, в котором определены сроки и количества планируемого объема работы.
При этом если в текущем году не предусмотрено проведение инвентаризации библиотечного фонда, то рекомендуем перед составлением годовой отчетности произвести сверку данных о поступлении (особенно в части объектов, полученных в дар) и выбытии объектов библиотечного фонда между бухгалтерией и библиотекой. Также рекомендуем сверить данные о поступлении и выбытии периодических изданий, отражаемых в бухгалтерском учете на забалансовом счете 23. Если учетной политикой учреждения предусмотрено ведение учета на дополнительных забалансовых счетах электронных документов, входящих в состав библиотечного фонда, то перед сдачей годовой отчетности эти данные также рекомендуем сверить.

Учет выбытия объектов библиотечного фонда

Выбытие объекта библиотечного фонда обязательно должно быть отражено в бухгалтерском учете. В общем порядке основные средства списывают по основаниям морального и физического износа, нецелесообразности дальнейшего использования объекта основных средств, его непригодности, невозможности или неэффективности его восстановления[A30] .
Приказ № 1077 определяет, что исключение документов из библиотечного фонда допустимо по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность. При этом нельзя исключить единственные экземпляры объектов постоянного (бессрочного) хранения по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допустимо только по причине утраты, при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.
Для отражения выбытия объектов библиотечного фонда применяют первичный документ специального вида – Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144).
Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и др.) составляют раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда.
Для электронных документов установлен свой порядок списания. Однако, как мы уже писали выше, к бухгалтерскому учету он отношения не имеет, так как в соответствии с действующими инструкциями электронные документы, входящие в состав библиотечного фонда, не подлежат отражению на каких-либо балансовых или забалансовых счетах бухгалтерского учета.

Безвозмездная передача государственным (муниципальным) учреждениям 

Документы библиотечного фонда можно передать безвозмездно в другие учреждения – школы, детские дома, больницы. Причем не только непрофильные и дублетные, но и любые другие. Непрофильность объектов (документов) библиотечного фонда устанавливают на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем учреждения[A31] . По причине непрофильности можно исключить из фонда документы:
– не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов);
– излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями;
– по истечении срока хранения документов;
– при низком уровне спроса.
При безвозмездной передаче в акте указывают балансовую стоимость и суммы начисленной амортизации по передаваемым объектам библиотечного фонда.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Списание амортизации объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче 0 10437 410 0 40120 241
2 Списание остаточной стоимости объектов библиотечного фонда при безвозмездной передаче 0 40120 241 0 10137 410

Списание ветхих и морально устаревших объектов 

Различные отраслевые (ведомственные) нормативно-правовые акты могут устанавливать предельные нормативы списания документов по причине устаревания. Например, в соответствии с приказом Минобразования России от 24 августа 2000 г. № 2488 «Об учете библиотечных фондов библиотек образовательных учреждений» степень старения основной учебной литературы установлена по дисциплинам:
– общегуманитарные и социально-экономические – последние 5 лет;
– естественнонаучные и математические – последние 10 лет;
– общепрофессиональные – последние 10 лет;
– специальные – последние 5 лет.
Отбор устаревших по содержанию и ветхих изданий и материалов производят работники библиотеки.
Выбытие объектов библиотечного фонда по причине морального устаревания или физического износа отражают следующими операциями.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Списание амортизации объектов библиотечного фонда при списании по причине морального устаревания (физического износа) 0 10437 410 0 10137 410
2 Списание остаточной стоимости объектов библиотечного фонда при списании по причине морального устаревания (физического износа) 0 40110 172 0 10137 410
Списанные устаревшие по содержанию или ветхие документы учреждение не может передавать другим учреждениям, но может реализовать как макулатуру.
При решении вопроса о целесообразности сдачи списанных документов на переработку следует принимать во внимание закупочную цену макулатуры, транспортные расходы, НДС (если учреждение не использует освобождение от обязанностей налогоплательщика по НДС в соответствии со статьей 149 Налогового кодекса РФ). Принятие к бухгалтерскому учету макулатуры отражают на основании первичных учетных документов[A32] : Акта на списание и Акта о приемке материалов (ф. 0315004).
Независимо от того, на каком коде вида финансового обеспечения числили списанные объекты библиотечного фонда, макулатуру следует приходовать по коду вида финансового обеспечения «2».
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Принятие к учету макулатуры при списании объектов библиотечного фонда по причине физического износа – по рыночной цене 2 10536 340 2 40110 180
2 Списание макулатуры при сдаче (реализации) 2 40110 172 2 10536 440
3 Начисление дебиторской задолженности покупателю (приемщику) макулатуры 2 20574 560 2 40110 172
4 Начисление НДС с реализации макулатуры 2 20574 560 2 30304 730

Недостача и хищение 

Допустим такой вариант списания объектов библиотечного фонда, как «отсутствие по неустановленной причине»[A33] . В этом случае начисление задолженности по недостаче не производят.
Различные отраслевые (ведомственные) нормативно-правовые акты могут устанавливать предельные нормативы списания документов из фондов открытого доступа (а не из всего библиотечного фонда) по неустановленным причинам. Эти нормативы устанавливают, как правило, в процентах к объему книговыдачи (а не к объему фонда).
Если в учреждении выявлены факты хищения библиотечных документов, злоупотребления или порчи объектов библиотечного фонда, то обязательно должна быть проведена инвентаризация.
В случае выявленной недостачи или хищения в бухгалтерском учете выбытие объекта библиотечного фонда отражают аналогично выбытию основного средства помимо воли учреждения (при выявленных недостачах, хищениях, фактах уничтожения основных средств при террористических актах).
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета учета кредит счета учета
1 Списание амортизации объектов библиотечного фонда при списании по причине недостачи (хищения) 0 10437 410 0 10137 410
2 Списание остаточной стоимости объектов библиотечного фонда при списании по причине недостачи (хищения) 0 40110 172 0 10137 410

Утилизация списанных объектов библиотечного фонда 

Напомним, что при принятии решения о списании объектов основных средств также должно быть принято решение о способе уничтожения списываемых объектов[A34] .
В соответствии с требованиями Приказа № 1077 документы (объекты) библиотечного фонда, исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляют в пункты вторичного сырья. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством РФ. Порядок сдачи документов библиотечного фонда в утиль должен быть предусмотрен уставом библиотеки или положением о библиотечном подразделении.
При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.


[1] Приказ Минфина России «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для  органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» от  1 декабря 2010 г. № 157н.
[2] Приказ Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению».
[3] Приказ Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации».
[4] Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

 [A1]далее – Закон № 78-ФЗ
 [A2]далее – Приказ № 1077
 [A3]статья 1 Закона № 78-ФЗ
 [A4]статья 1 Закона № 78-ФЗ
 [A5]пункт 377 Инструкции № 157н
 [A6]пункт 3.1.10 Приказа № 1077
 [A7]пункт 38 Инструкции № 157н
 [A8]пункт 56 Инструкции № 157н
 [A9]пункт 333 Инструкции № 157н
 [A10]пункт 54 Инструкции № 157н
 [A11]пункт 92 Инструкции № 157н
 [A12]пункт 46 Инструкции № 157н
 [A13]пункт 4.8 Приказа № 1077
 [A14]пункт 12 статьи 9.2 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»
 [A15]пункт 25 Инструкции № 157н
 [A16]пункт 34 Инструкции № 157н
 [A17]пункт 47 Инструкции № 157н
 [A18]пункт 9 Инструкции № 174н
 [A19]пункт 4.1 Приказа № 1077
 [A20]письмо Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-07/3798
 [A21]пункт 302 Инструкции № 157н
 [A22]далее – Постановление № 759
 [A23]пункт 12 Постановления № 759
 [A24]пункт 2 статьи 567 ГК РФ
 [A25]пункт 8 Инструкции № 174н
 [A26]пункт 25 Инструкции № 157н
 [A27]пункт 92 Инструкции № 157н
 [A28]утверждена Постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1
 [A29]пункт 6 Инструкции № 157н
 [A30]пункт 51 Инструкции № 157н
 [A31]пункт 5.1 Приказа № 1077
 [A32]пункт 34 Инструкции № 174н
 [A33]пункты 7.4 и 7.5 Приказа № 1077
 [A34]пункт 51 Инструкции № 157н