click fraud detection

Инвентаризация имущества и обязательств
ВИКИ

Инвентаризация активов и обязательств (ВИКИ для БУ, КУ и АУ)

Определение

Инвентаризация (от латинского inventarium – «опись имущества, инвентарь») – это периодический переучет имущества с целью проверки его наличия, качественного состояния и сохранности, а также установления его соответствия данным бюджетного учета.
Все юридические лица, созданные в соответствии с законодательством РФ (кроме банков), обязаны проводить инвентаризацию. Соответствие данных инвентаризации данным бюджетного учета устанавливают при помощи составления инвентаризационной описи имущества (вещественных ценностей и расчетов).

Цели

Основные цели инвентаризации:
– выявление фактического наличия имущества;
– сопоставление фактического наличия имущества с данными бюджетного учета и выявление отклонений;
– проверка полноты отражения в учете обязательств.

Типы инвентаризаций[1]

Критерий Тип инвентаризации Отличительные особенности
По обязательности проведения Обязательная Проводят в обязательном порядке в соответствии с  законодательством РФ
Инициативная Проводят по решению руководителя
По периодичности Плановая Проводят в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
Внеплановая Проводят по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата Полная Инвентаризации подвергают  все объекты активов и  обязательств
Частичная Проверке подлежит один или несколько видов активов и обязательств
По методу проведения Натуральная Состоит в непосредственном наблюдении объектов и  определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и т.п.
Документальная Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов

Объекты инвентаризации

Все имущество организации, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств подлежат инвентаризации.
При этом под имуществом понимают:
– основные средства;
– нематериальные активы (объекты интеллектуальной собственности);
– финансовые вложения;
– производственные запасы;
– готовую продукцию;
– товары;
– прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.
А финансовые обязательства – это:
– кредиторская задолженность;
– займы и резервы.
Следует помнить, что инвентаризации подлежат также обязательства и имущество, учитываемые на забалансовых счетах:
– арендованные основные средства;
– материальные ценности, принятые на ответственное хранение;
– бланки строгой отчетности;
– списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов;
– материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению;
– переходящие спортивные призы, кубки и ценные подарки, сувениры;
– спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками;
– экспериментальные устройства.

Обязательная инвентаризация

Инвентаризацию обязательно проводят в следующих случаях:
1) при передаче имущества организации в аренду, его выкупе или продаже;
2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Такую инвентаризацию проводят по состоянию не ранее 1 октября отчетного года.
Исключение сделано для основных средств, инвентаризацию которых можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет, а также для имущества организаций, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях. Такие организации могут проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков. Порядок проведения инвентаризации указанного имущества устанавливает руководитель учреждения своим распорядительным документом;
3) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
4) при хищениях или злоупотреблениях, а также порче ценностей;
5) по истечении стихийных бедствий, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6) при реорганизации или ликвидации организации;
7) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
 
Таблица 2. Периодичность проведения инвентаризаций

п/п
Объекты Периодичность
1 Основные средства По решению руководителя учреждения не реже одного раза в три года
2 Музейные ценности Данные инвентаризации должны быть подтверждены проверкой. Проверку проводят ежегодно всего музейного собрания или его части в соответствии с утвержденным директором музея планом.
3 Библиотечные фонды По решению руководителя учреждения не реже одного раза в пять лет. Данные инвентаризации должны быть подтверждены проверкой. Периодичность проверки зависит от размера библиотечного фонда п. 7.2 Д4
5 Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них, а также драгоценные металлы и драгоценные камни, содержащиеся в отходах и ломе – два раза в год (по состоянию на 1 января и на 1 июля) - во всех местах хранения и использования;
– один раз в год по состоянию на 1 января - в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении, военной и специальной технике;
– один раз в год (по состоянию на 1 января) - в ломе и отходах, предназначенных для аффинажа;
– ежемесячно - в гальванических цехах (участках) и других аналогичных производствах Д5
  Наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры Ежемесячно ст.38 Д6
7 Фактическое поголовье взрослых продуктивных животных, рабочего скота, молодняка животных, животных на откорме, кроликов, зверей, подопытных животных и птицы
Птица, которую содержат в широкогабаритных птичниках, в безоконных помещениях с регулируемым микроклиматом.
Пчелосемьи
 
Не  реже одного раза в квартал
 
 
 
 
 
один раз в год по состоянию на 31 декабря отчетного года
 
 
не менее двух раз в год (весной - не позднее 1 июня и осенью, как правило, 1 октября)
п.54 Д7
9 Этиловый спирт Один раз в год - в период наименьших остатков п.6.6 Д8

Методы и способы проведения инвентаризации

Метод перманентной инвентаризации

Инвентаризация – дело трудоемкое. Поэтому при большом объеме работы инвентаризацию объектов лучше проводить по методу так называемой непрерывной (перманентной) инвентаризации.
Суть его заключена в том, что инвентаризацию проводят в течение всего года, при этом всю номенклатуру товарно-материальных ценностей распределяют на группы для инвентаризации каждой из них в определенный период времени с условием, что за год проведут инвентаризацию всего имущества организации.
Этот метод даже при большом объеме ценностей, подлежащих инвентаризации, позволяет не только осуществлять систематический контроль их наличия, хранения на складах и использования, но и выявлять недостатки и ошибки в аналитическом (количественном) учете.

Книжный метод

Метод применяют при проведении инвентаризации на специализированных складах с более или менее постоянной номенклатурой ценностей (например, в силовых ведомствах – склад оружия, в медицинских учреждениях – лекарственный склад) при отсутствии автоматизированного учета. В этих случаях инвентаризационные описи заменяют книгами, состоящими из специальных ведомостей, построенных по принципу оборотных. Разработать такую книгу – задача главного бухгалтера при организации учета (и проведения инвентаризации в том числе). Возможность ее использования, форма и необходимость должны быть установлены в Порядке проведения инвентаризации.
В книгах печатным способом указывают ориентировочную (постоянную) номенклатуру ценностей. Комиссии нужно просчитать материальные запасы в местах хранения и проставить количество и цены. При подведении итогов в бухгалтерии указанные в такой книге комиссией данные будут сличать с данными бухгалтерского учета.

Проверка фактического наличия

Фактическое наличие материальных ценностей проверяют:
– взвешиванием;
– пересчетом штучных предметов;
– обмером объема, замером горючего в баках машин, резервуарах и другой таре;
– измерением материальных ценностей, учитываемых в метрах;
– сверкой остатков сумм;
– другими способами.

Порядок проведения дополнительных инвентаризаций

Дополнительно к случаям, когда проведение инвентаризации обязательно по закону, руководитель может установить проведение дополнительных инвентаризации в организации, исходя из специфики ее деятельности. Порядок проведения таких инвентаризации устанавливают в локальном нормативном акте (приказе, распоряжении) при формировании учетной политики учреждения (ч. 3 ст. 11 Д1, п. 6 Д2). При этом в учетной политике можно не перечислять случаи, когда проведение инвентаризации обязательно по закону, а закрепить только порядок проведения инвентаризации для случаев, когда ее проводят по решению руководства организации.
При разработке Порядка проведения инвентаризации следует учитывать положения  Методических указаний по инвентаризации (Д2). При этом указывают, например, следующее:
– полномочия руководителя по установлению количества инвентаризаций, сроки их проведения и объекты инвентаризируемого имущества (обязательств);
– какие инвентаризации проводят в организации;
– сроки инвентаризации;
– обязанности конкретных должностных лиц;
– документы, которые должны быть сформированы в ходе инвентаризации, сроки их составления и ответственные за их составление, порядок их утверждения;
– правила документооборота и технологию обработки учетной информации;
– методы оценки имущества и обязательств, применяемые при инвентаризации;
– порядок и условия формирования рабочих инвентаризационных комиссий, а также их количественный состав;
– контрольные мероприятия и порядок их проведения;
– порядок и периодичность проведения инвентаризации основных средств и библиотечных фондов;
 – количество оформляемых экземпляров описей по арендованному (переданному в аренду) имуществу.

Инвентаризационные описи

Перед инвентаризацией бухгалтерии составляют инвентаризационные описи на объекты инвентаризации по каждому проверяемому материально ответственному лицу.
Кроме того, в перечисленных ниже случаях бухгалтерия составляет отдельные инвентаризационные описи.

Имущество арендовано или передано в аренду

Арендованные основные средства числят в организации на ответственном хранении и учитывают на забалансовом счете «Арендованные основные средства» под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.
Если имущество сдано в аренду, на него также составляют отдельные ведомости.
При этом оформляют два или более экземпляра инвентаризационных документов, один из которых следует направить владельцу указанного имущества или арендатору.

Материальные запасы в пути

Отдельно составляют описи на материальные запасы в пути, и отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями.
При этом в описях указывают:
– для материальных запасов в пути по каждой отдельной отправке – наименование, количество и стоимость, дату отгрузки, а также номера документов, на основании которых эти запасы учтены на счетах учета;
– для отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке – наименование покупателя, наименование материальных запасов, суммы, дату отгрузки, дату выписки и номер расчетного документа.

Тара

Тару заносят в описи по видам, по целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и др.).
Тару учитывают в составе прочих материальных запасов, то есть относят к нефинансовым активам.

Ценности хранятся на складе сторонней организации

Если под инвентаризацию попадают материальные ценности, переданные на ответственное хранение сторонней организации, то на них бухгалтерия тоже составляет отдельные ведомости. В них должны быть указаны наименование сторонней организации, наименование материалов, количество и стоимость.

Незавершенное капитальное строительство

Инвентаризационные описи составляют для каждого объекта незавершенного строительства. Отдельные инвентаризационные описи (сличительные ведомости) составляют:
– на введенные в эксплуатацию объекты, ввод которых не оформлен документально;
– построенные, но не введенные в эксплуатацию объекты (указывают причины задержки);
– объекты, строительство которых прекращено (в том числе на выполненные проектно-изыскательские работы по прекращенному строительству, подлежащие списанию с баланса). При этом указывают характер выполненных работ, их стоимость, причины прекращения строительства.
Кроме инвентаризационных описей для инвентаризационной комиссии готовят техническую документацию, акты сдачи выполненных работ (этапов), журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другие документы. Такими документами могу быть:
– проектно-сметная документация;
– формы КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» (форма по ОКУД 0322005), КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат» (форма по ОКУД 0322001), утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100;
– акты и журналы инструментальных (геодезических) замеров;
– акты технических обследований и акты на скрытые работы;
– паспорта переданного в монтаж оборудования;
– акты испытаний смонтированного оборудования вхолостую или под нагрузкой;
– акты рабочих комиссий по приемке в эксплуатацию отдельных зданий, сооружений и объектов формы КС-14 (форма по ОКУД 0336004), утвержденных постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. №100.

Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимостью

Однотипные объекты основных средств (станки, инструмент, хозяйственный инвентарь и т.д.) одинаковой стоимостью, поступившие одновременно, учитывают в инвентарной карточке группового учета основных средств. Такие объекты и в инвентаризационных описях приводят также группами по наименованиям с указанием количества.
Проведение инвентаризации
Особенности проведения инвентаризации отдельных объектов
Имущество в эксплуатации
Имущество, находящееся в эксплуатации, подвергается инвентаризации по местам его нахождения и материально ответственным лицам, у которых оно находится на хранении.
Инвентаризацию проводят путем осмотра каждого предмета.
В описи имущество заносят по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
Об особенностях проведения инвентаризации отдельных видов имущества рассказано ниже.
Основные средства
Инвентаризационная комиссия на основании осмотра основных средств и анализа полученных из бухгалтерии документов заполняет инвентаризационные описи (сличительные ведомости). В них указывают полное наименование объекта, его инвентарный номер, год выпуска (постройки, приобретения), заводской номер и другие необходимые сведения.
У материальных ценностей, имеющих заводские номера, сверяются их фактические номера с номерами по данным бюджетного учета.
Основные средства вносят в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Объекты основных средств могли подвергаться достройке, дооборудованию, реконструкции или модернизации. Если при этом назначение объекта изменилось, в инвентаризационную опись вносится его новое назначение.
Если изменилась балансовая стоимость объекта, но это не отражено в бюджетном учете, в опись вносится отметка и об этом.
Взрослый продуктивный и рабочий скот заносится в описи, в которых указываются:
– номер животного (бирка, тавро);
– кличка животного;
– год рождения;
– порода. Порода указывается на основании данных бонитировки скота;
– упитанность;
– живая масса (вес) животного. У лошадей, верблюдов, мулов, оленей масса (вес) не указывается;
– первоначальная стоимость.
Крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особо ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) включаются в описи индивидуально. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, включаются в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.
Молодняк крупного рогатого скота, племенных лошадей и рабочего скота заносится в описи индивидуально с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и т.д. Животные на откорме, молодняк свиней, овец и коз, птица и другие виды животных, учитываемые в групповом порядке, включаются в описи согласно номенклатуре, принятой в учетных регистрах, с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.
Непроизведенные и нематериальные активы
В отношении непроизведенных и нематериальных активов инвентаризационная комиссия проверяет их наличие, а также наличие документов, удостоверяющих право бюджетного учреждения на использование этих активов. При отсутствии указанных документов инвентаризационная комиссия организует их получение.
Оценке со стороны инвентаризационной комиссии подлежит также правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе. Эти обязанности наряду с другими содержатся в Положении об инвентаризационной комиссии.
Изделия и материалы, содержащие драгоценные металлы и камни
Инвентаризации подлежат все имеющиеся в наличии драгоценные металлы, камни, изделия из них, а также драгоценные металлы и камни в составе любых материальных ценностей.
Инвентаризация драгоценных металлов и камней, а также заполнение на них инвентаризационных описей производятся в том же порядке, что и инвентаризация другого имущества, но с некоторыми особенностями.
Так, наличие драгоценных металлов в сплавах, химических соединениях, находящихся во время инвентаризации в специальной опломбированной таре, устанавливается и вносится в опись на основании учетной и технической документации, документов поставщика или данных входного контроля.
Сведения о медицинской технике, содержащей драгоценные материалы, а также о ломе и отходах, переданных в другие учреждения (организации) или находящихся в пути, но числящихся на учете бюджетного учреждения, заносятся в отдельную опись. В описи указывают наименование учреждения (организации), наименование ценностей, количество, масса (в лигатуре и химически чистых драгоценных материалов), дата передачи ценностей, номер и дата документа.
Не распакованные на момент проведения инвентаризации посылки с материальными ценностями, содержащими драгоценные материалы, подлежат вскрытию с оформлением акта вскрытия в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Данные о наличии ценностей по количеству и массе заносятся в отдельный инвентаризационный акт (опись).
Сведения о материальных ценностях, содержащих драгоценные материалы, не принадлежащих бюджетному учреждению, находящихся на ответственном хранении или полученных для переработки, испытаний и тому подобное, заносятся в отдельный акт инвентаризации формы 0317008.
Необходимо учитывать и различать, что результаты инвентаризации драгоценных материалов металлов отражаются в двух унифицированных формах [2]:
– ИНВ-8 – акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. 0317008). В данном случае разговор идет об инвентаризации самих драгоценных материалов и изделий из них, уже извлеченных из списанной техники, узлов, приборов, оборудования, военной и специальной техники и хранящихся отдельно от действующей техники и оборудования, содержащих драгоценные металлы;
– ИНВ-8а – инвентаризационная опись (ф. 0317009). Она используется при инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах, на вооружении, военной и специальной технике и других объектах нефинансовых активов.
Материальные ценности выданы сотрудникам в индивидуальное пользование
Если учреждение выдает имущество своим сотрудникам в индивидуальное пользование, то материально ответственное лицо открывает на них карточки учета материальных ценностей личного пользования.
При инвентаризации имущества, выданного в индивидуальное пользование, работники предъявляют его комиссии согласно фактическому наличию.
Комиссия составляет групповые инвентаризационные описи формы 0504087, и лица, в распоряжении которых находится такое имущество, расписываются в них в графе «примечание».
Финансовые вложения
При инвентаризации финансовых вложений (акций, облигаций, векселей; далее – ценные бумаги) проверяются фактические расходы, связанные с их приобретением.
При этом инвентаризационная комиссия устанавливает:
– правильность оформления ценных бумаг;
– реальность их стоимости, учтенной на балансе;
– их сохранность (путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета);
– своевременность и полноту отражения в бюджетном учете дохода, полученного по ценным бумагам.
Инвентаризация ценных бумаг проводится одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе.
Ценные бумаги, выпущенные разными эмитентами, проверяются отдельно.
Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии. Результаты оформляются в инвентаризационной описи ценных бумаг формы 0504081.
Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специализированные организации, заключается в сверке остатков сумм, числящихся на счетах бюджетного учета с данными выписок этих специализированных организаций.
Как видим, инвентаризация финансовых вложений проводится в основном документально.
Расчеты
Инвентаризации подлежат расчеты с бюджетами РФ, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами. Проверке подлежат счета аналитического учета счетов 0 205 00 000 «Расчеты с дебиторами по доходам», 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», 0 209 00 000 «Расчеты по недостачам», 0 210 00 000 «Расчеты с прочими дебиторами», 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты» и 0 304 00 000 «Прочие расчеты с кредиторами».
При проведении инвентаризации расчетов инвентаризационная комиссия проводит документальную проверку и устанавливает:
– состояние и обоснованность числящихся на счетах сумм, причины возникновения задолженности и возможности ее уменьшения или ликвидации;
– момент возникновения дебиторской и кредиторской задолженности, реальна ли она ко взысканию, а также предъявлены ли иски на взыскание дебиторской задолженности в принудительном порядке.
При инвентаризации расчетов отдельно проверяются суммы по имуществу оплаченному, но находящемуся в пути, а также по имуществу полученному, но на которое не поступили в срок первичные учетные документы.
При проверке задолженности перед работником выявляются суммы кредиторской задолженности по заработной плате и прочим выплатам по оплате труда, подлежащие зачислению на счет депонентов, а также суммы переплат работникам с выяснением причин переплаты.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются суммы авансов, выданных каждому подотчетному лицу (даты выдачи и целевое назначение), а также отчеты по ним.
Также при инвентаризации расчетов проверяют правильность расчетов с бюджетами РФ (в том числе своевременность перечисления) и обоснованность сумм, числящихся на счете 0 209 00 000 «Расчеты по недостачам».
При инвентаризации расчетов среди прочего проверяются суммы дебиторской задолженности, списанные вследствие несостоятельности должников и невозможности обращения взыскания на их имущество. Причем проверяется, обоснованно ли списана задолженность, правильно ли она учитывается за балансом, нет ли возможности ее взыскать в случае изменения имущественного положения должника.
При проведении инвентаризации расчетов оформляется инвентаризационная опись формы 0504089, в которой перечисляются дебиторы (кредиторы) и проверенные счета, указываются общая сумма дебиторской (кредиторской) задолженности, в том числе подтвержденной дебиторами (кредиторами) и не подтвержденной ими, суммы дебиторской (кредиторской) задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.
При заполнении графы 6 «С истекшим сроком исковой давности» данной инвентаризационной описи следует учитывать, что такая задолженность может возникнуть в исключительном случае. Ведь требование выверки расчетов в ходе инвентаризации с подписанием соответствующих актов прерывает течение срока исковой давности (статья 203 Гражданского кодекса РФ).
При инвентаризации задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) составляется инвентаризационная опись (ф. 0504083).
Продолжение примера. Инвентаризация расчетов подтвердила данные бюджетного учета. ГУВУ имеет кредиторскую задолженность:
– перед АО «Красэнерго» за поставленную электроэнергию в сумме 358 900 руб.;
– ЗАО «Форт» за поставленный уголь в сумме 1 588 000 руб.;
– государственными внебюджетными социальными фондами в сумме 638 400 руб. Поскольку задолженности выявлены по разным видам расчетов, заполнены две инвентаризационные описи формы 0504089. Приведем примеры их заполнения на с. 63–66.
НИОКР
Перед инвентаризацией затрат проводится инвентаризация договоров (государственных контрактов) на выполнение НИОКР. При этом обращается внимание на материальные ценности, которые включены в стоимость НИОКР и в соответствии с контрактами и законодательством РФ являются собственностью заказчика, а также на нефинансовые активы, которые должны быть переданы заказчиком исполнителю для выполнения НИОКР.
При проверке незавершенных НИОКР инвентаризационная комиссия определяет по каждому договору фактические затраты по незавершенным работам, соответствие их календарному плану работ и срокам выполнения отдельных этапов, а также наличие:
– экспериментальных устройств и опытных образцов, узлов, блоков и макетов изделий;
– специального технологического, испытательного, контрольно-измерительного оборудования;
– оснастки;
– математического и программного обеспечения к этому оборудованию;
– других объектов основных средств, использованных при проведении НИОКР и оплаченных за счет средств заказчика, переданных заказчиком нефинансовых активов для выполнения НИОКР. При этом устанавливаются владельцы и пользователи объектов инвентаризации.
Фактически произведенные затраты на НИОКР должны быть подтверждены оформленными в установленном порядке первичными учетными документами (актами приемки выполненных работ), которые для работы комиссии готовит бухгалтерия.
Затем комиссия выявляет технико-экономические характеристики затрат на НИОКР, по которым их группируют и сопоставляют с данными бюджетного учета. Например, затраты на НИОКР группируются по статьям сметы, образующим структуру цены (заработная плата, начисления на заработную плату, материалы, специальное оборудование и т.д.).
Так, затраты, указанные по статьям сметы, должны соответствовать данным бюджетного учета. То есть полностью совпадать с суммами, списанными бухгалтерией на затраты по данному договору. Выборочно проверяются некоторые расходы. Например, если по статье затрат «Материальные запасы» в структуре цены на изготовление макета опытного образца изделия в соответствии с рабочей конструкторской документацией предусмотрено 50 м кабеля определенной марки, то со склада в производство должно было быть выдано именно 50 м кабеля этой марки тому подразделению исполнителя ОКР, которое занимается изготовлением образца. Стоимость данного кабеля должна быть списана на затраты по определенному договору. При этом в бухгалтерии обязательно должен быть организован раздельный учет затрат по видам НИОКР и статьям сметы в разрезе каждой НИОКР.
При инвентаризации НИОКР должен быть установлен объем незавершенных, прекращенных и законченных НИОКР, а также степень освоения выданных исполнителю НИОКР авансов. Для этого анализируют план научной работы, где имеется перечень всех НИОКР, выполняемых в текущем году, а также сроки их выполнения. Выполненные (законченные) НИОКР (этапы НИОКР) определяют путем сопоставления значений плана и актов выполненных работ. При этом будут выявлены незавершенные работы (этапы работ). По переходящим этапам НИОКР возможна кредиторская задолженность исполнителя НИОКР перед заказчиком по полученным авансам.
На прекращенные работы по инициативе заказчика должно быть оформлено Решение о прекращении работы. При этом заказчик утверждает и оплачивает фактические затраты, произведенные исполнителем НИОКР на момент прекращения работ.
Кроме самих НИОКР инвентаризации подвергаются нефинансовые активы, переданные заказчиком для выполнения НИОКР, а также оставшиеся после выполнения НИОКР (или их отдельных этапов), являющиеся собственностью заказчика. При этом проверяется, имеются ли:
– документы о техническом состоянии нефинансовых активов;
– решения об их дальнейшем использовании (передаче, утилизации, уничтожении или реализации);
– первичные учетные документы для отражения в бюджетном учете нефинансовых активов (правильно и законно оформленные).
По результатам проведенного анализа и идентификации субъектов прав на выявленные результаты научно-технической работы инвентаризационная комиссия заполняет ведомости. Рекомендованные формы этих ведомостей приведены в Методических рекомендациях по НИОКР:
– ведомость № 1 «Исключительные права на результаты научно-технической деятельности»;
– ведомость № 2 «Потенциально охраноспособные результаты научно-технической деятельности»;
– ведомость № 3 «Результаты научно-технической деятельности, не являющиеся объектами исключительных прав».
На основании заполненных ведомостей комиссия составляет следующие акты инвентаризации прав на РНТД (их формы также рекомендованы Методическими рекомендациями по НИОКР):
– акт № 1 «Права организации на выявленные РНТД»;
– акт № 2 «Не принадлежащие организации права на выявленные РНТД».
Названные акты подписывают члены инвентаризационной комиссии, регистрируют их в качестве приложений к Протоколу заседания инвентаризационной комиссии и вместе с ним передают руководителю на утверждение.
Напомним, что формы этих актов учреждение может использовать при утверждении их главным распорядителем. В противном случае учреждение использует универсальные формы, утвержденные Инструкцией № 25н. Всю необходимую дополнительную информацию можно оформлять в произвольной форме протоколом заседания инвентаризационной комиссии.
Незавершенное строительство
При инвентаризации незавершенного строительства проверяется состояние работ по строительству зданий, сооружений и других объектов капитальных вложений.
По каждому объекту устанавливается:
– объем выполненных строительных работ (включая монтаж отдельных конструкций) и работ по монтажу оборудования;
– наличие оборудования, предназначенного к установке на строящихся объектах и находящегося в процессе монтажа. Если в составе незавершенного строительства Комиссия обнаружит оборудование, переданное в монтаж, но фактически не смонтированное, то по результатам инвентаризации бухгалтерия вносит соответствующие изменения в бюджетный учет и отчетность;
– состояние законсервированных объектов, строительство которых временно прекращено (выясняются причины и основания этого);
– объем незавершенного строительства, не обеспеченный источниками финансирования.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях. Это можно сделать на основании счетов за выполненные работы, формы КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» и справок формы КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат». Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100 и переданы бухгалтерией до начала проведения инвентаризации [3].
Кроме комиссии оценку объемов работ по незавершенному строительству могут произвести специалисты сторонней организации. Целесообразность привлечения сторонней организации к вопросам проведения инвентаризации определяет руководитель учреждения [4].
Объекты, находящиеся вне места нахождения учреждения
Объекты, которые в момент инвентаризации находятся временно вне места нахождения учреждения, учитываются как находящиеся в учреждении.
Если в момент проведения инвентаризации объект основных средств находится вне места расположения учреждения (сдан в аренду или направлен на капитальный ремонт в специализированную организацию), то инвентаризация осуществляется на основании документов, подтверждающих его оприходование и передачу в другое место, а также по учетным и техническим документам либо комиссионно. Кроме того, можно провести встречную проверку с выездом на место временного нахождения объекта.
Если в бюджетном учете учреждения числятся материальные ценности, находящиеся в пути или переданные для переработки другим организациям, их проверяют по отгрузочным документам и заполняют отдельные инвентаризационные описи (акты), обработанные бухгалтерией на подготовительном этапе.
Для материальных запасов, находящихся в пути, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на ответственном хранении на складах других материально ответственных лиц, а также отгруженных, проверяется обоснованность сумм, числящихся на счетах бюджетного учета. На счетах учета таких товарно-материальных ценностей могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами. Такими документами могут быть:
– расчетные документы поставщиков или другие их заменяющие документы для находящихся в пути материальных ценностей;
– копии предъявленных покупателями документов (платежных поручений, векселей и т.д.) для отгруженных ценностей;
– сохранные расписки, переоформленные на дату, близкую к дате проведения инвентаризации для ценностей, находящихся на складах сторонних организаций.
Тара
На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи. Акты на списание (ф. 0504143, 0504144) утверждены Инструкцией № 25н.
Продолжение примера. В медицинском пункте ГУВУ «Социальный приют для детей и подростков» числится пустая мерная стеклянная тара из-под физиологического раствора в количестве 20 флаконов емкостью 0,25 л по цене 2 руб. за флакон, а также стеклянная тара с глюкозой в количестве 10 флаконов емкостью 0,5 л стоимостью 3 руб. за флакон. Эта тара подлежит возврату в аптеку. Пример заполнения Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) приведен на с. 71–73.
Горюче-смазочные материалы
Рекомендации по вопросам проведения инвентаризации ГСМ приведены в Инструкции о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госнефтепродукта СССР № 06/21-8-446, утвержденной Госкомнефтепродуктом СССР 15 августа 1985 г. (далее – Инструкция о порядке учета ГСМ). Инструкция действует и сейчас.
Согласно пункту 9.1 Инструкции о порядке учета ГСМ инвентаризация нефтепродуктов должна проводиться не реже одного раза в месяц. При этом инвентаризации, в процессе которой определяют фактическое наличие ГСМ для сопоставления с данными бухгалтерского учета, подлежат все нефтепродукты, которые числятся за учреждением, независимо от места их хранения.
При сопоставлении фактических данных о наличии ГСМ с данными бюджетного учета определяют результаты инвентаризации (недостачи, излишки), величины естественной убыли, образовавшихся за межинвентаризационный период. Следует учитывать, что естественную убыль нефтепродуктов рассчитывают при определении окончательных результатов инвентаризации и только в случае определения недостачи по количеству (пункт 9.31 Инструкции о порядке учета ГСМ).
Напомним, что согласно Инструкции по бюджетному учету ГСМ учитывают в составе нефинансовых активов (материальных запасов) и при инвентаризации ГСМ заполняют Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (форма по ОКУД 0504087). В данную форму описи главный распорядитель бюджетных средств также может внести дополнительные реквизиты и показатели с целью отражения специфики бюджетного учета в подведомственных ему бюджетных учреждениях.
Продолжение примера. На балансе ГУВУ «Социальный приют для детей и подростков» числится автомобиль марки ГАЗ-3221 «Газель», числящийся на ответственном хранении у водителя Шибаева О.Н.
При проведении инвентаризации по показаниям датчика автомобиля ГАЗ-3221 «Газель» было выявлено фактическое наличие остатков бензина Аи-92 в баке в количестве 50 л. По данным бюджетного учета остаток бензина Аи-92 составляет 60 л. Таким образом, выявлена недостача бензина в количестве 10 л.
Пример оформления инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по горюче-смазочным материалам приведен на с. 75–77.
Инвентаризация нематериальных активов
Согласно Методическим указаниям в процессе инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:
– наличие документов, подтверждающих права учреждения на использование нематериальных активов;
– правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.
При проведении инвентаризации нематериальных активов помимо Методических указаний нужно учитывать положения следующих документов:
– Инструкции об особенностях проведения инвентаризации, оценки и постановки на бухгалтерский учет объектов интеллектуальной собственности, утвержденной постановлением Госкомпатента РБ, Минфина РБ, Комитета по авторским и смежным правам при Минюсте РБ, ГНК РБ от 10 мая 2001 г. № 22/51/21-0/64;
– Методических рекомендаций по оценке стоимости и учету объектов интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов, утвержденных приказом Госкомпатента РБ от 17 апреля 1998 г. № 20, Минэкономики РБ от 18 мая 1998 г. № 41, Минфина РБ от 20 апреля 1998 г. № 109 и Госкомитета по науке и технологиям РБ от 22 апреля 1998 г. № 75.
Проверяя состояние объектов нематериальных активов, комиссия должна установить наличие и действительность документов, подтверждающих, что учреждение обладает этими активами.
К таким документам, в частности, относятся:
1) для изобретений, полезных моделей, промышленных образцов, товарных знаков, селекционных достижений – сортов растений:
– оригинал охранного документа. При этом проверяется точное соответствие указанного в охранном документе правообладателя наименованию организации, проводящей инвентаризацию. Проверяется также действительность охранного документа – сроки охраны, уплата пошлин за поддержание в силе, территория действия и т.д.;
– договор уступки охранного документа, зарегистрированный в патентном органе государственного управления РБ;
– зарегистрированный в патентном органе лицензионный договор на передачу права на использование объектов права промышленной собственности (далее – ОПС) и иной договор, содержащий положения о передаче имущественных прав на ОПС;
2) для служебных компьютерных программ:
– приказ, распоряжение, план работ с указанием исполнителей, утвержденный нанимателем, другие документы, предписывающие конкретному работнику или подразделению выполнение конкретной работы по созданию компьютерной программы;
– трудовой договор, контракт, служебная инструкция и другие документы, в которых отражены служебные обязанности работников по созданию компьютерных программ;
– акт приема-сдачи, акт выполненных работ, акт ввода в эксплуатацию, отчет о проделанной работе, утвержденный нанимателем, иные документы, подтверждающие выполнение задания по созданию компьютерной программы;
3) для компьютерных программ, права на которые учреждение получило по договору:
– лицензионный договор, соглашение – в письменной форме либо на экземплярах компьютерной программы, если на этих экземплярах изложены условия использования программы;
– авторский договор;
– договор заказа на создание компьютерной программы;
– договор уступки всех имущественных прав;
– договор проката и иные договоры, содержащие положения о передаче имущественных прав или имущественных прав вместе с правами на компьютерную программу в целом;
– документы, подтверждающие получение учреждением прав на компьютерную программу по иным основаниям, – например, по завещанию, в порядке правопреемства, по решению органа государственной власти.
При обнаружении неучтенного объекта интеллектуальной собственности инвентаризационная комиссия имеет право выбрать метод оценки его стоимости, учитывая технико-экономические данные объекта. Комиссия также устанавливает для объекта возможный нормативный срок полезного использования.
Инвентаризация расчетов
Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Комиссия путем документальной проверки обязана установить:
– правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими учреждениями, а также со структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы;
– правильность и обоснованность числящейся в учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
– правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Все расчеты с подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами к концу года должны быть закончены (пункт 9 Положения о бухгалтерских отчетах бюджетных организаций, утвержденного приказом Минфина РБ от 18 января 1999 г. № 6).
Для этого от подотчетных лиц нужно вовремя затребовать авансовые отчеты, а также потребовать погашения остатков неиспользованных сумм. На практике исключение составляют случаи выдачи в конце года подотчетных сумм на оплату командировочных расходов, начало которых приходится на текущий год, а окончание – на начало следующего. В таких случаях командированные лица сдают авансовые отчеты по окончании командировок. Поэтому на конец года отдельные суммы все же могут быть отражены в расчетах с подотчетными лицами. К ним также относятся суммы, не возмещенные подотчетными лицами.
Обоснование числящихся на конец отчетного года непогашенных сумм в расчетах с подотчетными лицами рекомендуется дополнительно раскрывать в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности.
Особенности инвентаризации расчетов с организациями-контрагентами рассмотрены в отдельной статье данного номера журнала.
Инвентаризация денежных средств,
денежных документов и бланков строгой отчетности

Наличие денежных средств в кассе учреждения на дату инвентаризации проверяется в соответствии с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 26 марта 2003 г. № 57.
Внезапная проверка кассы должна проводиться не реже одного раза в квартал. В каждом конкретном учреждении периодичность и (или) даты проведения инвентаризации определяются руководителем учреждения. При определении сроков (периодичности) проверки должны учитываться и требования внутриведомственных нормативных правовых актов.
Проверка кассы осуществляется также в ходе любых контрольных мероприятий, проводимых в учреждении.
В ходе инвентаризации производится полный полистный пересчет денежной наличности. Кроме того, проверяются другие находящиеся в кассе учреждения ценности, включая денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, путевки, талоны, авиабилеты и др.), бланки документов строгой отчетности, ценные подарки и др.
Итого проверки оформляются актом, примерная форма которого приведена в приложении 3 к Правилам ведения кассовых операций. Акт оформляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и кассиром. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию учреждения, а второй остается у кассира. До начала инвентаризации кассы у кассира и (или) других материально ответственных лиц необходимо взять расписку, которая включена в заголовочную часть акта инвентаризации кассы.
При инвентаризации большое внимание уделяется тому, как учреждение обеспечивает сохранность денег и ценностей: как оборудованы помещения, как организована охрана доставки наличных средств из банка и обеспечена их сохранность ночью, в выходные, праздники.
Наличие бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности проверяется по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков. Кроме того, наличие бланков проверяется по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств в пути проводится путем сверки сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
При инвентаризации денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, осуществляется сверка остатков сумм, числящихся на счетах по данным бухгалтерии, с данными выписок банков. В случаях выявления расхождений оформляются запросы в кредитные учреждения.
Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения должна проводиться ежемесячно. Это установлено пунктом 15 Положения о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденного постановлением Минфина РБ от 21 февраля 2002 г. № 21.
 


[1] Источник: http://buhgalter.by/magazine-articles/show/133/
[2] О применении этих форм бюджетными учреждениями см. в разделе «Формирование инвентаризационных описей» на с. 41.
[3] Какие еще документы передает бухгалтерия инвентаризационной комиссии, см. в подразделе «Незавершенное капитальное строительство» раздела «В каких случаях бухгалтерия составляет отдельные инвентаризационные описи» на с.  44.
[4] О возможности привлечения к вопросам проведения инвентаризации сторонней организации см. в разделе «Привлечение сторонней организации» на с. 20.