click fraud detection

20 лет вместе
Издательский дом «БиНО»
литература для руководителей и главных бухгалтеров
бюджетных, казенных, автономных учреждений
Вишлист
Вход
Регистрация
Корзина
Моя библиотека
О нас
Доставка
Контакты
Акции
Журналы
Cтатьи
Формы документов
В данный момент в корзине может быть только одна позиция товара!
Подписка
Молодому специалисту
О Главном редакторе
Видеопуть к порядку ФХД
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
04.11.2016
в 20:00 (Мск)
04.10.2016
в 20:00 (Мск)
06.10.2016
в 20:00 (Мск)
10.10.2016
в 20:00 (Мск)
12.10.2016
в 20:00 (Мск)
14.10.2016
в 20:00 (Мск)
18.10.2016
в 20:00 (Мск)
20.10.2016
в 20:00 (Мск)
24.10.2016
в 20:00 (Мск)
28.10.2016
в 20:00 (Мск)
31.10.2016
в 20:00 (Мск)
02.11.2016
в 20:00 (Мск)
Вход
Отправьте нам заявку со своим e-mail, и мы будем высылать документы, формы и образцы заполнения каждого шага Вам на почту.
 
E-mail
 
 
8
Видеошаг №8
Текстовая версия шага
 

Перед восьмым шагом, по традиции напишите очерк по своим действиям на предыдущем шаге. В очерке указывайте свои находки, ошибки и вопросы!


Восьмым шагом Вы детально продумаете одну из мер оптимизации, выявленных Вами на 6ом шаге, то есть построите проект, в рамках первой задачи плана, который Вы построили на предыдущем шаге 7.


Это может быть мера:

  • оптимизации процесса, то есть приведение последовательности действий к более оптимальной комбинации

  • организации рабочей среды - то есть привести инструменты, оборудование, пространство, которые задействованы в процессе, в состояние, в котором задачи процесса на них выполняются быстрее и легче

  • повышения квалификации сотрудников задействованных в процессе, то есть улучшения навыков и мастерства выполнения задач процесса за меньшее время, с меньшими затратами сил

Сказать какие меры возможно принять для оптимизации Вашего процесса, можете только Вы сами - и Вы это уже сделали на 6ом шаге!


Например, для Слада БиНО были выявлены 2 возможные меры: Одна - введение планирования поездок за тиражами, другая -. Организация постоянно соблюдаемого порядка на складе и в базе, проект которой мы и разберём на этом шаге в качестве примера.


Для создания порядка, который было бы легко соблюдать любому участнику процесса необходимо восстановить передвижение тиража на складе, чтобы однозначно зафиксировать постоянные места для всех частей тиража любого назначения. Были выделены такие части тиража:

  • Для сбора заказов через редакцию

  • Для сбора заказов дальним агентствам

  • Для сбора заказов агентств самовывоза

  • Для сбора комплекта в архив

  • Для прироста заказов, в которые необходимо будет докладывать предыдущие номера годовой и полугодовой подписки

  • Для заказа библиотеки номеров в будущем году


Под эти части тиража предусмотрели соответственные места, удобные для действий по назначению:

  • Тираж для заказов через редакцию - офис издательства

  • Тираж для сбора заказов дальним агентствам - поддоны для сбора заказов на Складе

  • Тираж для сбора заказов агентствам самовывоза - поддоны для сбора заказов на Складе

  • Тираж для сбора комплекта в архив - поддоны для сбора заказов на Складе

  • Тираж для прироста заказов - разложенный по стеллажам для конкретного типа журнала текущего года: бюджетного учреждения, автономного учреждения или казённого учреждения

  • Тираж для заказа библиотеки в будущем году - на стеллаж для библиотеки


Соответственно, такая же организация мест и размещения на них частей тиража будет и в базе. Один раз в месяц порядок отображается в базе вместе с приходом тиража и сбором заказов.


Все эти места и на складе и в базе должны быть размечены соответствующим образом, чтобы с первого взгляда любой участник процесса мог определить каждой части тиража её место. На Складе БиНО было принято решение раскрасить все стеллажи в разные цвета и развесить яркую крупную маркировку. В базе было принято решение назвать места хранения точно так, как они называются на реальном складе, и каждому месту подписать соответствующий цвет в названии.


Теперь каждый участник процесса с лёгкостью сможет соблюсти порядок и на складе и в базе один раз в месяц вместе с получением тиража и сбором заказа, поэтому потребность в трате лишних

  • 92% времени, сил и денег оператором

  • И лишних 72% времени, сил и денег каждым из троих упаковщиков

исчезает, и соответственно 92% времени и сил оператора и 72% времени и сил каждого упаковщика высвобождаются, и их можно направить на новые участки.


В БиНО оператора базы данных Склада переключили на наполнение сайта интересным актуальным материалом и на работу с аудиторией, упаковщиков поставили на задачи клининга. Причем склад и для оператора и для упаковщиков стал лишь дополнительной нагрузкой к основным задачам.


Более того - теперь каждый пришедший на склад сотрудник, не являющийся участником процесса сможет без труда разобраться и разложить тираж согласно назначению его частей. Так что в перспективе функции раскладки тиража и сбора заказов смогут стать дополнительной нагрузкой любому желающему сотруднику. Очевидно, что воспроизводство этого процесса перестала зависеть от конкретных людей!

Под новый порядок была продумана документальная часть и появились такие дополнительные документы:

  • План раскладки, который готовит оператор вместе со всеми документами для забора тиража. Согласно плану раскладки водитель раскладывает конкретное количество журналов на соответствующие места склада

  • Список сбора заказов, который готовит оператор вместе со всеми документами для сбора заказов. Согласно списку сбора заказов, упаковщики на местах сбора собирают конкретное количество журналов по каждому заказу.


Итак, получился такой порядок действий исполнителей Склада БиНО:

1.Оператор готовит документы для забора тиража, в том числе и План раскладки

2.Водитель забирает тираж, развозит часть по ближайшим агентствам, привозит часть тиража на склад, раскладывает по своим местам, согласно Плану раскладки, привозит часть тиража в офис, согласно Плану раскладки

3.Оператор готовит документы для сбора тиража, в том числе и Список сбора заказов

4. Упаковщики собирают заказы на складе согласно Списку сбора заказов

5. Водитель забирает и развозит заказы в пункты отправки дальним агентствам


В итоге, мы построили проект* - то есть, полностью проиграли в голове весь процесс в изменённых условиях, предоставив исполнителям удобно организованное пространство и документы. Так же мы восстановили соответствующий порядок действий, который в последствии и превращается в инструкции для изучения исполнителями


Благодаря такому проекту, задуманное становится практически реальным, так как в проекте прожиты все шаги процесса, предусмотрены все необходимые условия, пройдены и устранены возможные ошибки, которые на практике уже не возникнут, и в процессе проектирования становится понятной и прозрачной возможность или невозможность задуманной идеи. В проекте Склада БиНО стало очевидно, что оптимизация затрат реальна и не потребует больших вложений или каких-то сверх усилий, это простые и возможные меры, которые позволили сократить большое количество расходов.


После появления проекта все дальнейшие сроки плана будут скорректированы и станут более конкретными и точными, а картина дальнейших действий и задач станет детальной и понятной.


Переходим к Вашей практике. Опираясь на выявленные Вами на 6ом шаге меры оптимизации Вашего процесса и на приведённый пример, постройте проект одной меры, детально представив процесс и продумав под него выбранную Вами меру.


Опишите, зарисуйте Ваш проект в свободной форме на бланке приложенном под видео. Вышлите нам на почту, чтобы мы могли ответить на ваши вопросы и дать советы. До встречи на девятом шаге!
-----------------
* Построение проекта - это увлекательный самостоятельный процесс, который мы будем разбирать отдельно в рамках проекта "Управленцам". Следите за новостями и подписывайтесь на расссылку.

Реорганизация учреждений: 
преобразование учреждений
Выбираем тип
Общие проблемы


Реорганизация учреждений: правовой и организационный аспекты
Бухгалтеру и юристу. Правовые основы классификации  имущества
Реорганизация учреждений: бухгалтерский аспект
Кадровику: порядок в кадровой документации (часть 4)
Реорганизация учреждений: налоговый аспект; исполнение обязанности по уплате налогов и сборов (пеней, штрафов)
Могут быть полезными в задачах проектирования мер оптимизации: