click fraud detection

20 лет вместе
Издательский дом «БиНО»
литература для руководителей и главных бухгалтеров
бюджетных, казенных, автономных учреждений
Вишлист
Вход
Регистрация
Корзина
Моя библиотека
О нас
Доставка
Контакты
Акции
Журналы
Cтатьи
Формы документов
В данный момент в корзине может быть только одна позиция товара!
Подписка
Молодому специалисту
О Главном редакторе


За счет подотчетных сумм

Учреждение может заключить контракт в любой форме, предусмотренной Гражданским кодексом РФ для совершения сделок, в том числе оплачивая счет на подписку на журнал, полученный от редакции. При этом оплату можно осуществить, например, личной карточкой сотрудника за счет выданных ему подотчетных сумм[1].
 
Учреждениям необходимо учитывать, что если на подотчетные суммы сотрудник закупает товары (работы, услуги) для обеспечения нужд учреждения, то такие отношения также регулирует Закон № 44-ФЗ. Такой вывод вытекает из статьи 53 ГК РФ, согласно которой от имени юридического лица могут выступать его представители. При этом действия представителя (в данном случае – подотчетного лица) непосредственно создают, изменяют и прекращают гражданские права и обязанности представляемого учреждения[A1] .

Практика оформления закупок с помощью авансовых отчетов регламентирована правилами бухгалтерского учета с учетом предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке – до 100 000 руб. включительно.

Порядок оплаты подписки на периодическое издание для бухгалтерии личной банковской картой за счет подотчетных сумм следующий:
1) главный бухгалтер запрашивает счет на подписку на журнал;
2) проверяет наличие необходимых средств в плане финансово-хозяйственной деятельности по подстатье 226 КОСГУ;
3) согласовывает с контрактным управляющим сумму, чтобы не допустить перерасхода не только 5%-ного лимита, но и в разрезе КБК;
4) подает заявление на выдачу денежных средств под отчет для приобретения подписки с просьбой перечислить их на личную карту. При этом перечислять денежные средства на «зарплатную карточку» не рекомендуем, так как все перечисления на нее налоговые инспекторы считают выплатами, подлежащими обложению НДФЛ;
5) утверждает заявление у руководителя;
6) бухгалтерия перечисляет указанную в заявлении сумму на личную карту главного бухгалтера;
7) главный бухгалтер оплачивает подписку;
8) составляет авансовый отчет, к которому прикладывает счет на подписку, распечатку по проведенной операции с личной карты, подтверждающую оплату подписки, договор на подписку между редакцией (издательством) и учреждением.
 
Закупки за наличный расчет через подотчетных лиц включают в общий объем закупок у единственного поставщика до 100 000 руб., который отражают одной строкой по каждому коду бюджетной классификации[A2] . Если подотчетные суммы, за счет которых были осуществлены закупки товаров (работ, услуг), учтены в плане-графике размещения заказов[A3] , то не нужно будет:
     – составлять Отчет о нецелесообразности;
     – размещать на сайте извещение о закупке;
     – устанавливать обеспечение исполнения контракта;
     – включать сведения о закупке в реестр контрактов;
     – составлять Отчет об исполнении контракта.

И в органы Федерального казначейства не нужно будет представлять документы, подтверждающие возникновение денежных обязательств[A4]  (накладную, акты приемки-передачи, счета, счета-фактуры). 

Оплата подписки за счет личных средств с последующей компенсацией

Но нередко бывает и так, что главный бухгалтер, увидев на сайте издательства информацию о каких-либо выгодных акциях (например, о краткосрочном снижении цены), по устному согласованию с руководителем оплачивает подписку на профессиональное издание за счет личных средств с карты. И сразу встает вопрос: как учреждению правильно оформить такую покупку, а сотруднику получить возмещение потраченных средств?

И, как правило, сотрудник подает авансовый отчет, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но это неверно! Поскольку деньги сотруднику заранее не выдавали, то и  никакого перерасхода нет, а у сотрудника отсутствует как обязанность, так и возможность составлять авансовый отчет об израсходованных суммах. Да и считать такого сотрудника подотчетным лицом нельзя. Кроме того, сотрудник, не имея полномочий от учреждения и расплачиваясь за покупку личными средствами, действует от своего имени[A5] , а не от лица учреждения.

Следовательно, возмещать расход сотруднику нужно по другим основаниям. А возместить расходы можно только в том случае, если их одобрит руководитель[A6] . При этом под прямым последующим одобрением следует понимать[A7] :
– письменное или устное одобрение, например приказ руководителя;
– конкретные действия, если они свидетельствуют об одобрении сделки, например полная или частичная оплата товара, его приемка для использования.
 
В такой ситуации следует уделить внимание правильному оформлению таких расходов, что позволит однозначно определить их как расходы, осуществленные сотрудником в интересах учреждения.

Возможность  возмещения работнику затрат, связанных с исполнением им трудовых или иных обязанностей, предусмотрена в статье 164 ТК РФ. При этом компенсация (возмещение) произведенных затрат не подпадает под регулирование Закона № 44-ФЗ, поскольку он регулирует закупки товаров, работ, услуг, а компенсация расходов регламентирована трудовым законодательством.

Однако в настоящее время не установлено требований к документальному оформлению операций по компенсации сотрудникам потраченных на нужды учреждения денежных средств без их предварительной выдачи. Поэтому учреждение имеет право самостоятельно определить порядок оформления документами такой операции – то есть форму отчета о произведенных работником расходах без предварительного получения им денежных средств под отчет, который можно закрепить, например, в отдельном приказе или в учетной политике. В нем дополнительно можно определить перечень сотрудников, которым разрешено тратить свои средства с последующим их возмещением. Можно дополнительно указать список, на что можно тратить средства, и максимальную сумму разрешенных расходов. Кроме того, учреждение при формировании учетной политики вправе самостоятельно определить счет[A8] , на котором будет отражать расчеты с сотрудниками в случае компенсации произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет – счет аналитического учета счета 20800 или счета 30200.

Порядок возмещения расходов, например главного бухгалтера на оплату подписки на основании приказа руководителя, следующий.

Шаг 1. Главный бухгалтер на основании статьи 188 ТК РФ пишет заявление на компенсацию расходов и прикладывает к нему документы, подтверждающие оплату: счет на подписку, чек с банковской карты о проведенной операции со всеми необходимыми для проверяющих реквизитами, договор на подписку между редакцией (издательством) и учреждением.

При этом в плане финансово-хозяйственной деятельности должны быть прописаны расходы по подстатье 212 КОСГУ в достаточной сумме[A9] .
 
Пример.
  Руководителю Бюджетного учреждения Иванову В.Д.
                                  от главного бухгалтера И.Ю. Смирновой


Заявление
о возмещении расходов.

С  вашего ведома  и в интересах  учреждения мною оформлена подписка на 2-е полугодие 2015 г. на ежемесячный журнал «БиНО: Бюджетные учреждения» за счет собственных средств. 
Необходимость оплаты была вызвана краткосрочностью действия (1 рабочий день) специальной акции издательства «Береги бюджет» (http://bino.ru/action), что позволило сэкономить 50% средств на подписку.

Данное издание необходимо сотрудникам бухгалтерии как для организации текущей работы, так и для поддержания своей квалификации.

На основании вышеизложенного и согласно статье 188 ТК РФ прошу выплатить мне компенсацию  в  размере  2 871, 00 (Две тысячи восемьсот семьдесят один) руб. 00 коп.

Приложения:
1. Договор на подписку на 2-е полугодие.
2. Счет № БУ-1/15 б/п от 01.07.2015 г.
3. П/п № 4 от 01.07.2015 г. об оплате подписки с моего личного счета.
 
 
Главный бухгалтер                                       Смирнова                     И.Ю. Смирнова
                                                                                                              07.07.2015 г.

 
Шаг 2. Руководитель издает приказ о компенсации произведенных расходов в интересах учреждения, оформленный в произвольной форме, с распоряжением бухгалтерии о выплате указанных средств (например, из кассы учреждения).

Продолжение примера.
На основании заявления Смирновой И.Ю. был подготовлен приказ руководителя.
 

«Бюджетное учреждение»

 
ПРИКАЗ № 18
г. N-ск                                                                                                                               9 июля 2015 г.
О возмещении расходов

В связи с краткосрочностью действия специальной акции «Береги бюджет» со скидкой 50% на подписку (http://bino.ru/action) с моего ведома главный бухгалтер Смирнова И.Ю. за свой счет оплатила подписку на 2-е полугодие 2015 г. на ежемесячный журнал «БиНО: Бюджетные учреждения», который необходим для использования в работе бухгалтерии. На основании вышеизложенного 

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Выплатить Смирновой И.Ю. компенсацию произведенных за свой счет расходов в размере  2 871, 00 (Две тысячи восемьсот семьдесят один) руб. 00 коп. из кассы учреждения.

2. Главному бухгалтеру Смирновой И.Ю. обеспечить выплату компенсации в срок до 10.07.2015 г. 
 
Основание: заявление Смирновой И.Ю. от 07.07.2015 г.
 
Директор                                                Иванов                 В.Д. Иванов
 
С приказом ознакомлена                         Смирнова          И.Ю. Смирнова
09.07.2015 г. 

 
 
Шаг 3. Главный бухгалтер получает деньги в кассе учреждения.

Продолжение примера.  В учете  выплата компенсации была отражена следующим образом:

№ п/п
Содержание операции Бухгалтерская запись
 
 
Сумма, руб.
Дебет Кредит
1 Начислена работнику компенсация расходов по оплате подписки 0 40120 212 0 30212 730 2 871, 00
2  Выдана компенсация из кассы учреждения 0 30212 830 0 20134 610 2 871, 00
 
Поскольку полученная сотрудником компенсация не приносит ему никакой экономической выгоды[A10] , то он не должен платить НДФЛ.
Отметим, что компенсационные выплаты, которые установлены законодательством (в данном случае – статьей 188 ТК РФ), не облагают страховыми взносами в фонды[A11] . 

 
[1] Об особенностях расчета пластиковыми картами см. БиНО: БУ № 8/2014.

 [A1]п. 1 ст. 182 ГК РФ
 [A2]пп. 4 п. 5 приложения к приказу Минэкономразвития России и Федерального казначейства от 20 сентября 2013 г. № 544/18н
 [A3] письмо Минэкономразвития России от 28 марта 2014 г. № Д28и-385
 [A4] письмо от 5 августа 2014 г. Минэкономразвития  России № 18505-ЕЕ/Д28 и Минфина России № 02-02-04/39043
 [A5]п. 1 ст. 183 ГК РФ
 [A6]п. 2 ст. 183 ГК РФ
 [A7]п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23 октября 2000 г. № 57
 [A8]п. 6 Инструкции № 157н, письмо Минфина России от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406
 [A9]см. приказ Федерального казначейства от 30 июня 2014 г. № 10н
 [A10]письма Минфина России от 8 апреля 2010 г. № 03-04-06/3-65 и от 25 июля 2006 г. № 03-05-01-04/219
 [A11]ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ



 

Подписка за наличный расчет в один день!

 

Пора подписки иногда застает главных бухгалтеров врасплох. К тому же в это время издательства стараются предложить настолько выгодные условия, что жалко их не использовать. Рассмотрим возможные варианты подписки на профессиональные издания.
Пользовательское соглашение
Политика конфиденциальности
Телефон отдела подписки: +74997356311
 
E-mail (по вопросам подписки): bino@ekar.ru 
 
E-mail (редакция): redactor@ekar.ru 
Оформить подписку прямо сейчас