click fraud detection

20 лет вместе
Издательский дом «БиНО»
литература для руководителей и главных бухгалтеров
бюджетных, казенных, автономных учреждений
Вишлист
Вход
Регистрация
Корзина
Моя библиотека
О нас
Доставка
Контакты
Акции
Журналы
Cтатьи
Формы документов
В данный момент в корзине может быть только одна позиция товара!
Подписка
Молодому специалисту
О Главном редакторе
Посмотреть журналы

РАСЧЕТЫ ПЛАСТИКОВЫМИ КАРТАМИ

Ильин И.И.
заместитель начальника отдела учета и
отчетности комитета финансов городского округа
 
Применение для расчета различных пластиковых карт прочно вошло в обиход. Каждый, кто использует карты, знает об их преимуществах – возможности быстро перевести деньги в другой город или страну, отсутствие необходимости носить с собой большое количество наличных, возможность блокировки карты в случае ее утраты (то есть сохранение своих денег даже в случае кражи или потери кошелька), доступ ко всем прелестям интернет-торговли. И это лишь часть достоинств расчетов с помощью карты, так что «плюсы» использования карт – налицо. Пластиковая карта даже выставлена в Британском музее как один из предметов, кардинально изменивших мир в ХХ веке. И это заслуженно! 
 
В практику бюджетных учреждений также все больше и больше входят различные формы расчета за товары и услуги без использования наличных денежных средств. Бюджетные учреждения постепенно отказываются от бумажной волокиты, очередей и загруженности тоннами документов и переходят к эффективному взаимодействию со своими партнерами, клиентами и работниками в электронной форме. Тысячи учреждений используют преимущества банковских карт и электронных расчетов, обеспечивающих эффективное и современное функционирование.
Рассмотрим подробнее, как бюджетное учреждение может применить различные способы таких расчетов.

Банковские карты

Наиболее распространенной формой использования банковских карт можно считать перечисление на них заработной платы (денежного довольствия) сотрудников. Затем учреждение переходит на использование этих же карт для выдачи сотрудникам денежных средств под отчет. Рассмотрим типовые вопросы, которые возникают при осуществлении таких операций.

Перечисление на карту: заработная плата

Нужны ли ведомости?

Многие учреждения, перейдя на выплату заработной платы перечислением на банковские карточки сотрудников, прекращают оформлять платежные или расчетно-платежные ведомости. Но насколько это правильно?
Инструкция № 174н[A1]  устанавливает Расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) и (или) Расчетную ведомость (ф. 0301010) как необходимый первичный документ для оформления ряда операций, а именно:
принятие обязательства в сумме начисленной работникам бюджетного учреждения заработной платы, прочих выплат (компенсаций);
– суммы начисленных страховых выплат по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
– начисление стипендий[A2] ;
удержания из начисленной суммы оплаты труда, стипендий[A3] ;
начисление налога на доходы физических лиц[A4]  (то есть ведомости следует использовать еще и как основания для оформления первичными документами начисления НДФЛ).
Следовательно, оформлять ведомости все-таки надо.

Собираем подписи? 

Расчетная ведомость (ф. 0301010) – более подробная, но она предназначена только для отражения расчетных сумм. Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401), кроме этого, содержит графу для подписи. Если учреждение выплачивает заработную плату перечислением и расчеты оформляет Расчетно-платежной ведомостью (ф. 0504401), надо ли еще собирать на ведомости подписи?
Рассуждая логически, подписи не нужны. Подпись сотрудника подтверждает, что он деньги получил. Но факт зачисления денег на банковскую карту сотрудник в любом случае должен признать.
Однако первичный учетный документ принимают к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа[A5] . А если в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) есть графа «подпись», то она тоже должна быть заполнена, иначе ведомость нельзя принять к учету? Тут надо принять во внимание то, что Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401), согласно Инструкции № 174н, выполняет две функции:
– первичного документа для отражения начислений (для этого не нужна подпись сотрудников, только подпись бухгалтера);
– первичного документа для отражения выплат наличными из кассы – как раз для этого нужны подписи, но в данном случае мы не через кассу выдаем.
Следовательно, можно считать, что при выплате зарплаты перечислением на банковские карты подписи сотрудников в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) необязательны.

Как отразить в учете?

Этот чисто технический вопрос бухгалтеры задают достаточно часто. Потому что здесь не все однозначно.
С одной стороны, для учета расчетов по безналичным перечислениям на счета во вклады сотрудников учреждения следует использовать счет 030403000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»[A6] . С другой стороны, предусмотрено, что перечисление средств иным кредиторам, в том числе работникам учреждения, отражают по кредиту счета 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030211830–030213830)[A7] , то есть без использования счета 030403000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».
Кроме того, перечисление учреждением заработной платы сотрудникам, прочих выплат, стипендий, пенсий, пособий и иных социальных выплат на банковские карты отражают по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» и кредиту счета 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»[A8] .
Таким образом, следует сделать вывод, что согласно нормам Инструкции № 174н выплату заработной платы на банковскую карту перечислением следует отражать в учете прямой корреспонденцией без использования счета 030403000.

Перечисление на карту: подотчет

Для более подробного разговора по вопросам, возникающим при расчетах с подотчетными лицами с использованием банковских карт, прежде всего рассмотрим нормативную базу по выдаче подотчетных сумм.
Нормативно установлены следующие требования[A9] :
– денежные средства выдают под отчет по распоряжению руководителя;
– распоряжение о выдаче денежных средств под отчет руководитель дает на основании заявления сотрудника;
– в заявлении сотрудника или в распоряжении руководителя (неясно, где именно) должно быть указано:
1) назначение аванса;
2) расчет (обоснование) суммы;
3) срок, на который выдают деньги.
Также определено, что задолженность подотчетного лица списывают на основании[A10] :
– утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета подотчетного лица;
– прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.
Однако Авансовый отчет (ф. 0504049) не считают первичным документом[A11] , это учетный регистр. А операции в учете отражают на основании именно первичных документов.
Тогда какие именно это будут первичные документы? Нередко контрольно-ревизионные органы на каждую покупку, совершенную подотчетным лицом, требуют наличия двух подтверждающих документов:
– документального подтверждения приобретенного товара, работы, услуги (товарная накладная, товарный чек, акт об оказании услуг, акт о выполнении работ);
– документального подтверждения оплаты (корешок приходного кассового ордера, кассовый чек, квитанция).
Никакого нормативно-правового акта, который бы содержал именно такие требования, на федеральном уровне нет. И не может быть. Потому что уже достаточно давно отменено требование об обязательном применении ККМ. То есть вполне может быть приложен к авансовому отчету только товарный чек без кассового. Или будет только квитанция о приеме оплаты, которая одновременно содержит название и цену услуги. То есть вполне законна ситуация, когда документ будет только один. И на это следует обращать внимание ревизоров!

Подтверждение получения подотчетных сумм 

Многие бухгалтеры не придают значения одному важному обстоятельству. Когда на одну и ту же банковскую карту приходят денежные средства как по заработной плате, так и подотчетные, для сотрудника эти деньги одинаковы. Как в таком случае можно с сотрудника что-то потребовать?

Ситуация. Сотруднику перечислены под отчет денежные средства в сумме 5 000 руб. В силу жизненных обстоятельств ему срочно были нужны деньги, и он израсходовал эту сумму. На требование бухгалтерии представить отчет за подотчетные средства сотрудник возразил:
– Я думал, что это премия. Деньги мне на зарплатную карту пришли.
– Но вы же писали заявление на подотчет на 5 000 руб.
– Писал. Жду, пока мне их выдадут.
– Вам и выдали, перечислением. Там даже в Заявке на кассовый расход написано «подотчет».
– Я вашей заявки не видел. Мне деньги на зарплатную карту пришли, я их потратил.

И если сотрудник пойдет на принцип, то существуют ли у учреждения какие-нибудь шансы доказать, что сотрудник должен вернуть деньги? Факт наличия заявления на подотчет на эту самую сумму действительно ничего не доказывает. Денежные средства на его зарплатную карточку приходят обезличенные. Сотрудник вполне может все поступающие на нее средства считать своим доходом. Особенно если в учреждении нет практики давать на подпись сотрудникам Расчетно-платежные ведомости.
Чтобы избежать такого рода ситуаций, в учетной политике учреждения следует утвердить форму уведомления о перечислении денежных средств под отчет и в письменном виде по этой форме уведомлять сотрудника о том, что ему на зарплатную карту перечислены подотчетные суммы на какие цели и на какой срок.
Уточним еще раз: факт наличия заявления на подотчет и распоряжения руководителя еще не означает, что деньги фактически выданы сотруднику на эти самые цели, на этот самый срок и в этих суммах. А значит, если из документов есть только распоряжение (заявление), то у учреждения еще нет никаких оснований что-то с сотрудника требовать.

Расходы с карты: снять наличные

Наиболее простым способом использования банковских карт подотчетным лицом будет простое снятие денежных средств в банкомате и последующая оплата наличными. Никаких особенностей отражения в учете здесь не будет. Этот способ, на первый взгляд, следует считать наименее хлопотным для бухгалтерии учреждения.
А как быть, если в силу обстоятельств сотрудник был вынужден получать наличные в «чужом» банкомате? Как учесть сумму комиссии? Сложность в том, что у сотрудника не будет никакого подтверждающего документа. Единственное, чем будет подтвержден расход, – это выписка со счета карты. Выписка может быть получена любым доступным способом (распечатана из «личного кабинета», получена в отделении банка) и приложена к Авансовому отчету (ф. 0504049).
В учете комиссия банка за снятие наличных может быть отражена следующим образом:
 
№п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Комиссия банка 0 401 20 226, 0 109 ХХ 226 0 302 26 730
2 Комиссия банка учтена из подотчетных сумм 0 302 26 830 0 208 26 660

А если сотруднику вообще не перечисляли на карту денежные средства под отчет по 226 КОСГУ? Тогда дополнительно нужно направить в орган казначейства Уведомление об уточнении кода КОСГУ по той операции, когда подотчетные средства были перечислены на карту.

Расходы с карты: оплатить картой

Этот способ расходования средств с банковской карты подотчетным лицом лишен упомянутого выше недостатка, связанного с комиссией банка при снятии наличных. Кроме того, при оплате банковской картой сотруднику учреждения гарантировано наличие как минимум одного документа – чека.

Расходы с карты: покупки через интернет

Приобретение товаров и услуг через интернет становится все более популярно. Имея банковскую карту, для оплаты покупки достаточно только указать ее реквизиты. Но для сотрудника бюджетного учреждения, а особенно для бухгалтерии, здесь могут возникнуть некоторые вопросы.
Как уже было сказано ранее, Авансовый отчет (ф. 0504049) – не первичный документ. Нужны какие-то первичные документы. Но при покупке через интернет с подтверждающими документами как раз и может встать вопрос.

Ситуация. Сотрудник кадровой службы учреждения пожелал прослушать онлайн-семинар по вопросам кадрового учета. Сотрудник в устной форме согласовал вопрос с руководителем и уплатил за доступ к онлайн-трансляции денежные средства со своей зарплатной карты. Затем представил в бухгалтерию подписанное руководителем заявление о выдаче под отчет денежных средств на участие в семинаре. Сотрудник заверил бухгалтера, что «документы будут».

В результате он представил в бухгалтерию три документа, распечатанные с сайта:
– счет на оплату;
– акт о выполнении работ;
– свидетельство о прослушанном семинаре.
При проверке ревизоры указали, что эти расходы за счет средств субсидии на госзадание не были подтверждены документально. Когда бухгалтер предъявил выписку со счета банковской карты, ревизоры резонно заметили, что из выписки видно, кому платили и сколько, но не видно, за что. Так что в этом случае выписка тоже мало что доказывает. Тем более что платеж был сделан с той карты, на которой кроме подотчетных средств были личные средства сотрудника. Было предписано возместить ущерб. На момент проверки сотрудник кадровой службы, который слушал семинар, уже уволился. Руководитель назначил виновным бухгалтера: «Потому что он меня не предупредил, что так нельзя, потому что принял такие неправильные документы». Бухгалтер не стал защищаться и внес сумму в погашение ущерба.

Если в учреждении допустить покупки через интернет с банковской карты, бухгалтер рано или поздно столкнется с подобными проблемами. Вот сотрудник захочет себе купить в интернет-магазине учебное пособие для работы. Что потом показывать ревизору? Файл на компьютере сотрудника? А ведь ревизоров не волнует, что онлайн-покупка может экономить деньги и время.

Поэтому если руководитель настаивает на введении в практику расчетов банковских карт, то бухгалтеру следует либо подготовить соответствующее положение о их применении, либо установить правила их использования в приказе об учетной политике. И, конечно, в обязательном порядке проводить инструктаж сотрудников. Например, в приведенной выше ситуации сотрудник должен уметь правильно оформить платеж с банковской карты, тогда в чеке о проведенной операции будут видны все необходимые для проверяющих реквизиты: сколько, кому, на основании какого документа и за что уплачено – как в традиционном платежном поручении. Кстати, некоторые банки в качестве документа, подтверждающего платеж с карты, предлагают распечатать именно «классическое» платежное поручение, где плательщиком указан держатель карты.

Документы, подтверждающие расход: сомнения со стороны ревизоров 

Если руководитель учреждения утвердил Авансовый отчет (ф. 0504049), то для бухгалтера уже никакой проблемы быть не должно. Тем не менее разного рода претензии к авансовым отчетам ревизоры предъявляют нередко. Особенно часто это происходит при совершении покупок подотчетным лицом без использования наличных денежных средств. Потому что в этом случае, как правило, отсутствуют привычные бумажные первичные документы. Часто единственная «бумага», которую можно получить, – это распечатка. Вот в этом случае ревизоры нередко вообще не признают совершенные расходы и любят писать в актах о ревизионной проверке вердикт о «нецелевом использовании» или «неэффективном использовании» средств.

Хотя в силу принципа презумпции невиновности (который продекларирован как в федеральных кодексах, так и в нормативно-правовых актах, регламентирующих деятельность органов финансового контроля) ревизор (если у него есть сомнения) и должен доказывать, например, что сотрудник учреждения действительно не покупал те самые услуги, о которых идет речь в авансовом отчете. А не учреждение оправдываться. Пока ревизор не докажет, что сотрудник не ставил служебную машину на платную стоянку, любые сомнения в достоверности чека на оплату стоянки – не более чем личное мнение ревизора, которому не место в акте о ревизионной проверке!
Если подотчетное лицо приобретает материальные ценности, то, чтобы доказать «нарушение», ревизору следует доказать недостоверность документов о расходовании этих материальных ценностей.

Ситуация. В учреждении вышел из строя компьютер. Сотрудник, ответственный за содержание оргтехники, приобрел необходимую запасную часть через интернет-магазин, расплатившись подотчетными денежными средствами с банковской карты. При получении запчасти этому сотруднику был выдан товарный чек. Но в товарном чеке не были указаны ни название учреждения, ни Ф.И.О. самого сотрудника, а были только данные, указанные при оформлении заказа через сайт: номер сотового телефона (сотрудник указал личный телефон) и номер заказа.

При контрольно-ревизионной проверке проверяющий «не признал» этот товарный чек достаточным подтверждением закупки для нужд учреждения и классифицировал это «нарушение» как «нецелевое использование средств субсидии». Бухгалтер смог отстоять интересы учреждения, указав в Акте возражений, что ревизор не доказал недостоверность акта о списании компьютерной запчасти, подписанного четырьмя сотрудниками учреждения.

Если же подотчетное лицо приобретает услуги, доказать, что ничего не было приобретено, ревизору значительно сложнее. Единственно, что он может попробовать доказать, – что сотрудника в это время в этом месте просто не могло быть. Например, на основании табеля учета рабочего времени или других первичных документов, отражающих операции в это же время в другом месте. Например, водитель не мог одновременно ремонтировать машину в мастерской и держать ее же на стоянке. Или если сотрудник сдавал белье в химчистку в выходной день, это также может вызвать сомнения.

Документы, подтверждающие расход: сомнения со стороны налоговой инспекции 

Если расходы произведены за счет средств от приносящей доход деятельности, учреждение, естественно, заинтересовано в том, чтобы учесть эти расходы на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Ведь расходами признают обоснованные и документально подтвержденные затраты[A12] , осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. То же самое имеет место в отношении подтверждения транспортных расходов подотчетного лица. При проверках правильности удержания НДФЛ или начислений во внебюджетные фонды проверяющие «бракуют» расходы, на которые нет бумажного подтверждающего документа, и заставляют считать это доходами подотчетного сотрудника, требуя доначислить НДФЛ и (или) страховые взносы.
То есть сам-то факт совершения расходов (даже если оплата прошла электронным способом и в подтверждение есть только распечатки) налоговики под сомнение и не ставят. Но включить в состав расходов для налогообложения отказываются.

Очень показательна здесь история с электронными билетами на транспорт. Хотя электронные авиабилеты были узаконены еще в 2006 г., по-прежнему налоговые органы предъявляют претензии, которые организации должны раз за разом отбивать. Минфин России уже восемь лет по нескольку раз в год пишет в письмах[A13]  разъяснения о том, что маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и контрольный купон электронного железнодорожного билета  – это документы строгой отчетности. Поэтому ими можно подтвердить расходы на приобретение электронных билетов в целях налогообложения прибыли. Помимо этого и посадочный талон содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты). Так что и он может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов по проезду, связанных с направлением работника в командировку.

И в случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного или авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли учреждению дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не нужно.
И это только два вида электронных билетов – авиационный и железнодорожный! Стоит ли говорить, что все разнообразие возможных безденежных покупок законодателями никак не освоено.
Например, если сотрудники учреждения будут приобретать электронные билеты на автобус или на теплоход, есть вероятность, что налоговая инспекция (внебюджетный фонд) не признает эти расходы (при проверке налога на прибыль, НДФЛ, взносов на социальное страхование) по основанию: «посадочного талона нет – документального подтверждения нет». Сможет ли бухгалтер потом доказать, что нигде в законодательстве не написано, что в этом случае должен быть посадочный талон?

На самом деле вся суета вокруг электронных билетов – просто придирка со стороны налоговых органов. Ведь кроме билетов есть еще командировочное удостоверение и документы о проживании. Не мог же сотрудник из Новосибирска в Москву за один день попасть магическим способом! Тем более что факт перечисления оплаты билетов, даже если оплату производили с банковской карты, может быть надежно подтвержден. И тем не менее налоговики ставят эти факты под сомнение и требуют еще и посадочный талон (контрольный купон).
Это реальность, с которой бухгалтеры вынуждены работать. Поэтому любые расходы, произведенные электронным путем без оформления традиционных бумажных документов, пугают бухгалтера. Да, это не запрещено, да и руководитель требует. Но попробуй потом доказать…

Документы, подтверждающие расход: опасения со стороны бухгалтера

Осторожность бухгалтеров в отношении различных электронных покупок обусловлена не только упомянутыми выше проблемами. Подотчетное лицо, приобретающее что-либо за подотчетные средства, обычно мало заинтересовано в получении качественных подтверждающих документов, может просто не иметь достаточной квалификации, чтобы оценить допустимость использования того или иного документа.
Даже при покупках за наличные деньги бухгалтерам нередко приносят неразборчиво написанные товарные чеки без указания цены и количества, оформленные продавцом, слабо знающим русский язык: «Калотка тармазная 500». Водитель, который отчитывается за покупку запчастей, искренне не понимает, почему такой товарный чек не может быть принят к учету, и идет с жалобой к руководителю.
С электронными покупками ситуация для бухгалтера обстоит еще сложнее. Подотчетному сотруднику, конечно, проще.

Ситуация. Сотрудник, направляясь в командировку, забронировал номер в гостинице через интернет, произведя оплату подотчетными средствами с банковской карты. В гостинице в регистратуре ему выдали электронную карту-ключ от номера (в 6-00 утра), а за документами предложили зайти в бухгалтерию, которая работает с 9-00. Когда сотрудник вернулся в гостиницу в 20-00 по завершении всех мероприятий, бухгалтерия уже, естественно, не работала. В результате сотрудник из командировки не привез никаких документов, подтверждающих проживание в гостинице. Вся работа по добыче документов легла на бухгалтера и была еще осложнена тем, что бухгалтерия гостиницы никаких шагов навстречу делать не желала: деньги-то они получили, услуги оказали, сделка закрыта.

Если бы бухгалтер оплачивал проживание в гостинице безналичным путем, он бы сам сразу решил вопросы с документальным оформлением и, наверное, вообще не стал бы обращаться в гостиницу, где с этим проблемы. Поэтому перед тем, как сотрудник учреждения поедет в командировку, бухгалтеру лучше подстраховать себя и либо тщательно проинструктировать сотрудника относительно получения документов, либо решить вопрос самому.

Специализированные карты для приобретения
отдельных видов товаров, услуг

Еще одна разновидность электронных платежных инструментов – пополняемые специализированные карты. Такие карты выпускают поставщики товаров и услуг. Работа с ними заключена в:
– перечислении аванса в счет предстоящей отгрузки товара (оказания услуг) на «счет карты»;
– приобретении впоследствии товаров (услуг) путем предъявления соответствующей карты и списания средств с ее «счета».

«Счет карты» здесь взят в кавычки, потому что это не банковский счет, а просто учетный регистр в учете поставщика товаров (услуг), на котором отслеживают текущий остаток невыбранного аванса.
На практике применяют как минимум два вида таких специализированных карт: топливозаправочные карты (выпускаемые продавцами моторного топлива) и транспортные карты (электронные проездные билеты), используемые для оплаты проезда в общественном транспорте.

При работе с топливозаправочными картами продавец топлива ежемесячно представляет учреждению товарные документы на полученное по каждой карте топливо. В случае транспортных карт чаще всего выдают документ, подтверждающий зачисление средств на счет карты, но документ об оказании услуг, как правило, не выдают.
Каким же образом отразить в учете операции с такими картами?

Наиболее простой вариант: отражать в учете только дебиторскую задолженность поставщика товара (услуг) и по мере приобретения товаров (услуг) списывать ее. Но при этом сотрудник, получивший карту, которая может давать доступ к покупке на значительную сумму, никакой ответственности за эту сумму не несет, так как факт ее получения не зафиксирован документально. Наличие пин-кода для топливных карт не гарантирует от злоупотребления со стороны самого сотрудника или работника АЗС (если карта будет утеряна на АЗС). А транспортные карты могут вообще не содержать пин-кода.

Нужен более сложный вариант учета, который, с одной стороны, позволял бы видеть в учете текущий остаток невыбранного аванса, а с другой стороны, документально подтверждал бы текущую денежную сумму, за которую несет ответственность сотрудник, получивший на руки карту.

Наиболее логично применить схему учета, похожую на учет расчетов с подотчетными лицами с денежными документами. Формально пополняемые карты не подходят под категорию «денежные документы». Денежные документы не только служат средством оплаты товаров, услуг, но и имеют фиксированный номинал (денежную оценку). Пополняемые карты, естественно, не имеют фиксированного номинала. Чтобы возлагать на сотрудника соответствующую сумму денежной ответственности каждый раз, когда учреждение пополняет счет карты, следует оформлять возврат карты в фондовую кассу с ее текущим остатком и повторную выдачу с увеличенным остатком после пополнения.

Для организации учета этих операций с применением стандартных корреспонденций счетов будет нужен еще «виртуальный контрагент», которого называют по номеру карты. Это удобно, так как учреждение может использовать несколько таких карт. Если на конец финансового года на счете топливозаправочной карты будет  неиспользованный остаток, необходимо закрыть его в учете в ноль, иначе будет завышена сумма активов и завышена величина кредиторской задолженности.

Учет операций с пополняемой топливозаправочной картой

Сначала несколько слов о самой топливной карте. Она не имеет статуса кредитной или иных платежных карточек, эмитентом которых выступает кредитная организация, ее применяют  как средство строгой отчетности (Д.Ж,НАСТОЯТЕЛЬНО не рекомендую употреблять попусту термин «средство строгой отчетности», так как в бюджетном учете оно имеет очень узкое значение, о котором не знают в том числе и налоговики.) как своего рода «доверенность на предъявителя», которое позволяет представителю держателя держателю карты получить от лица учреждения определенное количество товара (ГСМ)[A14] . Порядок расчета с организацией-заправщиком прописывают в договоре, там же фиксируют ежемесячный лимит отпускаемого топлива, размер предоплаты, условия обслуживания карты и различные дополнительные условия, которые стороны желают установить, например порядок сверки или условия предоставления скидок.

Топливные карты имеют ряд преимуществ перед приобретением ГСМ за наличный расчет. Так, топливные карты дают:
– контроль над действиями водителя – документы эмитента содержат информацию о заправках, это, к тому же, исключает злоупотребление со стороны водителя; ПО топливной карте водитель также прекрасно может заправить на 20 литров личный автомобиль, сгонять на рыбалку и предоставить липовый путевой лист. При заправке никогда на АЗС не проверяется, в какую именно машину заливается бензин. Можно даже в канистру залить.
– возможность скидки за оптовую покупку ГСМ; Хотя бы раз посмотрите на сайтах госзакупок, по каким ценам продают бензин по безналу и сравните его с розницей! По закону о госзакупках поставщик не имеет права в течение периода действия контракта менять цену, поэтому при продаже по безналу поставщики топлива сразу закладывают цену с прогнозом увеличения розничных цен на год вперед! Получается значительно дороже по контракту, чем сейчас в рознице.
– удобство оприходования ГСМ, приобретенных за месяц; Ничем не удобнее, по сравнению с оприходованием по чекам за наличные
– разнообразие выбора горючего – к одной карте можно «привязать» несколько видов топлива; Имея наличные, тоже можно купить любой сорт горючего.
– легкость учета движения карт (по сравнению с наличными деньгами и талонами);
– возможность установления лимита на определенные виды топлива;
– возможность блокировки карты при ее утере;
– возможность возмещения НДС по счетам-фактурам за истекший отчетный период. Если в чеке НДС указан, никаких проблем с возмещением НДС не будет и при покупке за наличные.

На самом деле, бюджетные учреждения работают с пополняемыми топливными картами не из-за их по большей части мифических преимуществ. Просто в силу требований законодательства о госзакупках возможности закупать моторное топливо через подотчетных лиц ограничены. Приходится запускать конкурсные процедуры и закупить моторное топливо по перечислению. А компании-поставщики при продаже по безналу как раз и производят отпуск топлива по картам.

Расчеты с помощью топливных карт имеют и свои минусы: это ограничение количества заправщиков (то есть заправить машину можно не на любой АЗС, но это принципиально только в случае дальних поездок) и невозможность фиксации цены топлива на момент пополнения карты.

Стоит помнить, что заправка автомобиля учреждения ГСМ на основании чека, выданного АЗС, не подтверждает факт использования топлива этим автомобилем для определенных целей учреждения, а подтверждает только факт приобретения ГСМ. Основной документ, подтверждающий расход ГСМ автомобилем учреждения, – это путевой лист. И затраты на приобретение ГСМ по топливным картам не будут признаны для целей налогового учета в полном размере: ни в момент уплаты аванса на карту, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина[A15] . То есть нельзя учесть в целях налогообложения прибыли расходы на приобретение топливной карты в момент ее приобретения либо заправки топлива в бак автомобиля на основании выданных заправщиком документов.

Пример. Рассмотрим порядок учета операций с пополняемой топливозаправочной картой.
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись Сумма, руб.
Дебет Кредит
1 Перечисление аванса поставщику ГСМ 0 206 34 560 (Поставщик ГСМ) 0 201 11 610 50 000, 00
2 Получение от поставщика топливозаправочной карты 0 201 35 510 0 302 34 730 (карта № ХХХ) 50 000, 00
3 Сотруднику выдана под отчет топливозаправочная карта 0 208 34 560 0 201 35 610 50 000, 00
4 Сотрудник отчитался о заправке ГСМ 0 302 34 830 (карта № ХХХ) 0 208 34 660 20 000,00
5 От продавца получены товарные документы, подтверждающие отгрузку ГСМ 0 105 33 340 0 302 34 730 (продавец ГСМ) 20 000,00
6 Зачтен аванс, ранее выплаченный поставщику 0 302 34 830 (продавец ГСМ) 0 206 34 660 20 000,00

Итоги месяца:
– на счете 0 206 34 000 – 30 000 руб. – текущий остаток невыбранного аванса;
– на счете 0 302 34 000 (карта № ХХХ) – 30 000 руб. – остаток средств на счете топливозаправочной карты;
– на счете 0 208 34 000 – 30 000 руб. – текущая сумма средств, за которую отвечает подотчетное лицо.

В следующем месяце учреждение отправляет на счет карты еще 10 000 руб. Чтобы увеличить сумму, за которую отвечает сотрудник, надо виртуально принять от него карту в фондовую кассу и снова выдать ему с увеличенной суммой, получив от него подпись. Отразим это в учете:
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись Сумма, руб.
Дебет Кредит
1 Перечисление аванса поставщику ГСМ 0 206 34 560 (Поставщик ГСМ) 0 201 11 610 10 000,00
2 Возврат в фондовую кассу топливозаправочной карты с остатком 0 201 35 510 0 208 34 660 30 000, 00
3 Пополнение счета топливозаправочной карты 0 201 35 510 0 302 34 730 (карта № ХХХ) 10 000, 00
4 Сотруднику выдана под отчет топливозаправочная карта 0 208 34 560 0 201 35 610 40 000,00

В конце года, чтобы отразить в учете реальную сумму активов и обязательств, следует виртуально вернуть карту с текущим остатком в фондовую кассу и закрыть остаток суммы денежных документов и расчетов с виртуальным поставщиком:
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Возврат в фондовую кассу топливозаправочной карты с текущим остатком в конце года 0 201 35 510 0 208 34 660
2 Возврат топливозаправочной карты виртуальному поставщику 0 302 34 830
 (карта № ХХХ)
0 201 35 610

В следующем году в первый рабочий день обе эти операции следует вернуть в обратном направлении и продолжать вести расчеты.
Передачу карты другому сотруднику, точнее передачу суммы ответственности, отражают в учете простым образом: возвращают карту в фондовую кассу от одного сотрудника и выдают ее из фондовой кассы под отчет другому.

Учет операций с пополняемой транспортной картой

Несколько слов о самой транспортной карте. Транспортная карта – это собственность выпустившей их организации (транспортной компании), она – носитель информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, при этом не служит средством платежа и объектом учета на балансовых счетах учреждения. Применение транспортных карт имеет ряд преимуществ:
– отсутствие необходимости при каждой поездке производить наличный расчет;
– экономия времени работника (на приобретение талона на каждую поездку) и бухгалтера (на выдачу денег при каждой поездке работника);
– исключение неприятных ситуаций, когда у работника нет средств, чтобы куда-либо доехать в случае, если работнику выдали меньше денег на проезд, чем нужно по факту.

Теперь рассмотрим ситуацию с транспортной картой. Здесь у нас будут некоторые отличия:
– приобретают не ТМЦ, а услуги;
– первичного документа, подтверждающего оказание услуг, нет;
– объем оказанных услуг будем отражать в учете на основании реестра поездок, составленного подотчетным лицом;
– транспортную карту можно пополнять не только перечислением, но и наличными через подотчетное лицо.

Пример. Опишем порядок учета операций с транспортной картой.
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись Сумма, руб.
Дебет Кредит
1 Перечисление аванса транспортной организации 0 206 22 560 (транспортная организация) 0 201 11 610 2 000,00
2 Получение от транспортной организации транспортной карты
 
0 201 35 510 0 302 22 730 (карта № ХХХ) 2 000, 00
3 Сотруднику выдана под отчет транспортная карта 0 208 22 560 0 201 35 610 2 000, 00
4 Сотрудник отчитался о 40 поездках по 25 руб.
 
0 302 22 830 (карта № ХХХ) 0 208 22 660 1 000,00
5 На основании авансового отчета списана сумма приобретенных транспортных услуг 0 401 20 222, 0 109 ХХ 222  0 302 34 730 (транспортная организация) 1 000,00
6 Зачтен аванс, ранее выплаченный транспортной организации
 
0 302 22 830 (транспортная организация) 0 206 22 660 1 000,00
7 Сотруднику выданы наличные денежные средства под отчет для пополнения транспортной карты 0 208 22 560 0 201 34 610 1 485,00
8 Сотруднику выданы наличные денежные средства под отчет для оплаты комиссии за пополнения транспортной карты 0 208 26 560  0 201 34 610 15,00
9 Сотрудник отчитался о пополнении транспортной карты через терминал приема платежей 0 206 22 560 0 208 22 660 1 485,00
10 Сотрудник отчитался об оплате комиссии за пополнение транспортной карты через терминал приема платежей 0 401 20 226, 0 109 ХХ 226 0 208 26 660 15,00
11 Возврат в фондовую кассу транспортной карты с остатком 0 201 35 510 0 208 22 660 1 000,00
12 Пополнение счета транспортной карты 0 201 35 510 0 302 22 730 (карта № ХХХ) 1 485,00
13 Сотруднику выдана под отчет транспортная карта 0 208 22 560 0 201 35 610 2 485,00


При разного рода проверках бухгалтера могут ожидать проблемы с транспортной картой, связанные с документальным подтверждением расходов. Как для подтверждения целевого расходования средств субсидии (если расходы относят к источникам «4» или «5»), так и для включения расходов на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Ведь единственное подтверждение расходов, которое может представить учреждение, – какой-нибудь реестр поездок. В зависимости от выполняемой сотрудником работы этот реестр может быть при необходимости дополнительно подтвержден табелем учета рабочего времени, иными документами, подтверждающими выполнение сотрудником работы на выезде (наряд; квитанции об оплате услуг, оказанных на выезде, и т.д.) или иное перемещение по производственной необходимости.

Дебетовые карты Федерального казначейства

В практику входит такой инструмент, как расчетные (дебетовые) карты, выпускаемые ОФК. Порядок работы с ними регламентирован Приказом № 199н[A16] .

На первый взгляд, у этих карт очень узкое назначение – упростить снятие наличных с лицевого счета и внесение наличных на лицевой счет. Порядок отражения в учете операций с расчетной (дебетовой) картой для бюджетных учреждений в Инструкции № 174н не описан. Однако бюджетные учреждения могут применить принципы, описанные для казенных учреждений в Инструкции № 162н[A17] .

ОФК использует специальные банковские счета для операций по снятию наличных. Наличные денежные средства сначала списывают с лицевого счета учреждения на этот специальный счет, а уже затем с этого счета выдают на руки. Эта двухэтапная операция и приводит иногда ко временному разрыву между списанием средств с лицевого счета и получением наличных в кассу. В течение этого промежутка времени деньги находятся на этом специальном счете в органе казначейства. Если для снятия наличных используют расчетную карту, текущий остаток на расчетной карте как раз и есть средства на этом специальном счете для наличных. Значит, операции с использованием расчетной карты нужно в учете отражать образом, сходным со снятием наличных. Только при снятии наличных по чеку деньги приходуют в кассу, а при снятии наличных с использованием расчетной карты наличные приходуют под отчет кассиру (сотруднику, уполномоченному совершать операции с расчетной картой).

Выпуск карт по договору с ОФК осуществляет какой-нибудь банк, и вовсе не обязательно, что будет выбран тот банк, в котором орган казначейства обслуживает другие счета. Приказом № 199н определено, что обслуживание этих карт банк осуществляет бесплатно.

Что такое расчетная карта

Расчетная карта призвана усовершенствовать систему бюджетных платежей, так как она дает возможность минимизировать объемы обращения наличных средств и сократить количество операций на счетах по учету средств для выплаты наличных денег.

Многие учреждения все еще получают наличные деньги у ОФК по денежным чекам. Это связано с необходимостью неоднократного посещения работниками учреждения территориального органа и кредитной организации, и если бумажный носитель (чек) оформлен неправильно, то этот путь нужно повторять снова. Согласитесь, это не самый удобный способ, особенно если учреждение расположено на значительном расстоянии от территориального органа Федерального казначейства и кредитной организации, что в условиях России бывает нередко. Помочь учреждениям сократить эти «шатания» по инстанциям призвана расчетная карта.

Банки, которые обслуживают бюджетные учреждения, выпускают для них специальные  корпоративные (Д,Ж НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ термины, которых НЕТ в законодательстве для государственных учреждений.) расчетные карты на основании Приказа № 199н, по которому получателей средств бюджета обеспечивают наличными деньгами через бюджетные банковские карты. Введение таких карт имеет цель обеспечить получателей средств бюджета наличными деньгами. Все операции (открытие-закрытие карты, перевод на карту средств) осуществляют через ОФК.

Учреждение получает банковскую карту в кредитной организации. А ОФК не позднее рабочего дня, следующего за днем предоставления кредитной организацией информации о совершаемых по счету учреждения операциях, предоставляет учреждению Сведения об операциях, совершаемых с использованием карт (ф. 0531391). Что может послужить дополнительным элементом контроля за использованием финансов учреждения.

Использование карты имеет и другие преимущества:
– отсутствие необходимости представления учреждением в ОФК денежной чековой книжки, то есть экономия рабочего времени и снижение риска ошибок в денежном чеке, что особенно актуально для централизованных бухгалтерий, которые ведут учет по нескольким учреждениям и для обеспечения их наличными деньгами выписывают на каждого клиента отдельно денежный чек;
– возможность использования системы электронного документооборота, то есть опять же экономия времени, денег и сил – приезжать в ОФК больше не нужно, достаточно представить заявку на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту, электронным способом;
– учреждение больше не привязано к графику работы ОФК, можно получать и класть наличные деньги в банкомате или пункте выдачи наличных;
– руководитель учреждения может оформить банковские карты не только на бухгалтера, уполномоченного вести кассовые операции и работать с наличными деньгами, но и на других наделенных определенными полномочиями лиц, с которыми заключен договор о материальной ответственности. (Д,Ж,Для выдачи под отчет никакой особенный договор о материальной ответственности не нужен. Если выдано под отчет под роспись, то либо по ТК, либо в порядке гражданского иска все равно взыскать можно)

Относительно последнего пункта – применение карт конкретными подотчетными лицами дает также ряд преимуществ, как то:
– экономия рабочего времени работника;
– ускорение производственного процесса посредством сокращения количества кассовых операций; Все равно нужна подпись сотрудника! Вместо кассового расходного ордера придется оформлять фондовый расходный ордер. Если его не оформить, никакой документально подтвержденной меры ответственности не будет! Если его не оформить, сотрудник может «потерять» карту, сам снять с нее деньги, а потом сказать: я ни за что не отвечаю, я не знаю, сколько вы там на нее денег перечислили, я думал, она пустая, поэтому невнимательно ее хранил. И ничего учреждение НЕ ДОКАЖЕТ!!!
– оптимизация рабочего времени кассира (сокращение времени на получение наличности в банке, последующую выдачу наличности подотчетному лицу, оприходование наличных денег в кассу, составление документов). Все равно надо приходовать в фондовую кассу «карточку» и выдавать ее под отчет под роспись. Единственно экономится время на снятие наличных, но об этом уже было сказано ранее.

Экономия времени происходит за счет времени на снятие наличных, плюс при выдаче денег – не надо подбирать нужную сумму, разменивать деньги, искать сдачу и т.п. Наташа

Порядок отражения в учете операций снятия наличных с использованием расчетной карты

Порядок отражения в учете операций с дебетовой картой, выпущенной органами казначейства, в Инструкции № 174н не описан. Можно взять за основу  соответствующий порядок, описанный в Инструкции № 162н для казенных учреждений.

1. Учреждение направляет в орган Заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (код формы по КФД 0531844). В отличие от Заявки на наличные эта Заявка дополнительно содержит реквизиты самой расчетной карты. При исполнении этой Заявки производят списание денежных средств с лицевого счета:

№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Списание денежных средств с лицевого счета на счет расчетной карты 0 210 03 560 0 201 11 610
2 Одновременно списание по кодам КОСГУ   18

2. Уполномоченный сотрудник снимает наличные денежные средства через банкомат:

№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Снятие сотрудником наличных денег через банкомат 0 208 ХХ 560 0 210 03 660

3. Далее этот сотрудник может внести указанные денежные средства в кассу:

№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Сотрудник вносит деньги в кассу учреждения 0 201 34 510 0 208 ХХ 660

Следует отметить, что эта схема проводок (напомним, что она узаконена для казенных учреждений в Инструкции № 162н) полностью противоречит установленному в Инструкции № 157н порядку расчетов с подотчетными лицами. Сначала мы отражаем дебиторскую задолженность подотчетного лица – без заявления о выдаче под отчет, без распоряжения руководителя. Потом мы эту дебиторскую задолженность списываем без оформления авансового отчета.

Можно ли использовать расчетную карту, как обычную банковскую карту?

Поскольку для выдачи денежных средств под отчет предусмотрена специальная процедура (заявление, распоряжение), предполагаем, что сотрудник не может расходовать эти деньги как подотчетные суммы без сдачи их в кассу. Но прямо это и не запрещено. Более того:
– в Приказе № 199н нигде не сказано, что расчетная карта может быть только одна, значит, их можно выпустить несколько для всех сотрудников, которые могут получать денежные средства под отчет. Это вполне возможно, поскольку во всех операциях с расчетной картой указывают конкретный номер карты, что позволяет направить деньги на нужную карту;
– в Приказе № 199н описан «возврат денежных средств за товары (работы, услуги), ранее оплаченные клиентами с использованием карт», значит, можно производить с расчетных карт оплату товаров (работ, услуг), как с тех же зарплатных карт.
Поскольку таких карт может быть несколько, очевидно, что на счете 21003 необходимо добавить соответствующий аналитический разрез – номер карты.

Порядок внесения наличных на счет с использованием расчетной карты

Порядок внесения наличных на счет (это может быть как восстановление расходов, так и выручка) следующий.
1. Уполномоченный сотрудник получает денежные средства из кассы для внесения на лицевой счет. Эту операцию отражают в учете независимо от способа внесения – по Объявлению на внесение наличных или через расчетную карту.

№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Сотрудник получает деньги в кассе для внесения на лицевой счет 0 210 03 560 0 201 34 610

2. Сотрудник вносит денежные средства на расчетную карту через банкомат. Отдельное отражение в учете этой операции не предусмотрено.
3. Учреждение направляет в орган казначейства Расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (код формы по КФД 0531846) с указанием реквизитов карты и кодов КОСГУ (а также кода вида субсидии, если вносят средства субсидии на иные цели).
После получения Расшифровки денежные средства отражают на соответствующем лицевом счете по указанным в Расшифровке кодам КОСГУ (и коду субсидии, если вносят средства субсидии на иные цели).

 п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Зачисление средств на расчетную карту Зачисление внесенных наличных денежных средств на лицевой счет 0 201 11 510 0 210 03 660

Оплата товаров (работ, услуг) непосредственно с расчетной карты

Порядок отражения в учете такой операции в Инструкции № 174н не описан. Чтобы отследить в учете меру ответственности сотрудника за денежные средства на расчетной карте, можно использовать методику учета выдачи под отчет денежных документов. Конечно, расчетная карта – это далеко не денежный документ в том смысле, как он описан в Инструкции № 157н, но, пропуская эту карту через фондовую кассу, можно получить необходимые подписи сотрудника и под роспись уведомить его о сроках и цели расходования средств.
 
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
1 Зачисление средств на расчетную карту Списание денежных средств с лицевого счета на счет расчетной карты 0 210 03 560 0 201 11 610
2 Одновременно списание по кодам КОСГУ   18
3 Расчетная карта сдана в фондовую кассу 0 201 35 510 0 210 03 660
4 Расчетная карта выдана сотруднику под отчет согласно заявлению для оплаты покупок 0 208 ХХ 560 0 201 35 660

Далее сотрудник отчитывается о произведенных закупках обычным образом. Как при покупках, совершенных за счет подотчетных средств, перечисленных на зарплатную карту.

Итак, мы убедились, что использование в деятельности учреждения различных способов оплаты с использованием пластиковых карт имеет гораздо больше плюсов, нежели минусов. Поэтому все эти возможности нужно использовать. Применение современных технологий не только сократит время и облегчит работу по поиску и приобретению необходимых товаров, работ и услуг, но и положительным образом повлияет на качество предоставляемых услуг и имидж учреждения. Но, конечно, как все новое, внедрение в практику расчетов пластиковыми картами, как мы уже упомянули выше, требует специальной работы по подготовке соответствующего положения или раздела в приказ об учетной политике, проведения инструктажа сотрудников и контроля за документарным обеспечением операций с  использованием карт.
 

 [A1] утверждена приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н
 [A2] п. 128 Инструкции № 174н 
 [A3] п. 129 Инструкции № 174н
 [A4] п. 131 Инструкции № 174н 
 [A5] п. 8 Инструкции,  утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н  (далее – Инструкция № 157н)
 [A6] п. 273 Инструкции № 157н
 [A7] п. 73 Инструкции № 174н
 [A8] п. 129 Инструкции № 174н
 [A9] п. 213 Инструкции № 157н
 [A10] п. 216 Инструкции № 157н
 [A11] приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н
 [A12] п. 1 ст. 252 НК РФ
 [A13] см. письма Минфина России от 14 января 2014 г. № 03-03-10/438, от 14 апреля 2014 г. № 03-03-07/16777
 [A14] письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2010 г. № 16-15/068679@
 [A15] письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2010 г. № 16-15/068679@
 [A16] приказ Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства»
 [A17] утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н