click fraud detection

Инвентаризация имущества и обязательств
ТЕХНИКА

Заполнение инвентаризационной описи при инвентаризации

Исполнитель:        
                               Чл. Инв.
                              Комиссии

Инвентаризационные описи следует заполнять в количестве не менее двух экземпляров четко, без помарок и подчисток. Требуемое количество экземпляров может быть установлено в Порядке проведения инвентаризации.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственного лица отметку о получении имущества делает лицо, принявшее имущество, а о сдаче – лицо, сдавшее его. Описи в этом случае составляются в трех экземплярах – по одному для каждого участвующего в ней субъекта.

Запрещено вносить в инвентаризационные описи данные со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

При обнаружении имущества, пришедшего в негодность и не списанного с бюджетного учета, комиссия должна дать рекомендации составить акт на списание такого имущества и сделать отметку об этом в графе «примечание» инвентаризационной описи. Если в инвентаризационную комиссию включены специалисты комиссии по списанию имущества, то в этом случае инвентаризационная комиссия должна составить акт на списание. В нем указываются время эксплуатации, причины негодности, возможности дальнейшего использования этого имущества в хозяйственных целях. Формы Актов на списание (ф. 0504143, 0504144) утверждены Инструкцией № 25н. Если в комиссии нет специалистов, которые могут установить характеристики имущества, пришедшего в негодность, то комиссия дает предложение обратиться к услугам специализированной организации.

Если в ходе проверки обнаруживается неучтенный объект или данные по какому-либо объекту в регистрах учета отсутствуют или не соответствуют действительности, инвентаризационная комиссия указывает в описях правильные данные или технические характеристики.

Неучтенные объекты оцениваются по рыночной стоимости. При этом комиссия должна установить срок полезного использования с учетом его дальнейшего использования. Сведения об амортизации и оценке объекта оформляются актом произвольной формы, который прикладывается к инвентаризационной описи. Форма такого акта также может утверждаться руководителем в Порядке проведения инвентаризации. Напомним, что инвентаризационная комиссия должна формировать рыночную стоимость на основе цены, действующей на дату оприходования имущества, на данный или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене имущества должны быть подтверждены документально или экспертным путем.

Чтобы не допустить внесения недостоверных записей, в описях не допускается оставлять незаполненные строки. Строки на последних страницах, оставшиеся свободными, прочеркиваются. Более того, в отдельных инвентаризационных описях после прочерка требуется указать прописью общее количество сделанных записей.

Товарно-материальные ценности (материальные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносят в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Исправление ошибок в инвентаризационных описях

Исправление ошибок производится во всех экземплярах инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) так: зачеркиваются неправильные записи и над ними ставятся правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), они должны немедленно сообщить об этом председателю инвентаризационной комиссии до вскрытия соответствующих помещений, где хранится имущество. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и, если они подтвердятся, исправляет ошибки в указанном порядке.
 

Общие правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Инвентаризацию товарно-материальных ценностей следует проводить в порядке расположения ценностей в помещении.
Имеющиеся на момент инвентаризации нераспакованные посылки с ценностями подлежат вскрытию (с составлением акта вскрытия) в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Количество материальных ценностей, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании первичных учетных документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.
Имеющийся лом и растворы драгоценных металлов подвергаются обязательному взвешиванию.
При инвентаризации большого количества тарных материалов для сокращения сроков работы на складе можно организовать работу комиссии следующим образом. Комиссия разделяется на группы, каждая из которых работает в определенной части склада и заполняет свои документы. При этом в конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих документов сводят, а выверенный итог вносят в опись формы 0504087. Документы, которыми могут быть акты обмеров, технические расчеты, ведомости отвесов и другие, прилагают к описи. Так, например, Минобороны России в качестве такого документа утвердил форму Ведомости взвешивания тарных материальных запасов (форма по ОКУД 6002603). Напомним, что согласно приложению 2 к Приказу № 123н для отражения специфики бюджетного учета учреждения главный распорядитель бюджетных средств может утвердить для подведомственных ему бюджетных учреждений любую из учетных форм при включении в нее обязательных реквизитов, утвержденных Приказом № 123н. Нужно ли инициировать применение вашим учреждением Ведомости взвешивания тарных материальных запасов формы 6002603, вы сможете решить, сопоставив ее показатели со спецификой своей деятельности.
Если в течение одного дня невозможно подсчитать материальные ценности и записать их в инвентаризационную опись (сличительную ведомость), то можно использовать инвентаризационные ярлыки ИНВ-2 (ф. 0317003). Форма утверждена Постановлением Госкомстата № 88. Ярлыки заполняются членами инвентаризационной комиссии в одном экземпляре и хранятся вместе с пересчитанными материальными ценностями. Помещения при уходе инвентаризационной комиссии опечатывают печатями материально ответственного лица и председателя инвентаризационной комиссии. На следующий день одни члены инвентаризационной комиссии продолжают работу по пересчету других ценностей, а другие на основании данных инвентаризационных ярлыков на пересчитанное ранее имущество заполняют инвентаризационные описи соответствующей формы. Таким образом, использование ярлыков может существенно ускорить процесс заполнения инвентаризационных описей.
Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) инвентаризационные описи (сличительные ведомости) должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
После проверки ценностей вход в помещение опломбировывается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
При проведении инвентаризации комиссия может столкнуться как с очевидными признаками хищения, так и с неочевидными. Например, при наличии признаков подлога документов – подчистки, исправления; указание недостоверных, заведомо ложных сведений – можно сделать предположение о возможном хищении. Также к данной категории неочевидных признаков иногда можно отнести отсутствие информации (например, платежных или учетных документов). О признаках неочевидных хищений комиссия сообщает руководителю при подведении итогов инвентаризации.
При обнаружении очевидных признаков хищения комиссия должна сообщить об этом руководителю, который принимает решение о вызове сотрудников органов внутренних дел. До их прибытия следует обеспечить сохранность обстановки места события и следов (признаков) преступления.
Сотрудники ОВД оценивают, достаточно ли имеющихся сведений для решения вопроса о возбуждении уголовного дела. При недостаточности сведений они могут отказать в возбуждении уголовного дела.
Чаще всего на момент составления официального заявления о преступлении учреждение еще не будет располагать данными о рыночной стоимости похищенного имущества, точный перечень которого также может быть составлен только в процессе проведения инвентаризации. Поэтому для начала официальных (процессуальных) действий органов дознания в заявлении обычно указывают, при каких обстоятельствах были обнаружены следы (признаки) хищения имущества, и перечисляют (с указанием, что перечень примерный) отсутствующие предметы имущества с описанием их материальных характеристик. В заявлении достаточно указать сведения о стоимости пропавшего имущества по данным бюджетного учета.
Инвентаризация на складе
Прием и отпуск материальных ценностей на время проведения инвентаризации приостанавливаются.
Если инвентаризация имущества проводится более одного дня, то помещения, где оно хранится, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (опломбированы).
При длительном проведении инвентаризации, когда фактический срок работы комиссии превышает цикл нормальной деятельности склада, а также в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя организации и главного бухгалтера материальные ценности могут отпускаться и приниматься материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Данные такого исключительного поступления или выбытия заносятся в отдельную инвентаризационную опись (сличительную ведомость), а в расходных первичных учетных документах ставится отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии. В акт о результатах инвентаризации эти данные не включаются, но прилагаются к нему.
Исключительными могут быть как экстренные случаи, так и сопутствующие нормальной хозяйственной деятельности учреждения. Например, необходимость выдачи медикаментов для оказания срочной помощи сотруднику можно отнести к исключительным случаям из-за его экстренности. А вот выдача продуктов питания со склада для приготовления пищи воспитанникам или поставка химических реактивов, которые необходимо хранить только в специально оборудованных местах, – факты, обусловленные нормальной хозяйственной деятельностью. Однако они не могут быть отложены в силу объективных причин и ничто не должно мешать их совершению. В этом смысле подобные факты также относятся к исключительным.
Например, проверку наличных денежных средств (в том числе в иностранной валюте) и денежных документов проверяют подсчетом. Инвентаризацию расчетов на расчетных счетах (лицевых счетах), открытых в кредитных организациях (органах казначейства), производят путем сверки остатков сумм на счетах учета с данными выписок кредитных организаций (органов казначейства).
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов. Эксплуатируемый производственный и хозяйственный инвентарь проверяют путем осмотра каждого предмета по месту его нахождения и по каждому материально ответственному лицу.
Вес (или объем) навалочных материалов допустимо определять на основании обмеров и технических расчетов.