click fraud detection

Сбор расписок и проверка фактического наличия

         
        Комиссия

Инвентаризацию фактического наличия материальных объектов проводят в присутствии материально ответственного лица (завхоза, заведующего складом, кладовщика, кассира), несущего ответственность за инвентаризируемое имущество.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия получает от материально ответственного лица последние приходные и расходные первичные учетные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств на момент начала инвентаризации.

Отсутствующие на момент инвентаризации у материально ответственных лиц материальные запасы должны быть подтверждены соответствующими документами:
– материальные запасы, находящиеся на складах других учреждений и организаций, – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации;
– отгруженные материальные запасы – копиями предъявленных покупателями документов.

Все приходные и расходные первичные учетные документы председатель инвентаризационной комиссии визирует, указывая на них «до инвентаризации на “___”_____________20___г.». Такую запись, как правило, наносят штампом. Она послужит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества по учетным данным к началу инвентаризации.

После этого материально-ответственное лицо дает расписку о том, что все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны в расход (расписка включена в заголовочную часть всех инвентаризационных описей).

В ходе работы члены комиссий проверяют фактическое наличие предметов, заносят сведения в опись или отмечает их наличие в описи, заполненной автоматическим способом. Напомним, что работа комиссии при наличии на руках автоматически заполненных описей заключена именно в том, чтобы сначала зафиксировать факт наличия предмета, а потом идентифицировать его с теми, что записаны в описи.

В процессе работы члены комиссий могут требовать от материально ответственных лиц представления необходимых справок (сведений) и объяснений, а у бухгалтерии запросить недостающие документы.
 
 
Правила проведения инвентаризации основных средств
До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в инвентаризационной описи. В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:
по зданиям – назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
по мостам – местонахождение, использованные материалы и размеры;
по дорогам – тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна.

Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.
 
 
Тара
Поэтому для оформления инвентаризации тары целесообразно применять Инвентаризационную опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). Данная ведомость может быть составлена отдельно по каждому из видов тары и ее целевому назначению. В графе «Примечание» делают пометки о качественном состоянии тары.

При необходимости главный распорядитель бюджетных средств может модифицировать данную форму инвентаризационной описи для отражения специфики бюджетного учета в подведомственных ему бюджетных учреждениях.

Особенности проведения инвентаризации отдельных объектов (3)

Основные средства (4)

Основные средства вносят в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. У материальных ценностей, имеющих заводские номера, сверяют их фактические номера с номерами по данным бюджетного учета.
Объекты основных средств могли подвергаться достройке, дооборудованию, реконструкции или модернизации. Если при этом назначение объекта изменили, в инвентаризационную опись вносят его новое назначение.
Если изменена балансовая стоимость объекта, но это не отражено в бюджетном учете, в опись вносят отметку и об этом.

Животные (4)

По взрослому продуктивному и рабочему скоту в описи указывают:
– номер животного (бирка, тавро);
– кличку;
– год рождения;
– породу. Породу указывают на основании данных бонитировки скота;
– упитанность;
– живую массу (вес) животного. У лошадей, верблюдов, мулов, оленей массу (вес) не указывают;
– первоначальную стоимость.
Крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особо ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) включают в описи индивидуально. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, включают в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.
Молодняк крупного рогатого скота, племенных лошадей и рабочего скота заносят в описи индивидуально с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и т.д. Животные на откорме, молодняк свиней, овец и коз, птица и другие виды животных, учитываемые в групповом порядке, включают в описи согласно номенклатуре, принятой в учетных регистрах, с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.

Многолетние насаждения (4)

Объектом инвентаризации многолетних насаждений будет не каждое отдельное растение, а участок, засаженный растениями определенных пород.
Инвентаризацию проводят на основе утвержденного ситуационного плана и топографического плана в два этапа. На первом этапе устанавливают площадь, границы и классификацию объекта. На втором – определяют качественное и количественное состояние зеленых насаждений.

Земельный участок (4)

При проведении инвентаризации выявляют:
– соответствие документов, удостоверяющих право юридического лица на землю, фактически используемым земельным участкам;
– неиспользуемые либо используемые не по целевому назначению земельные участки.
В результате проведения инвентаризации земельного участка должны быть получены достоверные данные о его использовании и состоянии земельной собственности, а именно:
– местоположение участка, то есть совокупность координат точек его границ;
– перечень, количество и площадь недвижимых объектов, имеющих место в его границах;
– совокупность сведений о праве собственности на земельный участок, подтвержденных достоверными документами или соответствующими решениями городской власти или органов местного самоуправления;
– соответствие цели предоставления участка конкретному виду деятельности его использования.

Библиотечный фонд (4)

Если в текущем году не предусмотрено проведение инвентаризации библиотечного фонда, то рекомендуем перед составлением годовой отчетности произвести сверку данных о поступлении (особенно в части объектов, полученных в дар) и выбытии объектов библиотечного фонда между бухгалтерией и библиотекой. Также рекомендуем сверить данные о поступлении и выбытии периодических изданий, отражаемых в бухгалтерском учете на забалансовом счете 23.
Интервал между плановыми проверками[A1]  зависит от размера библиотечного фонда:
– до 50 000 учетных единиц – проверяют 1 раз в 5 лет;
– от 50 000 до 200 000 – 1 раз в 7 лет;
– от 200 000 до 1 000 000 – 1 раз в 10 лет;
– от 1 000 000 до 10 000 000 – 1 раз в 15 лет;
– от 10 000 000 до 20 000 000 – 1 раз в 20 лет;
– свыше 20 000 000 – по 1 000 000 документов (объектов) в год.
Особый порядок установлен для объектов, имеющих в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, – их проверяют ежегодно. А вот проверку редких и ценных книг проводят 1 раз в 5 лет независимо от размера библиотечного фонда.

Непроизведенные и нематериальные активы (4)

В отношении непроизведенных и нематериальных активов инвентаризационная комиссия проверяет их наличие, а также наличие документов, удостоверяющих право бюджетного учреждения на использование этих активов. При отсутствии указанных документов комиссия организует их получение.
Оценке подлежит также правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Изделия и материалы, содержащие драгоценные металлы и камни (4)

Инвентаризацию изделий, содержащих драгоценные металлы, а также отходов, содержащих драгоценные металлы, проводят не реже одного раза в год одновременно с инвентаризацией основных средств и материальных активов (по состоянию на 1 января).
Наличие драгоценных металлов в изделиях, не подлежащих в момент инвентаризации проверке в натуре, устанавливают по учетным или техническим документам.
Сведения о материальных ценностях, не принадлежащих бюджетному учреждению (находящихся на ответственном хранении или полученных для переработки, испытаний и т.п.) и содержащих драгоценные материалы, заносят в отдельный акт инвентаризации (ф. 0317008).
Необходимо учитывать и различать, что результаты инвентаризации драгоценных металлов отражают в двух унифицированных формах:
– ИНВ-8 – акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. 0317008). В данном случае речь идет об инвентаризации самих драгоценных материалов и изделий из них, уже извлеченных из списанной техники, узлов, приборов, оборудования, военной и специальной техники и хранящихся отдельно от действующей техники и оборудования, содержащих драгоценные металлы;
– ИНВ-8а – инвентаризационная опись (ф. 0317009). Ее используют при инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах, на вооружении, в военной и специальной технике и других объектах нефинансовых активов.

Материальные ценности, выданные сотрудникам в индивидуальное пользование (4)

Если учреждение выдает имущество своим сотрудникам в индивидуальное пользование, то материально ответственное лицо открывает на них карточки учета материальных ценностей личного пользования.
При инвентаризации имущества, выданного в индивидуальное пользование, работники предъявляют его комиссии согласно фактическому наличию.
Комиссия составляет групповые инвентаризационные описи (ф. 0504087), и лица, в распоряжении которых отдано такое имущество, расписываются в них в графе «примечание».

Финансовые вложения (4)

Инвентаризацию ценных бумаг проводят одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе. Инвентаризацию финансовых вложений проводят в основном документально.
По ценным бумагам – акциям, облигациям, векселям – проверяют фактические расходы, связанные с их приобретением.
При этом инвентаризационная комиссия устанавливает:
– правильность оформления ценных бумаг;
– реальность их стоимости, учтенной на балансе;
– их сохранность (путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета);
– своевременность и полноту отражения в бюджетном учете дохода, полученного по ценным бумагам.
Ценные бумаги, выпущенные разными эмитентами, проверяют отдельно.
Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляют с данными описей (реестров, книг).
Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специализированные организации, состоит в сверке остатков сумм, учитываемых на счетах бюджетного учета, с данными выписок этих специализированных организаций.

Расчеты (4)

Инвентаризации подлежат расчеты с бюджетами РФ, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами. При проведении инвентаризации расчетов комиссия проводит документальную проверку и устанавливает:
– состояние и обоснованность числящихся на счетах сумм, причины возникновения задолженности и возможности ее уменьшения или ликвидации;
– момент возникновения дебиторской и кредиторской задолженности, реальна ли она ко взысканию, а также предъявлены ли иски на взыскание дебиторской задолженности в принудительном порядке.
На основании первичных документов контрагентов комиссия проверяет обоснованность отражения задолженности в бухгалтерском учете по оборотно- сальдовым ведомостям путем сличения условий договоров с первичными документами (накладными, актами), проверки банковских выписок, актов сверок с контрагентами.
Далее комиссия определяет наличие подтверждения задолженности должником, затем дату начала течения, прерывания или обновления срока исковой давности. Проверяют суммы дебиторской задолженности, списанные вследствие несостоятельности должников и невозможности обращения взыскания на их имущество. Причем проверяют, обоснованно ли списана задолженность, правильно ли она учтена за балансом, нет ли возможности ее взыскать в случае изменения имущественного положения должника.
При проверке задолженности перед работником выявляют суммы кредиторской задолженности по заработной плате и прочим выплатам по оплате труда, подлежащие зачислению на счет депонентов, а также суммы переплат работникам с выяснением причин переплаты.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяют суммы авансов, выданных каждому подотчетному лицу (даты выдачи и целевое назначение), а также отчеты по ним. Комиссия должна установить подотчетные суммы,
по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы,
по которым сотрудники не отчитались в срок. Кроме того, проверяют, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками.
При инвентаризации расчетов по прочим операциям проверяют расчеты организации с работниками по:
– предоставленным им займам и процентам, начисленным на сумму выданного займа;
– возмещению материального ущерба в результате брака, недостач и хищений материальных ценностей;
– выплате работникам компенсации за задержку выплаты заработной платы.

Объекты интеллектуальной собственности (права на результаты научно-технической деятельности) (4)

При проведении инвентаризации выявляют права на следующие результаты научно-технической деятельности:
– объекты исключительных прав (изобретения, промышленные образцы, полезные модели, топологии интегральных микросхем, программы для электронных вычислительных машин и базы данных);
– потенциально охраноспособные результаты научно-технической деятельности;
– результаты научно-технической деятельности, которые не могут быть объектами исключительных прав.
При проведении инвентаризации комиссия анализирует следующие документы:
– документы, подтверждающие права правообладателя, включая охранные документы, договоры об уступке прав, лицензионные договоры, учредительные документы, документы, связанные с выполнением научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ;
– первичные учетные документы, отражающие факт поступления или выбытия соответствующих объектов учета в организации;
– иные документы.
Комиссия осуществляет научно-технический, правовой и экономический анализ указанных документов. При научно-техническом анализе выявляют сами результаты научно-технической деятельности. При правовом анализе определяют правообладателя на каждый выявленный объект, включая установление действительности документов, подтверждающих права правообладателя. При экономическом анализе определяют коммерческую ценность и перспективы коммерческой реализации выявленных объектов и прав на них.

Незавершенное строительство (4)

При инвентаризации незавершенного строительства проверяют состояние работ по строительству зданий, сооружений и других объектов капитальных вложений.
По каждому объекту устанавливают:
– объем выполненных строительных работ и работ по монтажу оборудования;
– наличие оборудования, предназначенного к установке на строящихся объектах и находящегося в процессе монтажа;
– состояние законсервированных объектов, строительство которых временно прекращено (выясняют причины и основания этого);
– объем незавершенного строительства, не обеспеченный источниками финансирования.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Оценку объемов работ по незавершенному строительству могут произвести специалисты сторонней организации.

Объекты, находящиеся вне учреждения (4)

Если в момент проведения инвентаризации объект основных средств находится вне места расположения учреждения (сдан в аренду или направлен на капитальный ремонт в специализированную организацию), то инвентаризацию осуществляют на основании документов, подтверждающих его передачу в другое место, а также по учетным и техническим документам либо комиссионно. Кроме того, можно провести встречную проверку с выездом на место временного нахождения объекта.
Если в бюджетном учете учреждения числят материальные ценности, находящиеся в пути или переданные для переработки другим организациям, их проверяют по отгрузочным документам и заполняют отдельные инвентаризационные описи (акты), обработанные бухгалтерией на подготовительном этапе.
Для материальных запасов, находящихся в пути, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на ответственном хранении на складах других материально ответственных лиц, а также отгруженных, проверяют обоснованность сумм, числящихся на счетах бюджетного учета. Эти суммы должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами, а именно:
– расчетными документами поставщиков;
– копиями предъявленных покупателями документов (платежных поручений, векселей и т.д.) для отгруженных ценностей;
– сохранными расписками для ценностей, находящихся на складах сторонних организаций.

Горюче-смазочные материалы (4)

При проведении инвентаризации следует учитывать, что наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном достоинстве) у водителей определяют на основании акта снятия остатков, который составляют ежемесячно по состоянию на последний день месяца или на день проведения инвентаризации. На основании данных остатков топлива в баках и талонов на топливо у водителей, сгруппированных по маркам топлива, и средней цены отпущенного в отчетном месяце топлива определяют стоимость указанных остатков топлива, которая и должна быть равна стоимости ГСМ.
Кроме того, при проведении инвентаризации следует учитывать, что естественную убыль нефтепродуктов рассчитывают при определении окончательных результатов инвентаризации и только в случае определения недостачи по количеству.

 [A1]Приказ № 1077
Инвентаризация имущества и обязательств