click fraud detection

Документальное
подтверждение расходов учреждения на проезд
и командировку косвенными документами


(из архива статей БиНО за декабрь 2010 года)
 
Ю.М. Лермонтов,
консультант Минфина России
 
Часто налоговые органы отказывают в признании при налогообложении прибыли расходов, если посчитают их не подтвержденными документально, так как согласно положениям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходы налогоплательщика должны быть не только обоснованными, но и документально подтвержденными.

Чем учреждение может подтвердить расходы
 
Налогоплательщик может подтвердить свои расходы:
– документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
– документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
– документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
При этом ФАС Уральского округа в постановлении от 3 марта 2008 г. № Ф09-751/08-С3 отметил, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению (заполнению). Решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли зависит от того, подтверждают ли документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет.
В статье мы рассмотрим отдельные спорные ситуации, связанные с документальным подтверждением косвенными документами расходов на проезд и командировку.

Что такое косвенные документы и как подтвердить ими расход
 
Произведенные организацией расходы на проезд и командировку можно засвидетельствовать документами, подтверждающими их косвенно, – к ним относят таможенную декларацию, приказ о командировке, проездные документы.

Работником утерян проездной документ – как подтвердить расход

Согласно общему правилу в качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, выступает подлинник проездного документа. Но что делать, если билет работником утерян?
Вопрос о том, как можно документально подтвердить расход на проезд сотрудника к месту командировки и обратно в этом случае, Минфин России рассмотрел в письме от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18.
Поскольку пункт 1 статьи 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, то в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить:
– дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку работника;
– справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать работника (физическое лицо), маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Следовательно, в случае утери работником билета учреждение может подтвердить расход любым из перечисленных выше документов.

Документы, подтверждающие командировочные расходы

Вопрос о документальном подтверждении командировочных расходов учреждения в целях исчисления налога на прибыль Минфин России рассмотрел в письме от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169.
В нем указано, что действующий порядок оформления связанных с командированием работников документов, установленный Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
– командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (ф. Т-10). Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства – участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории Российской Федерации и в указанные государства – участники СНГ заполнение реквизитов «прибыл-убыл» предусматривают в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;
– о найме жилого помещения;
– о фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
– об иных расходах, связанных с командировкой.
Перечисленные оправдательные документы являются необходимым приложением к авансовому отчету. Они должны быть оформлены надлежащим образом, то есть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.
Если авансовый отчет оформлен с нарушением установленных законодательством требований или отсутствуют необходимые к нему приложения (или они оформлены ненадлежащим образом), то его признают оформленным не в соответствии с требованиями законодательства РФ. А значит, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Также Минфин России отмечает, что наличие и оформление других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9 и Т-9а) и на служебное задание (ф. Т-10а)), определяется внутренним документооборотом организации и что для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций эти документы не являются обязательными.
 
На главную >

О журналах

Электронные
журналы

Подписаться

Архив
статей

Размышления
у картины

Галерея

Программы